Zukunftsfähige Telefonanlage

Mittelständler telefoniert ausfallsicher

Sauber ist es bei Otto Oehme auf jeden Fall. Schließlich stellt das Unternehmen professionelle Reinigungsmittel her und beliefert damit Konzerne und Großverbraucher. Ordentlich läuft mittlerweile auch die Telefonanlage, die inklusive Internet-Standleitung aus der Cloud kommt.

  • Die Anwendung wird für die Mitarbeiter auf dem PC dargestellt, die Gespräche lassen sich darüber annehmen und Anrufe direkt aus Outlook tätigen.

  • Das Familienunternehmen bietet rund 220 Produkte von Handseife über Poliermittel bis hin zu Putzmaschinen, wobei mitunter bis zu 30.000 Liter Flüssigkeit pro Tag hergestellt werden.

  • Das Familienunternehmen bietet rund 220 Produkte von Handseife über Poliermittel bis hin zu Putzmaschinen, wobei mitunter bis zu 30.000 Liter Flüssigkeit pro Tag hergestellt werden.

Früher hatten viele Hausfrauen eine Tube Creme Lorito im Schrank: Die Paste dient zum Reinigen und Polieren von Leder oder Linoleum. Mittlerweile sind große Reinigungsfirmen mit einer ganzen Palette an Otto-Oehme-Putzmitteln ausgestattet. Das Unternehmen stellt mit 220 verschiedenen Produkten eine große Auswahl an Mitteln fürs professionelle Reinigen her. Bis zu 30.000 Liter Flüssigkeit verlassen täglich die Produktionsstätten im bayrischen Allersberg. Das passende Putzwerkzeug liefert der Mittelständler gleich mit. Kunden können bei ihm z. B. Poliermaschinen, Putzwagen oder Putzlappen ordern. Zudem stellen sie sich dank des „Private Labels“ ein individuelles Reinigungsmittel zusammen und vermarkten es unter ihrem eigenen Namen.

Dabei tüfteln die Bayern ständig an neuen Rezepturen, sodass pro Jahr etwa fünf neue Produkte auf den Markt kommen. Mit der Telefonanlage dagegen hinkte das Unternehmen der Zeit hinterher. Sie war in die Jahre gekommen. Ging ein Telefon kaputt, wurde die Suche nach Ersatzteilen zur Herausforderung, denn regulär waren kaum noch Geräte erhältlich. Hinzu kam das Thema Verfügbarkeit. Daher wollte der Mittelständler mehr Ausfallsicherheit für seine Telefonie und eine passende Internet-Anbindung dazu.

„Uns war außerdem wichtig, dass die neue Anlage zukunftsfähig ist, also ständig auf den neuesten technischen Stand gebracht werden kann“, erklärt Juniorchef Carlos Oehme. Nach einer Evaluierungsphase fiel die Wahl auf eine Komplett­lösung der Deutschen Telekom: die „DeutschlandLAN-Telefonanlage aus dem Netz auf Basis Swyx“ plus eine Internet-Standleitung. Darüber werden die Daten mit bis zu 5 Mbit/s synchron übertragen. Eine Herausforderung war es, die ältere Generation der Inhaberfamilie von einer Anlage aus der Cloud zu überzeugen. Schließlich steht nicht länger Server-Hardware vor Ort in der Firma, sondern im Rechenzentrum des Bonner Dienstleisters.

Mit dem neuen Konzept investierte Otto Oehme einmalig in Endgeräte und Switche, zahlt monatlich für die Internet-Anbindung und mietet die restlichen Leistungen. Gezahlt wird für die Telefonanlage pro Nutzer und Monat. Die Betreuung der Telefonanlage übernimmt der IT-Dienstleister, sodass sich der Reinigungsmittelproduzent nicht selbst um Updates kümmern muss. Stehen Telefonanlage oder Internet-Standleitung doch einmal still, sorgen Service Level Agreements dafür, dass die Systeme spätestens nach 24 Stunden wieder laufen. Bei der alten Telefonanlage und Netzanbindung konnte das bis zu zwei Tage dauern.

Chat-Funktionen hoch im Kurs

Die Bedienung der neuen Anlage läuft wie folgt: Die Anwendung wird für die Mitarbeiter auf dem PC dargestellt, die Gespräche lassen sich darüber annehmen und Anrufe direkt aus Outlook tätigen. Außerdem nutzt man Zusatzfunktionen der Telefonanlage aus der Cloud, die das Tagesgeschäft erleichtern. So hat der Mittelständler Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Service einzelnen Gruppen zugeordnet. Durch das integrierte intelligente Anrufmanagement werden die Anrufe bei Besetztzeichen automatisch an den nächsten freien Anschluss innerhalb dieser Gruppe weitergeleitet. Auf diese Weise geht kein Gespräch mehr verloren.

Bei den Mitarbeitern ist außerdem die Chat-Funktion beliebt, über die sie Kollegen erreichen, die gerade telefonieren. Ein Großteil der Bestellungen und Reklamationen läuft bei dem Reinigungsspezialisten über das Telefon. Mit ihren neuen Headsets können die Mitarbeiter nun freier arbeiten, suchen parallel zum Telefonat eine Akte heraus oder füllen den Auftrag aus, ohne das Gespräch zu unterbrechen. Dabei setzte Otto Oehme bei der Umstellung auf die Cloud zunächst auf den Parallelbetrieb. Anschließend telefonierten die Mitarbeiter nach fünf Minuten Pause über die neue Telefonanlage. 

 

 

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