Heute schon Standard?

Mobiler Zugriff auf Finanzdaten

Mathias Reinecke, Senior Product Marketing Manager/General Manager (interim) Cloud Solutions bei der Exact Software Germany GmbH, betont im Interview: „Der mobile Zugriff auf aktuelle Finanzdaten ist für einige Mittelständler mittlerweile eine Standardanforderung an ihre Finanzsoftware.“

Mathias Reinecke, Exact

„Sicherheitszertifikate dienen als Ausdruck nachweisbar sicherer Prozesse“, hebt Mathias Reinecke von der Exact Software Germany GmbH hervor.

ITM: Herr Reinecke, welche Faktoren beeinflussen derzeit die Entwicklung von modernen Finanzsoftware-Lösungen?
Mathias Reinecke:
Unternehmer suchen verstärkt nach Lösungen, mit denen sie eine durchgängige digitale Prozesslandschaft realisieren können. Das schließt zum einen die Buchhaltung und das Finanzmanagement mit ein. Zum anderen aber auch externe Lösungen wie Kassensysteme, Webshops oder Lösungen zur Kollaboration mit dem Steuerberater, die sich durch offene Schnittstellen (APIs) einfach integrieren lassen. Hierbei geht der Trend klar in Richtung Cloud. Denn als Business-Ökosystem bietet diese eine zentrale Datenbasis, eine integrierte Arbeitsplattform und einen gemeinschaftlichen Informationshub für das gesamte Unternehmen – auf das jederzeit und von jedem Ort zugegriffen werden kann.

ITM: Welche Rolle spielt hierbei die Internationalisierung von mittelständischen Unternehmen – sei es in Form von Tochtergesellschaften im Ausland oder in Form von grenzüberschreitendem An- und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen?
Reinecke:
Gerade für Unternehmen mit internationaler Präsenz wird es dank moderner, cloud-basierter Finanzsoftware einfacher, Einblick in einzelne Ländergesellschaften oder den Gesamtüberblick zu erhalten. Daten können jederzeit und von jedem Ort abgerufen werden – ein Internetzugang genügt. Dashboards und Reportings helfen bei der Analyse und Bewertung einzelner Gesellschaften oder Regionen.

ITM: Unterschiedliche Währungen, Kursschwankungen und verschiedene hohe Umsatzsteuersätze in den einzelnen Ländern: Inwieweit sind dies Hürden für eine Finanzsoftware?
Reinecke:
Das Handling unterschiedlicher Währungen ist mit Finanzsoftware kein Problem mehr, da dies standardmäßig integriert und für viele Kunden ein Muss-Kriterium bei der Software-Auswahl ist. Kursschwankungen fließen dank offener Schnittstellen und Zugriff auf entsprechende Online-Quellen leicht in Kalkulationen oder die Rechnungsstellung ein. Unterschiedliche Umsatzsteuersätze können in den meisten Lösungen individuell hinterlegt und dann entsprechend verwendet werden.

ITM: Mit welchen weiteren Stolpersteinen müssen Mittelständler im Rahmen ihrer Finanzbuchhaltung rechnen, wenn sie international aktiv sind?
Reinecke:
Herausforderungen für international agierende Mittelständler bilden vor allem die verschiedenen Legislativen und Steuersysteme, wenn dieselbe Finanzlösung in unterschiedlichen Ländern eingesetzt werden soll.

ITM: Welche Rolle spielt indes das Thema „Mobilität“ im Bereich „Finanzsoftware“ – etwa in Form von mobiler Finanzbuchhaltung? Nutzen Mittelständler das?
Reinecke:
Die Nachfrage nach mobilen Applikationen steigt mit den Möglichkeiten, die diese bieten. Sie sind ein wichtiger Teil zur Digitalisierung des Unternehmens und auf dem Weg zu ganzheitlichen, mobilen Prozessen. So wie Anwender im Privatbereich sich daran gewöhnt haben, jederzeit und überall beispielsweise auf ihre E-Mails zuzugreifen, erwarten die Business-Anwender dies auch zunehmend. Der mobile Zugriff auf aktuelle Finanzdaten ist für einige Mittelständler mittlerweile eine Standardanforderung an ihre Finanzsoftware. Und auch die interne Buchhaltung profitiert, etwa wenn der Außendienst mobil Aufträge und Rechnungen erstellen kann und diese direkt im System erfasst werden.

ITM: Worin sehen Sie die Vor- und Nachteile?
Reinecke:
Die Vorteile überwiegen ganz klar durch mehr Transparenz und schnellere Reaktionsmöglichkeiten. Wo früher Wochen vergingen, bevor Unternehmen betriebswirtschaftliche Auswertungen von ihrem Steuerberater erhielten, sind Unternehmen und auch ihre Steuerberater durch den Echtzeitzugriff auf die Unternehmensdaten jederzeit im Bilde und handlungsfähig. Administrative Prozesse sind effizienter. Das verschafft beiden Seiten mehr Zeit und Raum für die Analyse, Planung und strategische Beratung.

ITM: Wie ist es hier um die Sicherheit bestellt, wenn Anwender von unterwegs über ihr mobiles Endgerät auf die Unternehmensfinanzen zugreifen und finanzielle Geschäfte tätigen?
Reinecke:
Seit vielen Jahren erfreut sich das Online-Banking großer Beliebtheit und hat zudem Maßstäbe in Punkto Datensicherheit gesetzt. Moderne Finanzlösungen orientieren sich am Sicherheitsstandard der Banken. Und insbesondere deutsche Rechenzentren, die zur Speicherung und Verarbeitung von Unternehmensdaten genutzt werden, dürfen bedenkenlos als sicher bezeichnet werden. In Deutschland hosten wir beispielsweise die Applikation und Daten unserer Cloud-Lösung bei T-Systems, um den hohen Anforderungen etwa durch die GoBD gerecht zu werden.

ITM: Welche Rolle spielen demnach Sicherheitszertifikate für Finanzsoftware-Lösungen? Welche Bedeutung schreiben Mittelständler solchen Zertifikaten überhaupt zu?
Reinecke:
Sicherheitszertifikate dienen als Ausdruck nachweisbar sicherer Prozesse, die verwendet und kontinuierlich geprüft sowie verbessert werden. Insbesondere deutsche Mittelständler legen viel Wert auf Sicherheitsnachweise durch Zertifikate von Software-Anbietern. Unsere Cloud-Software wird regelmäßig zertifiziert, u.a. durch PwC nach PS 880 zum Nachweis der Einhaltung der GoBD.

ITM: Sollten Finanzlösungen nicht ohnehin sicher sein? Warum dann ein Sicherheitszertifikat?
Reinecke:
Sicherheit ist ein emotionales Thema. Haben Unternehmen eine Sicherheitsstrategie, sind die Anforderungen an Anbieter klar definiert. Generell ist festzustellen, dass die deutschen Standards beim Thema „Sicherheit“ sehr hoch sind, Anbieter auf dem deutschen Markt jedoch auf unterschiedliche Sicherheitszertifikate setzen. Da es im Finanzbereich um sensible Unternehmensdaten geht, die nicht in falsche Hände geraten dürfen, helfen eben diese Zertifikate bei der Anbieterauswahl.

ITM: Stichwort „Freeware“: Inwieweit lohnt sich diese für Mittelständler? Oder ist Vorsicht geboten bei kostenlosen Finanzlösungen?
Reinecke:
Freeware-Lösungen bieten oftmals nur rudimentäre Funktionen oder sind in der Anzahl der Transaktionen limitiert. Mittelständische Unternehmen hingegen haben in der Regel hohe Anforderungen und Transaktionsvolumina, die von Freeware-Lösungen nicht abgebildet werden können.

ITM: Wie sollten Anwender letztlich bei der Anbieter- und Lösungsauswahl vorgehen? Was muss eine moderne Finanzsoftware für den Mittelstand heutzutage leisten können?
Reinecke:
Anwender sollten sich vor der Lösungsauswahl eng mit ihrem Steuerberater abstimmen. Mit moderner Software können relevante Daten direkt in die Lösung des Steuerberaters übertragen und dort vom Steuerberater weiterverarbeitet werden – bei Datev über die Schnittstelle „Datevconnect online“. Darüber hinaus können Steuerberater bei einigen Lösungen auch direkt auf für sie relevante Daten des Unternehmens zugreifen und diese analysieren. Wesentlich für Mittelständler ist in der Regel auch ein schneller Gesamtüberblick über den Finanzstatus des Unternehmens – per Webbrowser oder mobil mit einer App für Smartphone und Tablet. Und sie sollten prüfen, inwieweit zusätzlich noch Branchenfunktionalität benötigt wird, etwa ein Lager- und Logistik-Management oder Hilfen zur Produktionsplanung und -steuerung sowie Schnittstellen zu Partnern für durchgängig digitale Prozesse.

ITM: Wie wird sich der Bereich „Finanzsoftware“ Ihrer Meinung nach in den kommenden Jahren weiterentwickeln?
Reinecke:
In den kommenden Jahren wird sich Finanzsoftware weiter öffnen – für Branchen und die Kollaboration mit Partnern wie dem Steuerberater sowie Lieferanten und Kunden. Über Schnittstellen wird der Austausch zwischen Lösungen und die Erweiterung zu einem ganzheitlichen Business-Ökosystem weiter vorangetrieben. Die dann gewonnenen Daten und Big-Data-Analysen machen Finanzauskünfte detailreicher. Prozesse wie etwa der Abgleich von Kontoauszügen mit offenen Posten werden immer weiter automatisiert. Wo heute noch Rechnungen manuell erfasst oder gescannt werden, erfolgen in Zukunft der Austausch und die Verarbeitung von Buchungssätzen weitestgehend ohne menschliches Zutun.

Bildquelle: Exact Software

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