Projekt-Asset-Management

Mut zur Lücke lohnt sich nicht

Zwischen tatsächlich vorhandenem Soft- und Hardware-Bestand in einem Unternehmen und dem, was davon wirklich benötigt wird, klaffen nicht selten eklatante Lücken. Hier wird entweder unnötiges Geld ausgegeben oder es drohen unbewusste Unterlizenzierungen, die früher oder später Nach- oder Strafzahlungen zur Folge haben. Denn den Auditoren der großen Software-Hersteller entgeht im Rahmen ihrer regelmäßigen Prüfungen nichts.

Ein Geschäftsmann blickt von einer Mauer hinab

Lücken im Asset- und Lizenzmanagement können teuer werden. ((Bildquelle: Getty Images/iStock))

Eine Software für das Asset- und Lizenzmanagement hilft, dies zu vermeiden. Sie inventarisiert vorhandene Hard- und Software automatisiert und bringt sie in direkten Zusammenhang mit den kaufmännischen Informationen aus dem ERP-System. So ist ein umfassender und aktueller Abgleich von Informationen möglich. Ein Asset- und Lizenzmanagement-Projekt unterteilt sich, wenn es effizient und fehlerfrei umgesetzt werden soll, üblicherweise in vier Phasen, die jeweils mit einer Erfolgsüberprüfung abgeschlossen werden.

Projektphasen

Erster Schritt ist stets die Inventarisierung. Dafür wird auf jedem Netzwerk-PC automatisch ein Agent zur automatisierten Informationserfassung der Endgeräte implementiert. Existieren – wie oft in sehr großen Unternehmen – aufgrund von Sicherheitsbestimmungen mehrere getrennte Netzwerke, funktioniert das automatisierte Ausrollen der Agents über das Software Deployment nicht, die PCs müssen dann manuell bestückt werden. Einmal implementiert, sammelt der Agent alle Daten über die vorhandenen Peripheriegeräte und gleicht sie untereinander ab. So wird verhindert, dass etwa Netzwerkdrucker mehrfach registriert werden (für jeden PC, der sich ihrer bedient). Nach der Hardware erfassen die Agents alle im Netzwerk installierten Softwareanwendungen. Die Inventarisierung endet mit einer Visualisierung der Ergebnisse im Asset-Management-System.

Analyse und Empfehlungen

Es folgt Phase zwei mit der Analyse und Empfehlungen. Während derer werden die vorhandenen Ergebnisse anhand von Stichproben auf Vollständigkeit überprüft. Das heißt, die inventarisierten Daten – z. B. über verwendete Lizenzen einer Software – werden mit solchen aus dem Einkauf über die tatsächlich erworbenen Lizenzen bzw. über freigegebene Nutzer abgeglichen. Wie groß die Stichprobe ist, hängt ganz vom Budget des Unternehmens ab. Typischerweise werden die zehn wichtigsten Software-Bausteine auf diese Art überprüft.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Bei ANS Active Network Solutions, die regelmäßig Asset- und Lizenzmanagement-Projekte auf Basis des „Grafical Realtime Asset Inspektion and Tracking“-Systems (GRAiT) des US-Herstellers Raxar durchführen, weiß man, dass Stichproben zuverlässig Differenzen und Risiken zutage fördern. Dennis Jahnhofen, der im Unternehmen als Prokurist tätig ist, benennt als allttägliches Beispiel, dass gerade in großen Unternehmen z.B. eine Abteilung Personal einstellt und neue Lizenzen kauft, während eine andere sich personell verkleinert. Wenn beide nichts von den jeweiligen Aktivitäten wissen, entsteht eine Lücke zwischen vorhandenen und tatsächlich benötigten Lizenzen über das Gesamtunternehmen. Hier gelte es anzusetzen, um unnötige Ausgaben zu verhindern und gegebenenfalls vorzeitig aus dem Vertrag entlassen zu werden, da auf lange Sicht der Software-Bedarf sinke. Auf der anderen Seite stelle man vielleicht fest, dass nur noch wenige Lizenzen fehlen, um in die nächste Rabattstufe zu gelangen – dann wäre eventuell ein Zukauf angeraten.

Nicht selten verwalten Unternehmen Informationen über Software-Lizenzen bislang in Excel – diese Bestandsdaten sind ebenfalls für einen Abgleich mit den Echtdaten heranzuziehen. Zur Phase zwei gehört auch die Entwicklung des Projektplans, d.h. die Priorisierung der Tätigkeiten. Startpunkt sind in der Regel die Software-Programme mit den meisten Lizenzen (üblicherweise Microsoft oder das ERP-System). Der Grund: Hier sind die Risiken einer Falschlizenzierung am größten. Oft wird aber auch kundenindividuell priorisiert. So kann es zunächst relevant sein zu wissen, wie viele Workstations mit einer bestimmten teuren Zeichnungs-Software ausgestattet sind.

Lizenzinformationen im ERP-System visualisieren

Implementierung und Visualisierung fallen in Phase drei eines Asset- und Lizenzmanagement-Projekts. Viele Unternehmen haben die Anforderung, Dashboards des Asset-Management-Systems in ihre ERP-Lösung einzubinden, damit etwa der Einkauf dort mit den erfassten Daten weiterarbeiten kann. Über das GUI des eigentlichen Asset-Management-Systems arbeitet dann nur die IT-Abteilung. Ein sinnvolles Vorgehen, das jedoch auch den Projektaufwand in die Höhe treibt: Schnittstellen zwischen ERP und Asset Management müssen geschaffen bzw. angepasst und der Import der Daten muss organisiert werden.

Überwachung und Wartung

Nach den initialen Tätigkeiten geht das Asset- und Lizenzmanagement-System in den täglichen Betrieb über. Damit schließt sich Phase vier der Überwachung und Wartung an: Die Beschäftigten müssen im Umgang mit der Lösung geschult werden und das System ist so in bestehende IT-Prozesse zu integrieren, dass es sich später erweitern lässt, etwa auf neue Standorte ausrollen. Liegen alle Daten vor, ist zudem zu prüfen, wie sich diese für andere Prozesse oder Zusammenhänge nutzen lassen, z. B. als Ticketsysteme des internen IT-Helpdesks.

Anforderungen an eine Asset- und Lizenzmanagement-Lösung
• Automatisierte Erfassung und Auswertung der eingesetzten Hard- und Software
• Korrelation der Endgeräteinformationen mit kaufmännischen Informationen
• Frei konfigurierbare Dashboards und Reportings mit nahezu Echtzeitinformationen, die automatisiert erstellt werden
• Effiziente Vorbereitung und Durchführung von Zertifizierungen und Audits durch Erstellung compliance-gerechter Auswertungen

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok