Mittelständler hinken hinterher

Nachholbedarf beim elektronischen Rechnungsversand

Jährlich werden in Deutschland rund 6,5 Milliarden Rechnungen ausgestellt. Davon sind jedoch nur fünf bis zehn Prozent elektronisch, der Rest wird nach wie vor auf Papier ausgestellt. Doch die gute Nachricht: Die Tendenz zur Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand nimmt zu.

Im Juni 2014 wurde Zugferd 1.0 als Standard für elektronische Rechnungen verabschiedet. Dieses Format soll die Verarbeitung von Rechnungen über Unternehmensgrenzen hinweg automatisieren, indem alle für die Verarbeitung notwendigen Angaben standardisiert werden.

Der erste wichtige Impulsgeber war die Richtlinie zum Wegfall der elektronischen Signatur, die bis 2013 umgesetzt werden musste. Während sich Deutschland vorher mit seinen hohen Anforderungen an die elektronische Signatur beim Wechsel hin zum elektronischen Rechnungsversand, neudeutsch E-Invoicing, selbst im Weg stand, zählt man heute zu den Ländern mit einer sehr liberalen Auslegung – der Großteil der Unternehmen verzichtet inzwischen auf Signaturen zur Absicherung von Integrität und Authentizität. Diese Vereinfachung macht es Firmen wie Behörden deutlich leichter, sich neuen Prozessen und Lösungen zu öffnen.

Auch bei der Umsetzung der Empfehlung einer EU-Expertengruppe war Deutschland eines der ersten Länder, das ein nationales Forum für elektronische Rechnungen etabliert hat: das Forum elektronische Rechnung Deutschland (Ferd). Die wichtigste Initiative des Forums ist Zugferd, die Entwicklung eines Standardformats, das insbesondere kleine und mittlere Unternehmen dabei unterstützen soll, nicht nur PDF-Rechnungen, sondern auch strukturierte Rechnungsdaten zu verschicken. Die Initiative soll vor allem im öffentlichen Sektor mit dazu beitragen, die Quote der elektronischen Rechnungen von heute rund zehn Prozent deutlich zu erhöhen und bis 2020 eine nahezu vollständige Umstellung zu erreichen. Im öffentlichen Sektor ruhen nicht nur enorme Einsparpotentiale von gut 39 Milliarden Euro in sechs Jahren. Allein in einem Ballungszentrum wie Frankfurt am Main sind jährliche Einsparungen von bis zu 15 Millionen Euro möglich. Bis zu 65 Prozent der Unternehmen pflegen außerdem Geschäftsbeziehung mit Behörden, liefern Waren oder erbringen Dienstleistungen, sodass von der Umstellung der öffentlichen Verwaltung auf E-Invoicing ein zugkräftiger Effekt auch für die Privatwirtschaft erwartet werden kann.

Das Bundesinnenministerium (BMI) unterstützt diese Entwicklung nun auch mit drei Pilotprojekten, die sukzessive auf den gesamten kommunalen Bereich ausgeweitet werden sollen. Eines davon etwa ist die Digitalisierung des Rechnungseingangs des Technischen Hilfswerks, einer Behörde im Geschäftsbereich des BMI. Das Pilotprojekt soll zudem das erwähnte Zugferd-Format weiter in der Praxis etablieren.

Freiwilliges Umdenken in der Wirtschaft

Im Unterschied zu vielen anderen europäischen Ländern setzt Deutschland in der Privatwirtschaft bei der Förderung von E-Invoicing nicht auf eine Verpflichtung, sondern auf die freiwillige Umsetzung der Unternehmen. Doch gerade durch die Vorreiterrolle, die der öffentliche Sektor einnimmt, kommen Unternehmen nicht länger umhin, sich mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen auseinanderzusetzen. Neben Großunternehmen, die weitgehend elektronische Rechnungen verwenden, setzt sich nun auch verstärkt der Mittelstand mit dem Thema auseinander. Mittlerweile gibt es Lösungen, die speziell auf den Mittelstand zugeschnitten sind und den kompletten Prozess der Rechnungsbearbeitung abdecken.

Neben den Potentialen gibt es aber auch eine Reihe an Herausforderungen, die bei der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand zu beachten sind. Neben den nach wie vor existierenden steuerrechtlichen Anforderungen müssen weitere Aspekte berücksichtigt werden, etwa die individuellen Wünsche und Bedürfnisse von Kunden und Zulieferern. Das gilt besonders, wenn es sich um internationale Geschäftspartner handelt. Vor allem bei der Anbindung von Zulieferern an eine elektronische Rechnungslegung müssen sich Unternehmen bei der Einführung von E-Invoicing im Klaren sein, dass nicht jeder Lieferant über die gleiche Infrastruktur
und die gleichen technischen Voraussetzungen verfügt, seinerseits ohne Weiteres auf den neuen Prozess umzusteigen.

Verständnis für IT-Sicherheitsfragen

Gerade in Deutschland ist überdies der Datenschutz ein wichtiger Bereich, der im Zusammenhang mit E-Invoicing thematisiert sein will. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen lösen gerade cloud-basierte Lösungen noch Unsicherheiten aus. Fehlendes Vertrauen in die Datensicherheit und Angst vor Spähattacken und Datenschutzverletzungen müssen von den Anbietern ernst genommen werden. Die Sorgen der Unternehmen sind wichtig und berechtigt, sollten sie aber nicht davon abhalten, die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs zu entdecken. Das Private-Cloud-Modell, für das sich übrigens die meisten Mittelständler letztlich entscheiden, hat im Gegensatz zur Public Cloud außerdem vertrauensstiftende Zertifizierungen – das ist hierzulande ein wichtiges Argument. Viele Unternehmen, die sich für den Schritt zum E-Invoicing entscheiden, achten außerdem darauf,  dass die Rechenzentren der Anbieter im regionalen Umfeld stehen, was nicht nur einen Standortvorteil, sondern auch eine hohe Sicherheit gewährleistet.

In der Vergangenheit wurden in Deutschland elektronische Dokumente in der Regel direkt mit den Geschäftspartnern ausgetauscht. Ein deutlicher Trend geht inzwischen jedoch hin zur stärkeren Nutzung von Dienstleistern, wodurch wesentlich mehr Services im Zusammenhang mit E-Invoicing und die damit verbundenen Vorteile genutzt werden können: neben dem effizienten, elektronischen Austausch weiterer Bestell- und Lieferdokumente, sind dies auch Services aus dem Bereich Finanzierung und Zahlung, wie etwa Factoring, Dynamic Discounting oder Mobile Payment. Die grundlegende Aufklärungsarbeit rund um die elektronische Rechnung ist in Deutschland inzwischen so gut wie abgeschlossen. Das Verständnis, dass elektronische Rechnungen Geld sparen – nicht nur beim Porto – hat sich manifestiert. Die Aufgabe, derer sich öffentliche Hand und Unternehmen jetzt gegenübersehen, ist es, den gemeinsamen Standard zu realisieren und die elektronische Rechnung im Geschäftsalltag flächendeckend zu etablieren.




Der elektronische Rechnungsversand

2015 werden in Europa 35 Milliarden Rechnungen ausgestellt werden, rund je zur Hälfte an Unternehmen und Organisationen und zur Hälfte an Endverbraucher. Im B2B-Umfeld werden jedoch bislang nur 24 Prozent dieser Rechnungen elektronisch ausgestellt. Bei einem jährlichen Wachstum des B2B-Rechnungsvolumens von 22 Prozent sieht man sich noch immer gigantischen Bergen papierbasierter Rechnungen gegenüber.

Im Mai 2014 wurde eine wichtige Richtlinie verabschiedet: Elektronische Rechnungen dürfen bei öffentlichen Aufträgen ab 2018 offiziell nicht mehr abgelehnt werden. Die neue EU-Richtlinie regelt den grenzübergreifenden Empfang von E-Invoices durch staatliche Stellen und führt dadurch zu einem erheblichen Umdenken im gesamten EU-Wirtschaftsraum.
Im Juni 2014 wurde Zugferd 1.0 als Standard für elektronische Rechnungen verabschiedet. Dieses Format soll die Verarbeitung von Rechnungen über Unternehmensgrenzen hinweg automatisieren, indem alle für die Verarbeitung notwendigen Angaben standardisiert werden.
Quelle: Crossinx GmbH

Bildquelle: © Thinkstock/iStockphoto

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