Excel allein reicht nicht aus

Neue Anforderungen ans Rechnungswesen

Laut Thomas Küttner, Director Sales bei dem Finanz-Software-Anbieter Lucanet, reichen Excel-Tabellen allein nicht mehr aus, um den Anforderungen an das Rechnungswesen mittelständischer Unternehmen gerecht zu werden. Vielmehr fordern die Globalisierung und Schnelllebigkeit im Geschäftsleben immer detailliertere Quartals- und Jahresabschlüsse unter der Einbeziehung von Tochtergesellschaften und Beteiligungen.

  • Thomas Küttner, Lucanet

    „Nach wie vor ist es leider gängige Praxis, den gestiegenen Anforderungen im Finanzbereich mit einer reinen Excel-Welt zu begegnen“, beschreibt Thomas Küttner, Director Sales bei Lucanet, die Situation in mittelständischen Unternehmen.

ITM: Herr Küttner, welche Paradedisziplinen zeichnen Business-Intelligence-Lösungen (BI) im Rechnungswesen aus?
Thomas Küttner:
Hierzu muss zunächst geklärt werden, inwiefern sich BI-Lösungen im Rechnungswesen von klassischen BI-Lösungen unterscheiden. Bei Letzteren werden, abhängig von den konkreten Kundenanforderungen, individuelle Datawarehouse-Lösungen und spezielle Datenmodelle aufgebaut. Man startet praktisch immer auf der grünen Wiese. Die Projekte sind dementsprechend IT-, zeit- und kostenintensiv. Im Gegensatz dazu haben BI-Lösungen im Rechnungswesen einen klaren Fokus auf die Themenbereiche Konsolidierung, Finanzplanung und -Reporting. Die betroffenen Prozesse sind größen- und branchenübergreifend sehr ähnlich und aus diesem Grund weitestgehend standardisierbar. Vor diesem Hintergrund bieten viele Lösungen ein vorgefertigtes Datenmodell sowie Funktionen für die Analyse und Bearbeitung von Finanzdaten an und sind dadurch sofort einsetzbar. Komplexe betriebswirtschaftliche Logiken wie die Zusammenhänge zwischen GuV-, Bilanz- und Kapitalflussrechnung sind bereits enthalten. Unsere Software weiß genau, wie aus Aufwendungen und Erträgen Ein- und Auszahlungen abgeleitet werden können und wie eine Konsolidierung nach legalen oder Management-Aspekten erstellt werden muss. Solche Standardisierungen bringen neben einem Zeitvorteil auch eine Risikominimierung, was Kosten, Projektdauer und die Qualität der Software selbst betrifft, mit sich. Zudem bescheinigt das Institut für Wirtschaftsprüfer mit dem Prüfungsstandard IDW PS 880 die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) im Rahmen der durch die Software vorgegebenen Verfahren.

ITM: Welche weiteren Funktionen werden geboten?
Küttner:
Gute BI-Lösungen bieten eine ganzheitliche Abdeckung der relevanten Schlüsselfunktionen im Rechnungswesen. Bei unserer Software handelt es sich um eine integrierte Komplettlösung, die sich durch ein einheitliches Datenmodell und eine Benutzeroberfläche für die Bereiche Planung, Reporting, Analyse und Konsolidierung von Finanzinformationen auszeichnet.

ITM: Welchen Stellenwert besitzen Big-Data-Analysen für das Finanzwesen von Unternehmen?
Küttner:
Big-Data-Analysen sind im Rechnungswesen ein Thema. Schließlich laufen in den Finanzabteilungen in Unternehmen sämtlicher Größen immer mehr Daten auf. Gleichzeitig wird der Ruf nach immer detaillierteren Reportings stetig lauter. Letztlich geht es darum, aus Millionen unstrukturierter Massendaten entscheidungsrelevante Informationen abzuleiten, d.h. aus Big Data eben Smart Data zu machen. Dabei muss auch hier der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet werden. Geradezu sträflich sind Datenanalysen ohne klare Zielfokussierung, die nur eine Vielzahl unpräziser Ergebnisse erzeugen, ohne eine tiefere Erkenntnis zu liefern. Das zieht nur weitere Fragen und damit auch Kosten nach sich, gibt aber keine unternehmensrelevanten Antworten. Für unsere Kunden sind beispielsweise eine Risikoanalyse der Forderungen und Verbindlichkeiten nach Fälligkeitsstruktur interessant oder eine Analyse des Datenbestands nach Doppelzahlungen und Doppelbuchungen.

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ITM: Was wichtig ist die Visualisierung von Daten im Finanzumfeld?
Küttner:
Die professionelle Visualisierung von Finanzberichten oder Management-Reportings ist im Rechnungswesen schon immer ein wichtiger Bestandteil aussagekräftiger Analysen gewesen, sofern sie richtig aufbereitet und kommentiert werden. Die grafische Darstellung einer Analyse der Umsätze und Aufwendungen im Zeitablauf zeigt auf einen Blick Ausreißer und Inkonsistenzen, die aus einer rein tabellarischen Darstellung so nicht erkennbar wären.

ITM: Worin liegen insbesondere für mittelständische Firmen die Herausforderungen bei der Finanzplanung und -analyse?
Küttner:
Die Anforderungen an das Rechnungswesen in mittelständischen Unternehmen wandelten sich in den letzten Jahren stark. Wirtschaftskrise, Globalisierung bzw. Internationalisierung und eine gewisse Schnelllebigkeit im Geschäft sind dabei nur einige Schlagworte. Quartals- und Jahresabschlüsse unter der Einbeziehung von deutlich mehr Tochtergesellschaften und Beteiligungen unter stärkerem Zeitdruck und größerer Detailtiefe stellen eine weitere Herausforderung dar. Außerdem hat sich auch die Erwartungshaltung gegenüber den Finanzabteilungen verändert. Neben den üblichen Fragen nach Unternehmensfinanzierung oder Gewinn- und -Verlustrechnung werden immer öfter auch Informationen zur Unternehmensentwicklung, Finanzstrategie und zum Risiko­management als Basis für operative und strategische Firmenentscheidungen verlangt. Diesen gestiegenen Anforderungen mit einer reinen Excel-Welt zu begegnen, ist nahezu unmöglich, auch wenn dies nach wie vor (leider) gängige Praxis ist. Den Eventualitäten eines volatilen Marktumfeldes mithilfe eines testierten, regelbasierten Planungsmodells zu begegnen, gibt den Unternehmen die Möglichkeit, mittels entsprechender Simulationen und Forecasts zeitnah auf ein sich veränderndes Markt­umfeld zu reagieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

ITM: Worauf gilt es bei der Integration von ERP-Systemen mit der Finanzplanung zu achten?
Küttner:
Diese muss nahtlos möglich sein. Ist sie dies nicht, wird es mühsam. Das manuelle Zusammentragen der Daten ist zeitaufwendig sowie fehleranfällig und zählt heute leider noch viel zu oft zu den Hauptaufgaben im Controlling. Da fehlt letztlich schlicht die Zeit für die Analyse von Daten und das Herausarbeiten von Handlungsempfehlungen. Die direkte Anbindung an das Vorsystem ist daher enorm wichtig. Nicht nur, um Freiraum für die eigentlichen Arbeiten zu schaffen. Denn die Ist-Welt spielt stark in die Planung mit hinein – z. B. bei der Überleitung bestehender Forderungen oder Verbindlichkeiten zur Ermittlung der kurz- und mittelfristigen Liquidität.

ITM: Ein Blick nach vorn: Mit welchen Lösungen sollten sich die Finanzverantwortlichen künftig verstärkt auseinandersetzen, um auf der Höhe der Zeit zu bleiben?
Küttner:
Das lässt sich nur schwerlich beantworten, da es immer wieder neue Trends und Ansätze geben wird. Dabei wünschen sich die Endanwender häufig eine Lösung, die alles kann, was allein schon rein technisch nicht realisierbar ist.
Komplett unterschiedliche Anforderungen erfordern generell auch unterschiedliche Technologien. Ob man eine belegorientierte Lösung für die Abschlusserstellung benötigt oder der Schwerpunkt in der grafischen Aufbereitung von Vertriebsdaten liegt – dies sind Dinge, die man nicht sinnvoll mit der gleichen Software abbilden kann. Bei der Auswahl der passenden Lösungen sollte man darauf achten, dass sich diese eng miteinander verzahnen lassen. Wichtig sind also Lösungen, die über eine offene Systemarchitektur verfügen, einen Tool-Linking-Ansatz ermöglichen und sich in die Gesamtarchitektur eines Unternehmens einbinden lassen.


Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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