Kommunikations- und Kollaborationslösungen

Neue Arbeitsmodelle, alte Hürden

Der klassische Büroarbeitsplatz steht im Zuge der Digitalisierung immer häufiger zur Debatte. Ein Wandel, dem vor allem Führungskräfte oft skeptisch gegenüberstehen. Lösungen für Unified Communications & Collaboration (UCC) können helfen, eine Annäherung zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbedürfnissen zu schaffen.

  • Ein Schreibtisch mit einem Laptop und einer Tasse Kaffee

    Laut der diesjährigen Trendstudie von TCS und Bitkom Research setzen bereits drei Viertel der Unternehmen auf flexible Arbeitsgestaltung. ((Bildquelle: Thinkstock/iStock))

  • Christoph Wichmann, Geschäftsführer der Voiceworks GmbH

    „Keines der beiden Extreme – Präsenz aus Prinzip oder permanentes mobiles Arbeiten – ist heutzutage die Lösung.” Christoph Wichmann, Geschäftsführer der Voiceworks GmbH ((Bildquelle: Voiceworks GmbH))

  • Carsten Schulze, Senior Consultant Microsoft Collaboration Solutions bei T-Systems Multimedia Solutions

    „Über viele Jahrzehnte war eine frühe Anwesenheit das Synonym für Fleiß.” Carsten Schulze, Senior Consultant Microsoft Collaboration Solutions bei T-Systems Multimedia Solutions. ((Bildquelle: T-Systems))

  • Paul Scholey, Vice President bei Bluejeans Network

    Paul Scholey, Vice President bei Bluejeans Network: „Viele Mitarbeiter erwarten, dass die Lösung ähnlich einfach wie die privat genutzten Kollaborations- und Kommunikations-Tools funktioniert.” ((Bildquelle: Bluejeans Network))

Man kann es drehen und wenden, wie man möchte – die Arbeit von fest angestellten Mitarbeitern am heimischen Schreibtisch bleibt ein Reizthema. Einst als individuell ausgehandelter Kompromiss gängig, wird der mobile Einsatz zunehmend zum Dogma einer neuen Arbeitskultur. Der anhaltende Rummel um Trends wie „New Work” weckt vielerorts Bedürfnisse bei Arbeitnehmern. Hinter diesem Begehren steckt oft das Versprechen von mehr Freiheit sowie einem gesunden und selbstbestimmten Verhältnis zur Arbeit. Lösungen für Unified Communications & Collaboration (UCC) werden dabei immer häufiger zum entscheidenden Argument. Den Einsatz entsprechender Systeme alleine auf diesen Aspekt zu reduzieren, würde dem eigentlichen Sinn und Zweck der Technik allerdings nur bedingt gerecht werden. Eine 40-Stunden-Woche, die ausschließlich vom heimischen Schreibtisch aus geleistet wird, kann schließlich genauso unflexibel sein wie die herkömmliche Anwesenheit im Büro. Carsten Schulze von T-Systems plädiert daher dafür, die Entscheidung über den Arbeitsort auch auf Basis der Arbeitsaufgabe zu treffen. Während für konzentrierte Tätigkeiten der heimische Schreibtisch der geeignetere Ort sei, wären kommunikative und kreative Aufgaben besser im Büro aufgehoben. UCC-Lösungen sollen idealerweise in beiden Situationen die Kommunikation vereinfachen.

Eine Frage der Unternehmenskultur

Wer sich einmal das gesamte Instrumentarium moderner UCC-Technik vergegenwärtigt, kann allerdings erahnen, dass die ständige Erreichbarkeit über den Büroschreibtisch hinaus auch ihre Schattenseiten hat. Spontane Meetings werden über Videokonferenzsysteme auch weit nach Feierabend anberaumt oder die automatisierten Abwesenheitsmeldungen in der Kollaborations-Software schüren das Misstrauen der Vorgesetzten. Das sind Extreme, die laut Carsten Schulze bisweilen dazu führen können, dass sich Angestellte bei der Arbeit zu Hause stark unter Druck gesetzt fühlen und den Bildschirm selbst während der Mittagspause oder dem Toilettengang nicht aus den Augen lassen. Oft bietet UCC-Software eine Reihe von Gegenmechanismen: „Mittlerweile verfügen fast alle Kollaborationsdienste über Funktionen wie z. B. den Ruhemodus, der es ermöglicht, den Ansturm von Benachrichtigungen nach Ende der Arbeitszeit auszuschalten”, erklärt etwa Paul Scholey, Vice President bei Bluejeans Network.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11-12/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

„Technisch bieten viele Lösungen die Möglichkeit, den Druck der ständigen Erreichbarkeit in einem gesunden Rahmen zu halten”, hält auch Carsten Schulze fest. Ein Beispiel aus der Praxis sei etwa die eingeschränkte Weiterleitung von E-Mails. Anton Michael Doeschl, Architecture Lead Collaboration bei Cisco in Deutschland, glaubt, dass der faire Einsatz von UCC-Software vielmehr eine Frage der Unternehmenskultur sei, die nicht nur über technische Funktionalitäten geregelt werden sollte. Dabei gehe es vor allem um Vertrauen und Respekt für geleistete Arbeit. Auch hier käme die Vorbildrolle von Führungskräften zum Tragen, die im besten Fall eine gesundes Verhältnis aus Arbeit und Freizeit vorleben sollten.

Klare Regeln und Erwartungen definieren

Laut der diesjährigen Trendstudie von TCS und Bitkom Research setzen bereits drei Viertel der Unternehmen auf flexible Arbeitsgestaltung. Die Arbeitskultur in Unternehmen, die nach wie vor auf feste Arbeitszeiten und Anwesenheitspflicht setzen, muss aber nicht automatisch von Misstrauen und Argwohn geprägt sein. Oft ist die Ablehnung gegenüber Veränderungen eine Folge von Unsicherheit. Die sei nicht zuletzt kulturell bedingt, wie Carsten Schulze anmerkt: „Über viele Jahrzehnte war eine frühe Anwesenheit das Synonym für Fleiß.” Zudem habe Führung im klassischen Verständnis viel mit Kontrolle und direkter Steuerung zu tun. Und die sei nun einmal wesentlich einfacher bei anwesenden Untergebenen durchzusetzen als bei Mitarbeitern an anderen Orten. „Wenn ich als Chef noch nicht einmal die Anwesenheit messen kann, wie soll ich dann überhaupt noch kontrollieren können?”, fragt er.

Führungskräfte müssten dementsprechend schon vor der Einführung von UCC-Lösungen klare Richtlinien festlegen und Erwartungen mit ihren Teams definieren, um dieser Problemstellung angemessen zu begegnen, so Paul Scholey. Dabei sollte vor allem der erfolgreiche Abschluss von Projekten im Vordergrund stehen. Letztendlich liege es bei den Vorgesetzten, die Bedürfnisse jedes einzelnen Teammitglieds und die Bedürfnisse des gesamten Teams zu verstehen. Carsten Schulze merkt zudem an, dass man auch die Erwartungshaltung an die jeweiligen Arbeitsformen angleichen müsse. Eine Annäherung an flexiblere Modelle könne dabei zunächst über das rechtliche und organisatorische Einräumen der entsprechenden Möglichkeiten gelingen. Dabei gehe es allerdings nicht nur um greifbare Regeln, sondern darum, die ungeschriebenen kulturellen Gesetze zugunsten des flexibleren Arbeitens abzuwandeln, wie Schulze unterstreicht. „Es muss einfach sein, Homeoffice zu nutzen, und es muss auch einfach sein, im Büro zu arbeiten”, so sein Fazit.

Lösungen gemeinsam erarbeiten

Ist die Entscheidung für flexiblere Arbeitsformen und die Anschaffung einer dafür geeigneten Kommunikations- und Kollaborationslösung einmal gefallen, ist in den nächsten Schritten vor allem Transparenz gefragt. Der Erfolg beim Einsatz von UCC-Lösungen hängt von der Akzeptanz in der Belegschaft ab. Fühlt die sich nicht abgeholt, herrscht in der Kommunikation ganz schnell Wildwuchs – und der wird auf Dauer ineffizient. „Oft erarbeiten die Teams selbst gemeinsam mit Personal- und Führungskräften ein Regelwerk. Das ist elementar, wenn es darum geht, ineffizientes Arbeiten oder Überlastung zu vermeiden”, verrät Anton Michael Doeschl und ergänzt: „Auch hier gilt: Herrscht in einem Unternehmen eine Kultur des Vertrauens, fühlt sich ein Mitarbeiter nicht unter Zugzwang, doppelte Arbeit zu leisten.”

Carsten Schulze rät Arbeitgebern zu klarer Kommunikation: „Die Angestellten oder der Betriebsrat müssen sich hinsichtlich ihrer Anforderungen, aber auch bezüglich ihrer Befürchtungen, einbringen können.” Jedoch würden Mitbestimmungsgremien dabei häufig als störend eingestuft und möglichst gering und spät eingebunden werden, so sein Befund. Dies behindere die optimale Nutzung von UCC-Lösungen.

„Aktuelle UCC-Lösungen bringen das mobile Arbeiten sehr nah an den gewohnten stationären Arbeitsplatz heran”, fasst Christoph Wichmann, Geschäftsführer der Voiceworks GmbH, zusammen. Nachrichtensofortversand, Internet-Telefonie oder virtuelle Whiteboards stünden unabhängig von Ort und Endgerät zur Verfügung. Moderne Systeme würden zudem z.B. anzeigen, ob ein Kollege gerade in einem Telefonat oder einem Meeting steckt. „Im Kontext flexibilisierter Arbeitszeiten und standortunabhängiger Beschäftigung werden integrierte Tools essentiell”, so Wichmann.

Zusammenhang zwischen Weg und Ziel verdeutlichen

Dass der Weg zu neuen Arbeitsmodellen vor allem über den Einsatz dieser Werkzeuge erfolgen kann, ist allerdings nicht jedem bewusst. So gaben zwar 45 Prozent der Befragten einer aktuellen Studie von Cisco und Civey an, durch den digitalen Arbeitsplatz auf mehr Freiheiten zu hoffen, ganze 43 Prozent haben aber zugleich gar kein Interesse an der Arbeit mit den digitalen Werkzeugen. Das unterstreicht, wie wichtig Informationspolitik ist, damit allen der Zusammenhang zwischen Weg und Ziel klar wird. Der sieht bei Wichmann folgendermaßen aus: „Mobilität bringt Flexibilität mit sich und das wiederum sorgt für ein besseres Arbeitsumfeld. Angestellte können ihr Verhältnis aus Arbeit und Freizeit wesentlich freier gestalten, was eine ausgeglichene Mischung aus Beruflichem und Privatem schafft. Und glückliche Arbeitnehmer sind produktiver.”

Ob diese Gleichung aufgeht, ist von vielen Faktoren abhängig. Der Weg zum richtigen Verhältnis aus Arbeit und Freizeit ist oft eine individuelle Angelegenheit. Hier liegt es vor allem an der Führung, einzelne Bedürfnisse zu identifizieren und eine Infrastruktur aus nahtlos verknüpften Kommunikations- und Kollaborationsangeboten aufzustellen. So können sich Unternehmen einerseits auf den Wandel der Arbeitnehmerbedürfnisse einstellen, andererseits aber auch effiziente Kanäle für die Zusammenarbeit schaffen.

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