DMS-Lösung optimiert

Neuer, schneller, einfacher

Der Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement Proxess will mit seinem neuen Release weitere Optimierungen seiner Lösung für schnelle und effiziente Dokumentenprozesse im Unternehmen bieten.

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Der DMS-Spezialist Proxess will Kunden mit seinem neuen Release verbesserte Dokumentenprozesse ermöglichen.

Gemeinsam mit dem erst kürzlich veröffentlichten Update 10 2020R1 sollen sich Anwender so über vielfältige Neuerungen auf verschiedenen Ebenen freuen können. Vor allem im täglichen Handling biete die DMS-Lösung Verbesserungen: eine schnellere Volltextsuche, einfachere „Drag & Drop“-Archivierung, Multilingualität und die Möglichkeit zum direkten Aufruf von Dokumenten aus Drittsystemen per Web Client. Als besonders praktisch erweise sich auch die Check In-/Check Out-Funktion zur Vermeidung von Versionskonflikten. Sie ermögliche es, Dateien zur lokalen Bearbeitung auf dem Desktop aus dem Archiv auszuchecken, um diese zu bearbeiten. Währenddessen sind sie zwar weiterhin von allen Anwendern recherchier- und sichtbar, können aber nicht verändert werden. Anschließend wird die geänderte Datei beim Einchecken automatisch als neue Version archiviert. Dank serverseitiger OCR-Texterkennung werden TIFF- und PDF-Dateien nun beim Archivieren vom System automatisch volltextausgelesen, sodass sie über die Volltextsuchfunktionen recherchierbar sind und das sogar rückwirkend für bereits archivierte Dokumente. Zudem sei nun der Import von externen Stammdaten, z. B. aus ERP-Systemen, und deren Nutzung für die Indexierung von Dokumenten möglich.

Doch auch für Administratoren halten die Updates Features bereit. So seien nicht nur die Serverinstallation vereinfacht und Assistenten zur Einrichtung von Benutzern und Archiven integriert worden. Das Dokumentenmanagementsystem unterstützt ab sofort auch die kostenfreie und leicht zu administrierende Oracle-Datenbank MySQL Server.

Mehr sein als nur ein digitales Archiv

Mit dem neuen Release integriere der Anbieter vielfältige neue Features in seine DMS-Lösung, um die 40.000 Anwender weiterhin auf dem Weg der digitalen Transformation zu unterstützen. Dabei stehen ein automatisierter Prozessablauf zur Schaffung von zeitlichen Ressourcen und die rechtssichere, digitale Archivierung nach GoBD bei einfachem Handling stets im Fokus. So ist Proxess 10 ein umfassendes, skalierbares Dokumentenmanagementsystem mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Integration in Office-Anwendungen und E-Mailsysteme. Zusatzmodule wie Belegleser, digitaler Rechnungsworkflow und E-Rechnung sowie Tools rund um Vertrags- und Personalmanagement sowie E-Mail-Archivierung runden das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen ab. Denn mit zunehmendem Digitalisierungsgrad steigt die Produktivität eines Unternehmens, doch mit wachsender Größe auch die Komplexität und gegebenenfalls Undurchsichtigkeit der Geschäftsprozesse. Das optimierte DMS hilft nicht nur Dokumente jeder Art über komfortable Suchmasken schnell und standortübergreifend zu finden, sondern auch die Arbeitsabläufe zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Angefangen beim automatischen Einlesen der Eingangsdokumente per OCR-Erkennung über die digitale Erfassung und Interpretation eingehender Rechnungen mit automatisierter Verarbeitung in den angeschlossenen ERP-Systemen und fertigem Buchungsvorschlag in der FiBu bis hin zur automatisierten, elektronischen Verteilung von Dokumenten im Unternehmen inklusive Prüfungs- und Freigabeprozessen. Dabei steuere ein dreistufiges Sicherheitskonzept die Zugriffsrechte auf archivierte Dokumente bis ins kleinste Detail und erkennt unbefugte Zugriffe sofort.

Mit entsprechendem Zusatztool sei auch die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails automatisch und gesetzeskonform unter Berücksichtigung des Datenschutzes integriert sowie optional das Vertragsmanagement, das den gesamten Lifecycle vom ersten Vertragsentwurf bis hin zur Vertragsunterzeichnung vereinfacht, inkl. Genehmigungsworkflow und Erinnerungsfunktion bei Fristen. Ähnlich dem Modul Personalmanagement, das alle personalrelevanten Dokumente in einer einheitlichen Aktenstruktur und unter Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben und DSGVO-Vorschriften zentral abgelegt und dezentral sowie mobil verfügbar macht. Nicht zuletzt steht – wenn gewünscht – auch der Geschäftsführung ein eigenes Tool zur Verfügung. So lassen sich mit dem Geschäftsleitungsarchiv besonders sensible und streng vertrauliche Dokumente in einer separaten Datenbank besonders schützen.

Dabei biete das neue Release  „Proxess 10 2020R2“ auch in der Art des Zugriffs maximale Flexibilität. So sei der Zugriff auf alle archivierten Dokumente nicht nur über Desktop Module, sondern auch browserbasiert per Web Client oder optional über die Proxess-App von jedem Standort aus mobil möglich.

Bildquelle: Proxess

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