SAP nach nur 3 Monaten abgelöst

Neues ERP-System für Cremer Oleo

Ein ERP-Projekt unter großem Zeitdruck erfordert sowohl ein hohes Maß an Kommunikationswillen seitens der IT als auch Veränderungsbereitschaft seitens der Anwender. Dies zeigt die Implementierung einer neuen ERP-Software am neuen Produktionsstandort Cremer Oleo Witten, wo innerhalb von nur drei Monaten SAP abgelöst werden musste.

  • Christian Reich, Cremer Oleo

    „Immer, wenn es um veränderte Prozesse geht, werden wir involviert, um das Tagesgeschäft und die Praxis in der Software abzubilden“, berichtet Christian Reich von Cremer Oleo.

  • Christian Reich, Cremer Oleo

    „Wir lassen auch Releases aus – nicht allein aus finanziellen Erwägungen heraus, sondern weil solche Projekte die gesamte Organisation belasten“, spricht Christian Reich aus Erfahrung.

  • Christian Reich, Cremer Oleo

    Zum Thema Cloud Computing im eigenen Unternehmen positioniert sich Christian Reich wie folgt: „Wir schließen das Thema Cloud nicht aus, würden allerdings nicht bedingungslos alle Daten in die Cloud legen und das Rechenzentrum abschalten.“

Die Cremer Oleo GmbH & Co. KG gehört zur Hamburger Cremer Gruppe, einem traditionsreichen Handelsunternehmen mit vielfältiger Ausrichtung. Die Ursprünge der eigenständig agierenden Cremer Oleo liegen ebenfalls im Handel von oleo-chemischen Produkten. Zusätzlich entschloss sich die Unternehmensleitung vor gut einem Jahrzehnt, selbst als Produzent und Veredler oleo-chemischer Spezialitäten am Markt tätig zu werden.

Nach dem Erwerb eines zweiten Produktionsstandortes in Witten an der Ruhr – Wittenberge in Brandenburg war der erste – musste das im Einsatz befindliche SAP-System in Witten in nur drei Monaten abgelöst werden. Aus technischen Gründen konnte der Vorbesitzer, der südafrikanische Chemiekonzern Sasol, das abgekoppelte Altsystem nur für einen begrenzten Zeitraum weiter zu Verfügung stellen. Über die Umstände und Hintergründe der Neuimplementierung berichten Dr. Stefan Schmidt, Leiter des Produktionsstandortes Witten, und Christian Reich, der den Gesamtbereich IT bei Cremer Oleo aus Hamburg verantwortet.


ITM: Herr Reich, beschreiben Sie bitte das Betätigungsfeld von Cremer Oleo?
Christian Reich:
Der Ursprung liegt im Handel mit oleo-chemischen Erzeugnissen und Spezialitäten, die wir mittlerweile auch selbst herstellen. Dazu wurde zunächst ein Produktionswerk in Wittenberge übernommen und ausgebaut, bevor 2012 das Werk in Witten hinzukam. Aus Fettsäuren gewinnen wir hier Esterprodukte für diverse Anwendungen in den Bereichen Pharma, Kosmetik, Nahrungsmittel sowie für Kunststoffadditive.

Nach der Verarbeitung und Veredelung stellen wir die Rohmaterialien anderen Unternehmen zur Weiterverarbeitung bereit. Beispiel Zäpfchen: Wir liefern die Hartfetttypen als Trägermasse an die Pharmafirmen, die ihre Wirkstoffe hinzufügen und die Endprodukte vertreiben.

In Witten verarbeiten wir überwiegend Folgeprodukte aus naturbasierten Rohstoffen wie Palmkernöl, Palmöl oder Kokosöl.

ITM: Naturbasiert hört sich gut an ...
Reich:
In vielen Bereichen haben Palm- oder Palmkernöl erdölbasierte Substanzen abgelöst. Dies ist zur Schonung der endlichen Erdölressourcen eine positive Entwicklung, wobei auch die Gewinnung von Pflanzenölen in der Kritik steht, weil hierfür ausgedehnte Monokulturen bzw. Plantagen benötigt werden. So geht der Anbau von Ölpalmen oft zu Lasten des Regenwaldes. Viele Unternehmen, so auch wir, haben reagiert. Wir verarbeiten nur noch Rohstoffe aus zertifiziertem und nachweislich nachhaltigem Anbau (RSPO-zertifiziert).


ITM: Wie ist Cremer Oleo organisatorisch aufgestellt?
Reich:
Wir sind Teil der Cremer-Gruppe, agieren jedoch wie alle anderen Gesellschaften unter diesem Dach separat. Dies betrifft auch die IT: In den größeren Einheiten, zu denen Cremer Oleo inzwischen gehört, sind unterschiedliche ERP-Systeme im Einsatz. Firmen wie wir, DTC oder Walter Rau organisieren ihre IT-Landschaften eigenständig.


ITM: Wäre es nicht sinnvoll, bestimmte Dinge zu bündeln?
Reich:
Cremer Oleo ist am gleichen Hamburger Standort angesiedelt wie die Cremer-Zentrale, worin sich auch unsere besondere IT-Aufstellung begründet. Die Holding-IT agiert für uns als IT-Servicegesellschaft, wobei sich die Oleo-IT primär auf die Anwendungssoftware an den Produktionsstandorten konzentriert – von Business Intelligence über Collaboration bis hin zu ERP. Auch die Steuerung der Produktionsanlagen übernehmen wir selbst.


ITM: Dann handelt es sich bei den IT-Services um die Bereitstellung von Hardware und Infrastruktur?
Reich:
In Absprache mit uns übernimmt die Holding-IT als unser Dienstleister den gesamten Bereich Hardware und Rechenzentrum. Für den Eigenbetrieb hätten wir nebenbei gar keine Ressourcen. Vor dem Hintergrund meiner bisherigen beruflichen Tätigkeiten kommt mir dies sehr zugute, denn mein Fokus liegt auf der Applikationsebene. In puncto Hardware und Infrastruktur verlasse ich mich gerne auf die Beratung der Spezialisten unseres Service-dienstleisters; wichtige Entscheidungen treffen wir gemeinsam.

ITM: Was genau bedeutet Applikationsebene? Prozessberatung?
Reich:
Immer wenn es z.B. im Rahmen der Herstellung neuer Produkte um veränderte Abläufe geht, werden wir involviert, um das Tagesgeschäft und die Praxis in der Software abzubilden. Diese Beratung treiben wir aktiv voran, weil jemand dafür sorgen muss, dass die Prozesse zwischen den Fachabteilungen zusammenlaufen. Das Wissen um den Informationsfluss und Prozesse liegt übergreifend bei uns.


ITM: Sie erwähnten Ihren beruflichen Werdegang …?
Reich:
Ich bin gelernter Außenhandelskaufmann und Betriebswirt. Vor fast 15 Jahren nahm ich dann als jüngster Mitarbeiter meines damaligen Arbeitgebers an ERP-Projekten teil und kam mit Navision in Kontakt. In der Folge wurde ich leitend in diesen Projekten tätig. Dies brachte mich später dazu, zu dem uns betreuenden Navision-Anbieter zu wechseln. Im Rahmen dieser Tätigkeit beriet ich verschiedenste Außenhandelsunternehmen in Sachen ERP. Diese Beratung umfasste natürlich nicht nur das ERP-System, sondern zwangsläufig auch die Organisation der Prozesse.

Nach fünf Jahren als Senior Consultant bei dem Navision-Partner wechselte ich als Projektleiter IT zu Cremer. Hier übernahm ich vor knapp zwei Jahren die Leitung der Oleo-IT.


ITM: Wie ist die ERP-Landschaft der Holding und der Gesellschaften aufgebaut? Wie weit geht die Selbständigkeit der Einheiten?
Reich:
Die Holding hat ebenso wie einige andere Geschäftsbereiche Microsoft Dynamics NAV (Navision) im Einsatz, in anderen Gesellschaften ist es SAP oder ein sonstiges Produkt. Historisch bedingt existieren bei Oleo selbst zwei ERP-Systeme nebeneinander: In der Hamburger Zentrale setzen wir für den Handel ein eigenentwickeltes System auf Navision-Basis ein, das ich als externer Berater damals mit implementiert hatte. An den beiden Produktionsstandorten Wittenberge und Witten arbeiten wir hingegen mit einem zweiten Navision-System. Dieses war ursprünglich in Wittenberge implementiert worden, bevor es mit entsprechenden Erweiterungen auch hier in Witten eingeführt wurde.

Bis auf die Steuerung der Produktionsanlagen, die über ein separates PPS-System erfolgt, werden an den Herstellungsstandorten alle Vorgänge über NAV abgewickelt. Wir erfassen alle Daten vom Einkauf und Verkauf über die Fibu und das Qualitätsmanagement bis hin zur Organisation der Anlagen und deren Instandhaltung. Dies geschieht losgelöst vom Hamburger System. Im BI- und Dokumenten-Management-Bereich hingegen führen wir die Systeme zusammen; dorthin übergeben alle ERP-Systeme ihre Daten.


ITM: Aus welchem Grund setzt Cremer Oleo zwei unterschiedliche ERP-Systeme ein?
Reich:
Oleo war in der Vergangenheit nicht groß genug, um ihre IT autark zu betreiben. Durch die Zukäufe der beiden Werke wuchsen wir sowohl personell wie auch organisatorisch. Oleo wurde fortan als separates Industrieunternehmen mit speziellem Schwerpunkt gesehen, schließlich hatten wir uns von einem Handelshaus zu einem Industrieunternehmen gewandelt. Darauf mussten wir reagieren. Die Hamburger Oleo-Zentrale ist im Gegensatz zu den Produktionsstandorten nach wie vor eher ein Handelsunternehmen mit anderen ERP-Anforderungen.

ITM: Wie verlief die Auswahl für das ERP-System hier in Witten?
Reich:
Cremer Oleo hatte das Werk 2012 vom südafrikanischen Chemiekonzern Sasol übernommen, der standortübergreifend mit SAP arbeitet. Das Wittener Werk war also Teil einer riesigen ERP-Einheit, den wir nicht einfach herauslösen konnten. Demzufolge brauchten wir ein neues ERP-System. In kurzer Abstimmung mit den Verantwortlichen im Hause wurde entschieden, das aus Wittenberge bekannte Dynamics-NAV-ERP-System – die Branchensoftware Probatch von Yaveon – auch hier einzuführen. Positive Erfahrungen mit dem System und die Branchenexpertise des Anbieters lieferten mitentscheidende Argumente.


ITM: War diese Entscheidung der kurzen Zeitspanne geschuldet?
Reich:
Wir hatten für die Neuimplementierung ganze drei Monate Zeit, solange konnte uns Sasol das Altsystem in einem abgeschotteten Bereich noch bereitstellen. Wir haben in dieser Zeit zusätzlich zu den Anpassungen am System die Prozesse, Stammdaten und Altdaten derart vorbereitet, dass wir im Juli 2012 live gehen konnten. Nachgelagert wurde das Qualitätsmanagement in die NAV-Lösung integriert. Inzwischen läuft das System rund.


ITM: Ist es nicht manchmal sogar hilfreich, wenn man schnell zu einer Entscheidung kommen muss?
Reich:
Alle Entscheidungsträger waren sich damals einig, dass dies der richtige Weg war, was sich dann auch bestätigte. Weiteres Eruieren und Analysieren von Alternativen hätte zu viel Zeit gekostet und die Entscheidungssicherheit nicht deutlich erhöht. Ein gewisses Restrisiko, einzelne Aspekte übersehen zu haben, lässt sich bei derartigen Entscheidungen nie völlig vermeiden.


ITM: Aber Sie waren doch durch Wittenberge vorbelastet!
Reich:
Sicher waren wir vorbelastet. Wir kannten das Produkt und waren wie gesagt überzeugt, mit der Technologie und der Branchenkenntnis von Yaveon auch hier gut aufgestellt zu sein.

Natürlich waren wir nach der Implementierung in Witten technisch weiter als in Wittenberge, sodass wir in der Folge beide Systeme synchronisieren mussten. Auch dieser Prozess ist inzwischen abgeschlossen. Wir arbeiten mit einem Objektstand und dem gleichen System auf beiden Seiten. Das wirkte sich natürlich positiv aus bei Folgeprojekten wie DMS oder BI.

ITM: Wie sind die Mitarbeiter eingebunden?
Reich:
Wir arbeiten nach dem Key-User-Konzept. In den Fachabteilungen wurden Mitarbeiter definiert, die bestimmte Prozesse in ihrem Teilbereich verantworten und in diesem Rahmen selbstständig Entscheidungen treffen müssen! Diese Kollegen trugen also die fachliche Verantwortung, was für einige zunächst ungewohnt war. Gemeinsam mit uns als IT und den Beratern von Yaveon wurden dann die Prozessentscheidungen getroffen, wobei unser Augenmerk auf der technischen Sinnhaftigkeit und den prozessübergreifenden Anforderungen lag.

Dr. Stefan Schmidt: Das ERP-Projekt war für die Key User auch deshalb sehr belastend, weil es sich ja in der Regel genau um die Mitarbeiter handelt, die von Hause aus einen erweiterten Verantwortungsbereich besitzen und in einer solchen Umstellungsphase auch von anderen Kollegen gefordert sind. Zudem mussten sie Kontakt zu den Mitarbeitern in Hamburg und Wittenberge aufnehmen. Denn man kann sich nicht abschotten und ausschließlich den Transfer der ERP-Systeme von SAP auf NAV vornehmen. Es gab großen Klärungsbedarf.


ITM: Geht das nicht am besten vis-à-vis?
Reich:
Es ist definitiv wichtig, sich auch persönlich zu sehen. Natürlich funktionieren manche Besprechungen via Videokonferenz – z.B. im Supportbereich –, aber Vertrauen baut sich nur in der direkten Zusammenarbeit auf. Deshalb waren wir in den drei Monaten überwiegend hier vor Ort.

Ist Vertrauen aufgebaut, braucht man meist auch nicht unbedingt eine formelle Weisungsbefugnis der IT, wobei sie in Einzelfällen wünschenswert wäre. An beiden Standorten sind es die Mitarbeiter gewohnt, in diesen in Handelshäusern unüblichen Strukturen zu arbeiten.

Schmidt: Die Weitergabe des individuellen Wissens der Key-User an die gesamte Mannschaft war daher ein sehr wichtiger Prozess. Diese Multiplikatorfunktion war für die Key-User zunächst etwas ganz Neues, doch nach einer gewissen Gewöhnungsphase wurde rasch Fahrt aufgenommen.


ITM: Welchen Einfluss hatte die Fusion der Unternehmen generell?
Reich:
Der Fusionsprozess der gesamten Unternehmung lief parallel zum ERP-Projekt. Solch ein Integrationsprozess ist ebenfalls durch menschliche Faktoren geprägt – aber auch das lief erstaunlich reibungslos. Dieser Merger wurde durch externe Berater und die Geschäftsführung eng begleitet.

In manchen Projektbereichen haben wir kurzfristig externe Verstärkung hinzugeholt – z.B. bei der Stammdatenübernahme. Die Frage war, ob wir wegen des Zeitmangels Schnittstellen für die Datenübernahme entwickeln oder ob es manuell nicht schneller ginge? Es hängt natürlich von der Datenmenge ab, aber manches geht auf dem altmodischen Wege tatsächlich schneller.


ITM: Herr Schmidt, wie haben Sie als Wittener Werksleiter die IT-Umstellung erlebt?
Schmidt:
Man kann schon sagen, dass dieser Wechsel von SAP auf Microsoft Dynamics NAV ein ziemlicher Kraftakt war. Vornehmlich ging es darum, zunächst den Strang Rohstoffeinkauf, Produktion und Vertrieb abzubilden. In den vorgegebenen zwölf Wochen wurde bereits ein achtbares Ergebnis erzielt, wobei noch viele Bausteine verfeinert werden mussten. Dieser Prozess hat uns etliche weitere Monate beschäftigt.

ITM: Können Sie ein Beispiel für eine solche Verfeinerung nennen?
Schmidt:
Der Standortpartner Evonik führt im Werk Witten in unserem Auftrag die analytische Freigabe von Produkten durch. Die Abbildung der Produktfreigabe im Q-Modul des Navision-Systems konnte erst nachgeordnet angegangen werden, da sie nicht die Priorität des Stranges Einkauf/Produktion/Vertrieb/Logistik/Fibu/Technik besaß. Daher mussten wir mit nicht optimalen Zwischenlösungen und zeitweilig erhöhtem Arbeitsaufwand leben.


ITM: Haben Sie, Herr Reich, das Wittener ERP-Projekt federführend alleine geleitet?
Reich:
Ich habe das Projekt geleitet, wurde aber unterstützt von einem auf den Produktionsbereich spezialisierten Yaveon-Berater. Weiterhin war die Firma GLI aus Itzehoe an dem Projekt beteiligt, die auf die Segmente Instandhaltung und Technik spezialisiert ist. Es ging darum, den kompletten Aufbau der Anlagen zu verwalten. Vom Reaktor bis hin zur „Schraube“ ist in der Software detailliert aufgeführt, was wo verbaut ist – inklusive der dazugehörigen Budgets. Auch Störmeldungen werden in der Software verwaltet.

Die Integration dieses Instandhaltungsmodul in die NAV-Gesamtlösung war auch ein Grund dafür, warum wir in Witten zunächst weiter waren als in Wittenberge. Um die Prozesse zu vereinheitlichen wurde GLI jetzt auch dort implementiert. Darin besteht wie gesagt unsere Hauptaufgabe: Prozesse zu begleiten und gemeinsam mit den Mitarbeitern bzw. den Key-Usern zu optimieren.


ITM: Dazu müssen die aber den größeren Prozessrahmen kennen, oder?
Reich:
In Workshops stimmen wir gemeinsam mit den verantwortlichen Mitarbeitern ab, wie Prozesse besser abgewickelt werden können. Die Frage lautet dann immer, was das ERP-System dafür leisten muss und was an zusätzlichen Auswertungen benötigt wird?

Wir zeigen auf, wie Abläufe insgesamt optimiert werden können, wenn die Vorprozesse bessere Daten liefern. Wenn wir wissen, dass im Controlling gewisse Auswertungen zur Liefertreue gebraucht werden, muss im Kundenservice die Bereitschaft und die Möglichkeit vorhanden sein, die entsprechenden Daten einzugeben.


ITM: Und dies ist möglich ohne Weisungsbefugnis der IT?
Reich:
Auch ohne Weisungsbefugnis gegenüber den Fachabteilungen haben wir uns mittlerweile einen Stand im Unternehmen erarbeitet, dass man uns zuhört und das Vertrauen wächst. Natürlich gibt es Bereiche, in denen die Prozessoptimierung noch nicht abgeschlossen ist.
Die größere Aufgabe besteht dann übrigens in der Dokumentation der Abläufe und in der Aufrechterhaltung dieser Dokumentation.


ITM: Wie dokumentieren Sie die Prozesse bis dato?
Reich:
Bislang nutzen wir zur Prozessvisualisierung meist Visio. Eine durchgängige Dokumentation existiert noch nicht, wobei für die wichtigen Abläufe schriftliche Prozessbeschreibungen vorliegen. Dies ist vor allem für Audits sehr wichtig. Künftig wird es notwendig sein, die ERP-Software und die anderen Systeme diesbezüglich besser aufeinander abzustimmen. Da leisten diese Dokumentationen optimale Unterstützung.

Über die Zeit und im Zuge von Personalwechseln ergeben sich stetig neue Prozesse. In der Dokumentation konsequenter zu werden, ist eine Erkenntnis der letzten Monate. Die Prozessdokumentation ist mittelfristig eines der Themen, das wir mit Yaveon angehen wollen. Ziel ist ein professionelles Prozessmanagement.

ITM: Inwieweit haben die Prozessoptimierungen Einfluss auf die Releasefähigkeit Ihres ERP-Systems?
Reich:
Wir bewegen uns nah am Standard, denn wir haben in der Vergangenheit bitter erfahren müssen, dass es nicht gut ist, jeden Anwenderwunsch zu erfüllen. Das klingt banal, im Projektverlauf ist man allerdings oft geneigt, doch nachzugeben. Mit dem ERP-System in Hamburg haben wir eine sehr komfortable Lösung für die User geschaffen, was allerdings Auswirkungen auf die Releasefähigkeit hatte. Mit der NAV-Lösung sind wir gegenteilig verfahren.


ITM: Führte dies nicht zu erhöhtem Diskussionsbedarf?
Reich:
Natürlich entstehen Diskussionen, wenn man Wünsche und Anforderungen ablehnen muss. Letztlich wird sich dieses Vorgehen jedoch positiv auswirken. Das Gebot war, nicht in die Anwendung selbst einzugreifen. Zudem legten wir mehr Wert auf die Analyse und Vorabbesprechung anstehender Veränderungen sowie die Dokumentation der Prozesse und Veränderungen zum Standard. Zum einen, um diese Veränderungen systematisch und chronologisch nach Bereich verwalten zu können, und zum anderen, weil mittelfristig mit dem Umstieg auf die 2015er Navision-Version ein neues Projekt ansteht.


ITM: Machen Sie jeden Releasewechsel mit?
Reich:
Nein, wir lassen auch Releases aus – nicht allein aus finanziellen Erwägungen heraus, sondern auch, weil solche Projekte die gesamte Organisation belasten.

Mit dem anstehenden Releasewechsel wollen wir die Möglichkeiten der 2015er Version nutzen, z.B. die webbasierte Oberfläche. Damit bräuchten wir nicht länger mittels Terminal-Server-Anwendungen auf das Rechenzentrum zuzugreifen, was die Adminis­tration vereinfacht. Auch die Einbindung mobiler Endgeräte oder die Erstellung individualisierter Reports in Word sind interessant.


ITM: Sie haben ein relativ großes Navision-Paket im Einsatz. Ist BI  bereits integriert?
Reich:
Im BI-Umfeld nutzen wir Qlikview. Neben den nativen Navision-Auswertungen, die in vielen Bereichen sinnvoll sind, nutzen wir bestimmte Auswertungen von Qlikview für fast alle Fachbereiche. Yaveon liefert hier einen Standard, der schon viele Fragestellungen abdeckt. Diesen haben wir in der Folge ergänzt mit erweiterten Auswertungsmöglichkeiten. Zusätzlich erstellen wir individuelle Excel (VBA)-Auswertungen mit Datenbankzugriff.


ITM: Machen Sie auch Predictive Analytics?
Reich:
Wir nutzen Qlikview ebenfalls für vorausschauende Planungsaktivitäten – wobei auch Navision selbst auf dem Gebiet bereits viel bietet – sowie im Handelsbereich, um künftige Entwicklungen herauszufinden. Womit wir uns noch nicht näher befasst haben, ist die Produktionsplanung. Die erledigen wir ganz klassisch und nicht IT-gestützt, obwohl unser ERP das bieten würde – organisatorisch können wir aber die Vorbedingungen noch nicht leisten.

Allerdings hat das BI-Tool den Nachteil, dass man die Daten jeweils neu abfragen muss. Das geschieht bei uns über Nacht. Zudem brauchen wir bestimmte Auswertungen, die Aktualität erfordern und bei denen die Taktzeiten für das Nachladen der Veränderungen wesentlich kürzer sein müssen, etwa im Stundenbereich. Zur Kontrolle laufender Produktionsprozesse nutzen wir das PPS.

ITM: Ein weiterer großer Projektteil in Ihrem Hause war die Dokumentenverwaltung. Was haben Sie an dieser Stelle unternommen?
Reich:
Wir standen vor einigen Jahren vor dem Problem, dass wir viele Kleinstsysteme nebeneinander nutzten. Aufgrund der drei Standorte existieren jedoch viele Themenkomplexe, die wir gemeinsam bearbeiten müssen. Dafür eignen sich File-Systeme nur bedingt, sodass irgendwann Sharepoint in den Fokus rückte.

Wir erkannten, dass es für das gemeinsame und workflow-gestützte Bearbeiten von Dokumenten ein geeignetes Tool ist, an dem man auch selbst relativ einfach Anpassungen vornehmen kann. Bis zu einem gewissen Grade erledigen wir dies mit eigenem Know-how, schwierige Projekte lassen wir jedoch immer von unserem Dienstleister erledigen – auch wenn wir es selbst könnten. Dadurch minimieren wir das Risiko fehlerhafter Entwicklungen. Zudem gibt es fertige Lösungen, die man hinzukaufen und veredeln kann.


ITM: Haben Sie auch fertige Lösungen hinzugekauft?
Reich:
Im DMS-Umfeld arbeiten wir mit Ecspand von D.velop, das auf Sharepoint basiert. Im DMS-Bereich hatten wir die Zeit für einen detaillierten Auswahlprozess und entschieden uns für diese Software, die auch von Yaveon im Portfolio geführt wird. Somit beziehen wir alles aus einer Hand, wodurch auch die Navision-Integration gewährleistet war. Mit Sharepoint kennen sich Mitarbeiter und IT gleichermaßen aus. Die Wiedererkennung war folglich sehr hoch, was die Akzeptanz deutlich förderte.

Neben Ecspand bilden wir in Sharepoint mittlerweile auch viele Kleinstanwendungen ab, die wir entweder hinzukaufen oder selbst erstellen. Jene Funktionen, die für wenige Mitarbeiter relevant sind, versuchen wir eigenständig in Sharepoint zu modellieren.


ITM: Was wäre denn so etwas?
Reich:
Etwa die standortübergreifende Verwaltung von Reklamationen: Wenn die Kollegen im Beschwerdemanagement Daten eingeben, sind die Prozesse so angelegt, dass automatisch Erinnerungen ausgelöst werden. Diese Vorgänge werden standortübergreifend zentral gesteuert, es lassen sich auch Stammdaten zu den Geschäftspartnern aus dem ERP-System integrieren.

Ein anderes großes Thema ist unser sogenanntes „House of Quality“. Dort werden besondere Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Nachweis- oder Qualitätsdokumente workflow-gestützt erstellt und veröffentlicht. Somit werden verschiedene Fachbereiche über Sharepoint informiert. Alle Dokumente werden zentral verwaltet, auch die Freigabe und Versionierung erfolgt zentral. Will jemand eine neue Arbeitsanweisung schreiben, kann er sie mit der entsprechenden Berechtigung verändern, bevor sie workflow-gestützt an jemanden geht, der sie kontrolliert. Dann wiederum geht es nach dem Vieraugenprinzip workflow-gestützt weiter bis zur fertigen Version. Erst dann wird die Arbeitsanweisung veröffentlicht. Das Grundgerüst mit dem BPM kam von Yaveon, wir haben es dann veredelt. Die Einführung wurde überall positiv aufgenommen, weil die Softwarebasis bekannt war.

ITM: Was war vorher im Einsatz?
Schmidt:
Zuvor wurde rein papierbasiert gearbeitet.


ITM: Dann ist klar, weshalb die Neuerung überall begrüßt wurde.
Schmidt:
Die Lösung stößt aber auch extern auf gute Resonanz. Bei Kundenaudits hier im Hause wird das gesamte Prozedere einfacher. Bisher wurden die bis zu 20 Dokumentenordner mit in die Besprechung genommen. Dies ist jetzt überflüssig.


ITM: Wie lösen Sie das Thema Archivierung, da Sharepoint dafür eher ungeeignet ist?
Reich:
Deshalb teilte sich das DMS-Projekt in zwei Teile. Ecspand bietet die Oberfläche und Aktenstruktur. Im Weiteren ging es dann um die Gewährleistung der Revisionssicherheit, weshalb wir ein weiteres System implementiert haben, um die Sharepoint-Dokumente in einer revisionssicheren Umgebung zu spiegeln.

Zwei Dinge standen im Fokus: Zunächst der Rechnungseingangs-Workflow. Diese Anforderung kam aus den drei Standorten heraus: Wir scannen die Rechnungen mittlerweile und prüfen sie elektronisch, bevor sie verteilt werden. Der gesamte Prozess bis hin zur Bezahlung erfolgt elektronisch. Damit sind die Dokumente auch automatisch archiviert – wir haben uns allerdings noch nicht dazu durchringen können, die Papiere zu entsorgen. Die Belegschaft war mehrheitlich dafür, dass wir die Papierdokumente weiterhin zentral und chronologisch ablegen, um sie bei etwaigen Nachfragen zur Hand zu haben.


ITM: Welches war das zweite Fokusthema?
Reich:
Der zweite Schwerpunkt umfasste das Anlegen einer kontextbezogenen Ablage für Kunden-, Auftrags- oder Rahmenvertragsakten. In diesen Akten finden sich alle zu einem Geschäftsvorgang gehörigen Informationen, bis hin zu den E-Mails der Auftragsanbahnung. Dies hilft bei Kundenanfragen ungemein.

Die Belege werden entweder vom System erzeugt oder per Drag & Drop dort hineingezogen. Früher legten die Mitarbeiter relevante Mails in Exchange ab, wobei die individuelle Ordnerstruktur immer nur für den jeweiligen Kollegen einsehbar war – und irgendwann ist das Postfach voll.


ITM: Aber auch hier geht es um langjährige Gewöhnung?
Reich:
Diese Prozesse kann man nicht von heute auf morgen verändern; gerade beim Thema DMS darf man die Arbeit nach der Implementierung nicht vergessen. Meist wird die anfängliche Skepsis schnell überwunden, wenn die Mitarbeiter Entlastung spüren. Dann erzielt man auch den – zunächst schwer messbaren – Nutzen. Die Mitarbeiter müssen erkennen, wie wichtig integrierte Prozesse ist, sonst bilden sich Parallelwelten und Insellösungen mit Excel, und die ganze Investition nichts.

Die Konzentration darauf fällt meiner Meinung nach in Konzernen leichter als im Mittelstand, weil die Großunternehmen entsprechende Ressourcen besitzen. In kleineren Unternehmen wird zudem häufig nur der Aufwand gesehen, wobei die Folgekosten nichtintegrierter Prozesse unter dem Strich viel höher sind. Es ist nicht mehr damit getan, die Hardware und die Systeme am Laufen zu halten, sondern es geht um Prozesse. In diese Veränderung spielt auch das große Thema Cloud hinein.


ITM: Cloud? Sie haben doch Ihr RZ!
Reich:
Das ist ja praktisch eine „Private Cloud“. Wir prüfen derzeit das Thema CRM vor dem Hintergrund, dass wir mit Salesforce bereits ein Cloud-CRM-System außerhalb von Navision betreiben. Es ist an der Zeit, etwaige neue Anforderungen mit den Fachbereichen erneut abzustimmen.

Neben dem CRM haben wir bereits weitere kleinere Projekte mit Cloud-Lösungen umgesetzt und prüfen bei jeder neuen Anforderung, ob eine Cloud-Lösung eine Option sein kann. Wir schließen die Cloud nicht kategorisch aus, würden allerdings nicht bedingungslos alle Daten in die Cloud legen und das Rechenzentrum abschalten. Nicht nur aus finanziellen Beweggründen heraus, sondern weil der Aufwand zur Schaffung der Voraussetzungen immens ist.

 

Christian Reich

  • Alter: 39 Jahre
  • Familienstand: verheiratet
  • Beruflicher Werdegang: Nach seiner Ausbildung zum Außenhandelskaufmann 1999 arbeitete Reich bis 2005 zuerst als Kaufmann, später als Projektleiter in nationalen und internationalen Projekten bei der Pisani & Rickertsen GmbH. Parallel war er Fachwirt im Außenhandel und Betriebswirt IHK von 1999 bis 2004. Im Anschluss fungierte er als Senior Projektleiter bei der B+M Informatik GmbH in Hamburg für Navision. Seit 2011 arbeitet er bei Cremer zunächst als IT-Projektleiter und seit 2013 als Leiter der Cremer-Oleo-IT.
  • Derzeitige Position: IT-Leiter bei der Cremer Oleo GmbH & Co. KG
    Hobbys: Laufen, Radfahren, Badminton, Motorrad, IT

 

Das ist Cremer Oleo

Bereits seit Ende der 70er Jahre ist das Familienunternehmen Cremer mit der Gesellschaft Cremer Oleo in mehr als 30 Ländern präsent und verbindet die Aktivitäten in der Produktion und Distri-bution oleo-chemischer Spezialitäten mit langjähriger Erfahrung in der bedarfs­gerechten Rohstoffbeschaffung. So werden wertvolle Grundstoffe für die Kosmetik-, Pharma- und Nahrungsmittelindustrie sowie für technische Anwendungen bedarfsgerecht entwickelt. Forschung und Entwicklung bildet die Basis der Produktpalette, die auf in Witten und Wittenberge hergestellte, innovativen pflanzlichen Lösungen fokussiert.


Bildquelle: © Mike Henning

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