Neues ERP-System

Noch kein Allheilmittel bei der ERP-Einführung

Die Einführung eines neuen ERP-Systems steht für jeden IT-Chef eines mittelständischen Unternehmens meistens nur einmal im Berufsleben auf der Agenda. Denn ist es erfolgreich eingeführt, liegt die Nutzungsdauer des Systems bei 15, 20 oder mehr Jahren. Entsprechend hoch ist der Bedarf an Beratung und kompetenter Unterstützung von außen in dieser Phase, denn eine ERP-Umstellung ist hoch riskant – und ein absoluter Ausnahmefall im IT-Alltag.

  • ERP-Systeme als Allheilmittel

    Gerade Mittelständler sind bei ERP-Systemen oft auf der Suche nach Komplettpaketen (z.B. in Form von Branchenlösungen aus der Cloud oder „on-premises“), am liebsten zum Festpreis.

  • Uwe Scheuber, Director Microsoft Business & Cloud bei Fujitsu

    Uwe Scheuber, Director Microsoft Business & Cloud bei Fujitsu: „Je ausgefallener die individuellen Prozesse sind, desto höher ist der Anpassungsbedarf.“

  • Klaus Aschauer, Mitglied des Vorstands beim Microsoft-Partner Cosmo Consult

    Klaus Aschauer, Mitglied des Vorstands beim Microsoft-Partner Cosmo Consult: „Oftmals reichen kleine Schritte bei Plattformentscheidungen aus, um daraus einen großen Nutzen im täglichen Geschäft ziehen zu können.“

  • Martin Hinrichs, Produktmanager der Ams.Solution AG

    Martin Hinrichs, Produktmanager der Ams.Solution AG, empfiehlt einen „pragmatischen Mittelweg“ zwischen den großen Komplettanbietern und unternehmenseigenen Individuallösungen.

  • Dirk Bingler, Sprecher der Geschäftsführung bei der Gus Deutschland GmbH

    Dirk Bingler, Sprecher der Geschäftsführung bei der Gus Deutschland GmbH: „IT-Leiter sollten eine Landkarte aller Datenobjekte und Datenflüsse über sämtliche Anwendungen erstellen, die im Unternehmen genutzt werden.“

  • Dr. Veit Wadewitz, geschäftsführender Gesellschafter der ERP-Beratung UBK

    Dr. Veit Wadewitz, geschäftsführender Gesellschafter der ERP-Beratung UBK: „Zu empfehlen ist gegenwärtig die Verwendung eines integrierten ERP-Systems, das alle oder die meisten benötigten Funktionen ‚inline‘ mitbringt.“

  • Christoph Wolf, Leiter des Kompetenzzentrums RZ & Cloud beim Systemhaus Controlware

    Christoph Wolf, Leiter des Kompetenzzentrums RZ & Cloud beim Systemhaus Controlware, sieht die Herausforderung darin, dass die IT-Abteilungen oft weit über die Adaption einzelner Services in der eigenen Private oder Hybrid Cloud hinausgehen.

Das Herz der Geschäftsprozesse bilden ERP-Systeme. Sie „pumpen“ zuverlässig die notwendigen Daten zur rechten Zeit an die richtigen Stellen im Unternehmen, aber auch zu Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern, wie z.B. Banken oder Speditionen. Dementsprechend sorgsam wählt der IT-Chef gemeinsam mit den Fachabteilungen das „passende“ ERP-System aus, sofern dieses – oder etwas Ähnliches –
auf dem Markt erhältlich ist.

Anders als vor 20 oder 30 Jahren gibt es mittlerweile durchaus Standard-Software, die fast alle Anforderungen in Warenwirtschaft, Produktion, Ein- und Verkauf sowie Finanz- und Personalwesen unterschiedlichster Branchen mehr oder weniger gut und vor allem integriert abbildet.

Selbst das fast immer unumgängliche „Customizing“ ist, z.B. über Parameter oder mitgelieferte Entwicklungswerkzeuge und entsprechende Schnittstellen, im Laufe der Jahre so einfach geworden, dass eine Individualentwicklung nur noch in den seltensten Fällen unvermeidlich ist. Gibt es aber bereits solche „Software-Maßanzüge“, werden diese in der Regel penibel gepflegt, da sie einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil bilden können.

Alle Jubeljahre stellt sich die ERP-Frage

Dennoch steht alle Jubeljahre die Frage nach einer „Herztransplantation“ im Raum. Beispielsweise dann, wenn das genutzte ERP-System aufgrund mangelnder Pflege – durch den Hersteller oder durch die eigene IT-Abteilung – altersschwach zu werden droht. Bekannte Beispiele sind SAP R/3, heute ECC genannt, als dessen natürlichen Nachfolger der Walldorfer Software-Konzern sein neues Produkt S/4 Hana positioniert. Andere Beispiele als designierte Nachfolger für Software-Oldtimer sind Oracles ERP-Cloud und Microsoft Dynamics 365.

Die mit einer solchen Umstellung verbundene Hoffnung des IT-Chefs ist groß, dass es zu keiner „Abstoßungsreaktion“ kommt, etwa aufgrund mangelnder Akzeptanz der User oder Kunden, durch Performance-Probleme und/oder wegen funktionaler Defizite. Denn Probleme bei ERP-Projekten sind alles andere als selten, sondern sorgen regelmäßig für Schlagzeilen. Die IT-Chefs von Haribo, Lidl, Liqui Moly oder Revlon – sie alle wissen ein Lied davon zu singen.

Abstoßungsreaktionen bei der „ERP-Transplantation“

Die Ursachen für die Abstoßungsreaktionen bei der „ERP-Transplantation“ sind vielfältig: falsches Produkt, überlastetes und/oder überfordertes Projektteam, Grabenkämpfe in der Firma, zu großer Termin- und Kostendruck, fehlende „Chemie“ zwischen den Projektbeteiligten, ungenügende Einbindung der ERP-Anwender, mangelndes Engagement des Software-Lieferanten, Schwächen im Change-Management oder zu viele Änderungen in zu kurzer Zeit. All das sind nur einige wenige typische Beispiele von vielen möglichen Ursachen dafür, dass ERP-Projekte aus dem Ruder laufen.

Deswegen kommt es viel darauf an, dass der IT-Chef bei der „Operation am offenen ERP-Herzen“ ein entschlossenes und kompetentes Team an seiner Seite hat, möglichst mit erfahrenen „ERP-Chirurgen“, die solche Umstellungen schon oft gemeistert haben. Das ist wichtig, weil es eine ERP-Einführung oder -Umstellung auch heute noch nicht von der Stange zu kaufen gibt – falls das überhaupt jemals der Fall sein wird. Zu unterschiedlich sind die funktionalen Anforderungen, die Erwartungen von Management und Usern oder die organisatorischen Randbedingungen, um nur einige wenige Beispiele für die wichtigsten Einflussfaktoren zu nennen.

Ein typisches Problem bei der ERP-Einführung heißt heute „Schnittstelle“. Über solche Schnittstellen arbeitet die ERP-Software mit anderen Anwendungen des Unternehmens etwa für Bereiche wie das Customer-Relationship-Management (CRM) oder den Lagerbereich zusammen, die nicht vom ERP-System selbst abgedeckt werden (sollen). Aber auch ERP-Systeme anderer Firmen werden über Schnittstellen angebunden, sei es permanent z.B. innerhalb der „Supply Chain“ eines Konzernverbundes, sei es sporadisch, wie etwa bei Dienstleistern für ein bestimmtes Projekt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Operation am offenen „ERP-Herzen“

Dr. Veit Wadewitz, geschäftsführender Gesellschafter der ERP-Beratung UBK, hat für IT-Leiter nur eine Empfehlung parat, wie sie die berüchtigte Schnittstellenproblematik vermeiden oder zumindest beherrschen können – und diese liegt auf der Hand: „Zu empfehlen ist gegenwärtig die Verwendung eines integrierten ERP-Systems, das alle oder die meisten benötigten Funktionen ‚inline‘ mitbringt. Darüber hinaus soll möglichst nur mit den externen Modulen gearbeitet werden, die vom ERP-Anbieter empfohlen und im Standard angebunden werden.“

Wer diesen Weg nicht gehen will oder mangels eines „Inline“-Angebots nicht gehen kann, sollte am besten auf unabhängige Lösungen für programmierbare Datendrehscheiben zurückgreifen. Diese bieten nicht nur Konnektoren zu sehr vielen gängigen Software-Produkten, sondern auch die Möglichkeit, die Datenübertragung mit Workflow-Regeln und Validierungen gezielt zu steuern. Ziel sollte es laut Wadewitz sein, „nicht an individuellen Schnittstellen zu programmieren, sondern auch hier möglichst auf ein Standardprodukt zurückzugreifen“.

Keine individuellen Schnittstellen programmieren

Jürgen Richter, Inhaber der Erdinger Unternehmensberatung Catalyso, nennt als Beispiel den „Enterprise Service Bus“, kurz ESB. „Wo möglich, sollte zum anderen auch immer überprüft werden, ob z.B. das bereits eingesetzte integrierte ERP-System nicht Funktionen bietet, die den Einsatz von Dritt-Software zur Abbildung bestimmter Abläufe erübrigen“, schließt sich Richter der Empfehlung seines Kollegen an. „Damit entfallen dann auch die entsprechenden Schnittstellen. Das ist freilich immer eine Frage der Abwägung zwischen Anforderung und Funktionalität.“

Für Klaus Aschauer, Vorstand beim Microsoft-Partner Cosmo Consult, ist die ERP-Auswahl heute längst keine Systementscheidung mehr, sondern vielmehr eine Entscheidung über langfristige Plattformstrategien. „Wir beraten unsere Kunden daher genau in diese Richtung“, erklärt Aschauer. „Oftmals reichen kleine Schritte bei Plattformentscheidungen aus, um daraus einen großen Nutzen im täglichen Geschäft ziehen zu können. So ein erster Schritt ist häufig die Entscheidung für die Cloud, die Office-365-Nutzung mit Tools wie Teams oder die Erstellung einer Power-App. Kleine Helfer mit großer Wirkung – in unserem End-to-End-Ansatz sind sie der Schlüssel zum Erfolg.“

Solche ERP-Plattformen gibt es inzwischen selbst für hoch spezialisierte Industrieunternehmen, die noch vor 20 Jahren absolut kein passendes Angebot auf dem ERP-Markt finden konnten und daher notgedrungen eigene Lösungen schaffen mussten. Heute gibt es dagegen zwischen den großen Komplettanbietern und eigenen Individuallösungen ein profundes Angebot, das Martin Hinrichs, Produktmanager der Ams.Solution AG, einen „pragmatischen Mittelweg“ nennt. Er meint damit Lösungen von Spezialanbietern, „die oft schon seit mehreren Jahrzehnten am Markt sind, dank ihrer Fokussierung im Laufe der Zeit ihr branchenspezifisches Lösungswissen immer weiter ausgebaut haben und mittlerweile Prozessabdeckungsgrade von weit über 90 Prozent realisieren.“

Langfristige Plattformstrategien gefragt

„Das A und O ist eine gründliche Planung“, betont Dirk Bingler, Sprecher der Geschäftsführung bei Gus Deutschland. Die größten Fehler würden ja meistens ganz am Anfang von ERP-Projekten gemacht, falls die Weichen dann in eine falsche Richtung gestellt werden. „IT-Leiter sollten eine Landkarte aller Datenobjekte und Datenflüsse über sämtliche Anwendungen erstellen, die im Unternehmen genutzt werden. Für jedes Geschäftsobjekt ist das führende System zu definieren. Darauf aufbauend lassen sich die optimale Verteilungsstrategie und damit auch die Schnittstellen definieren.“

Die Herausforderung sieht Christoph Wolf, Leiter des Kompetenzzentrums RZ & Cloud beim Dietzenbacher Systemhaus Controlware, darin, dass die IT-Chefs oft weit über die Adaption einzelner Services in die eigene Private oder Hybrid Cloud hinausgehen – und z.B. bei der Umstellung auf SAP S/4 Hana auch Angebote von Infrastrukturanbietern (IaaS), Plattformanbietern (PaaS) und Software-Anbietern (SaaS) in der Multi-Cloud zusammenführen wollen. Die Idee dahinter: ein agiles Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich Work-loads jederzeit von Cloud zu Cloud verschieben und bedarfsgerecht die Stärken der jeweiligen Cloud-Anbieter nutzen lassen.

ERP aus der Cloud?

Gerade Mittelständler sind dabei oft auf der Suche nach Komplettpaketen (z.B. in Form von Branchenlösungen aus der Cloud oder „on-premises“), am liebsten zum Festpreis. Allerdings sind ERP-Lösungen in der Cloud heute noch eher standardisiert und nicht branchenspezifisch ausgeprägt. „Der Preis hängt hier von den unternehmensindividuellen Anforderungen ab“, sagt Matthias de Rosa, Head of Multi- und Hybrid-Cloud bei T-Systems. Er gibt auch Folgendes zu bedenken: „Sobald Kunden weitere Services oder Services intensiver nutzen, ändern sich möglicherweise Preismodelle und Vertragslaufzeiten.“

Im SaaS-Umfeld – also Software als Service aus der Cloud – gibt es eine Vielzahl unterschiedlichster Lösungen: sei es für HR, Marketing oder Vertrieb, und zwar für jede Branche von Fertigung bis Dienstleistung. Unternehmen, die SaaS-Lösungen nutzen, entrichten eine definierte Gebühr, die entweder wiederkehrend (oft monatlich) oder nur „on demand“ (also nur bei Bedarf) anfällt. Ein weiterer Vorteil sind laut de Rosa die eingesparten Aufwände für Installation, Konfiguration, Wartung, Updates und Hosting, die komplett beim Anbieter liegen.

„Unsere Kunden schätzen die Freiheit und die Flexibilität sowie die genaue Kostenkontrolle, die die Cloud bietet“, argumentiert Constantin Gonzalez, Principal Solutions Architect bei AWS, gegen Festpreise. Darüber hinaus seien die Kosten in der Cloud aufgrund von Skaleneffekten niedriger als beim Betrieb eines eigenen RZ oder bei traditionellen Hosting-Providern.

„Ein Festpreisangebot wäre vor diesem Hintergrund ein Rückschritt, da es Kunden in eine Situation versetzt, in der sie bei unerwartetem Nachfragerückgang benachteiligt wären“, meint Gonzalez. „Kunden, die sich bei der Planung ihrer Mindestkapazität sicher sind, können einen Teil ihrer benötigten Rechenkapazitäten mithilfe von ‚Reserved Instances‘ im Voraus bezahlen.“ In solchen Fällen gibt es auch Modelle für die Konvertierung von „Reserved Instances“ zwischen unterschiedlichen Typen sowie einen Marktplatz für den Verkauf nicht mehr benötigter Kapazitäten.

Bildquelle: Thinkstock/iStock/UBK/Cosmo Consult/Gus/Controlware/Fujitsu/Ams.Solution AG

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