Wenn das Managment der Dokumente ins Rollen kommt

Office Manager bei Reifen-Meixner

Jedes Jahr im Frühjahr heißt es für Autofahrer: Runter mit den Winterschlappen, rauf mit den Sommerreifen. „Im April haben wir alle Hände voll zu tun – da möchten alle ihre Sommerreifen draufbekommen. Dazu kommen noch normale Reparatur- und Wartungstermine. Ohne professionelle EDV-Organisation würde diese stressige Zeit im Chaos enden“, sagt Frank Meixner, Geschäftsführer der AFM Reifenhandel GmbH.

Bei Reifen-Meixner rollt das Dokumentenmanagment

Der Reifenhändler AFM setzt beim Dokumenten-Management auf die Lösung Office Manager.

Überblick und Ordnung behalten Frank Meixner und sein Team dank der Dokumenten-Management-Software Office Manager DMS des Softwarebüros Krekeler. Der Händler nutzt die Lösung in der Enterprise-Edition, die vor allem für Unternehmensnetzwerke ausgelegt ist. Zum Einsatz kommt das Programm zur Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, als Archiv für Buchungsbelege und insbesondere als elektronisches Archiv für das Reifenlager.

Jeder Kunde ist mit einer eigenen Kundenkartei in dem DMS erfasst. Sämtliche Belege, gleich ob Rechnungen, Ein- und Auslagerungsbelege für Reifen oder Prüfberichte oder sonstiger Schriftwechsel und Terminvereinbarungen sind darin hinterlegt. Und weil es bei aller Sorgfalt und allen Sicherheitsgedanken beim Reifenwechsel dennoch schnell gehen muss, kommt Reifen Meixner die automatische Belegerkennung beim Scannen von Ein- und Auslagerungsbelegen sowie von Prüfberichten zu Gute.

Die Software archiviere das eingelesene Papierdokument und indexiere den Text mit Hilfe der integrierten OCR-Texterkennung, wodurch später eine datenbankgestützte Volltextsuche möglich wird, erklärt der Anbieter. Lieferscheine und Eingangsrechnungen, die einen Barcode enthalten, würden ebenfalls beim Scannen ausgelesen und so für die automatische Belegerkennung verwendet.

Bei der Einrichtung der Scanprofile unterstützte Krekeler das Reifenhaus: Die nämlich wurden durch die Software-Experten selbst erstellt. „Scanprofile ermöglichen eine Automatisierung beim Scannen und Archivieren von Papierdokumenten. Profile können beispielsweise für einseitige und mehrseitige Dokumente erstellt und die Bildverbesserungs- sowie die OCR-Optionen festlegt werden“, informiert Harald Krekeler.

Reifen-Meixner profitiert auf diese Weise von digitalen Akten, in denen alle angefallenen Dokumente eines Fahrzeuges gemeinsam verwaltet werden: „Office Manager hilft uns denn wir haben alle Einlagerungen im Blick, sehen aber auch jederzeit, wann welcher Beleg mit welchen Artikeln herausgegeben wurde. Das erspart uns viel Zeit, denn wir müssen nicht mehr nach einem gerade benötigen Dokument suchen“, freut sich Frank Meixner und ergänzt: „Apropos Dokumentensuche – dank der integrierten Suchfunktion können wir beispielsweise nach Saisonbezeichnung, KFZ-Kennzeichen, nach Lagernummer oder nach Datum der Ein- und Auslagerung suchen und haben binnen Sekunden die benötigten Unterlagen auf dem Bildschirm.“

Bild: gettyimages/iStock

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