ERP-Einführungen

Online-Lastenheft-Generator

Die Erstellung eines Lastenheftes ist noch immer ein zentraler Schritt bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Denn im Zuge einer ERP-Einführung müssen sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgebildet oder neu modelliert werden. Das macht es unerlässlich, im Vorfeld die spezifischen Anforderungen aller betroffenen Abteilungen zu sammeln. Diese Aufgabenstellung wird aufgrund des Aufwands und mangelnder Erfahrung in den Abteilungen, von vielen Unternehmen an Berater ausgelagert. Das ist kostenintensiv und erfordert die terminliche Abstimmung mit externen Personen.

Online-Lastenheft-Generator

Abhilfe soll ein Online-Lastenheft-Generator der Unternehmensberatung Evolvio schaffen. Dieser führe die Beteiligten im Unternehmen wie bei einem Auto-Konfigurator durch alle Fragestellungen und erstelle so das Lastenheft kostenfrei, in einem frei wählbaren Zeitraum. Dieses stehe anschließend in Form eines offenen, bearbeitbaren Excel-Dokumentes zur Verfügung, das runtergeladen, ergänzt und an in Frage kommende ERP-Anbieter geschickt werden kann.

Der kostenfreie „ERP Planner“, der in Zusammenarbeit mit Fachleuten von Abas Software entstanden ist, führe den Anwender in insgesamt sieben verschiedenen Kategorien schrittweise durch Fragestellungen, die es auf dem Weg zu der finalen Entscheidung für einen Software-Anbieter zu reflektieren gelte. Dies umfasst mitunter die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette, die Infrastruktur, den gegenwärtigen Einsatz von IT-Systemen und Digitalisierungstechnologien wie auch die funktionalen Anforderungen an das neue ERP-System und die notwendigen Schnittstellen. 

Fragenkatalog

Der Fragenkatalog ist dabei nicht zwingend in einem Zug vollständig auszufüllen, denn dank einer Speicherfunktion lässt sich die Bearbeitung fortsetzen. Dies soll eine gewissenhafte Beantwortung der Fragen sicherstellen, denn der Anwender hat die Option, fehlende oder noch zu klärende Daten nachträglich zu vervollständigen. So kann er sich während der Konfiguration die Zeit nehmen, um sich mit den entsprechenden Abteilungen und verantwortlichen Kollegen hinsichtlich offener Fragestellungen zu besprechen. Zudem werde so einem ungewollten Datenverlust vorgebeugt. Der aktuelle Bearbeitungsstatus der einzelnen Kategorien kann im sogenannten Cockpit eingesehen werden, von wo aus sich die Beantwortung jederzeit fortsetzen lässt. Anderenfalls hat der Anwender die Möglichkeit, auch bereits das erst teilausgefüllte Lastenheft zu generieren, denn die Ausgabe erfolgt in einer Excel-Datei, die sich auch zu einem späteren Zeitpunkt, offline anpassen oder beispielsweise um Prozessdiagramme ergänzen lässt. 

Ist der gesamte Fragenkatalog ausgefüllt, ist das Lastenheft fertig und eignet sich als digitale Ausschreibungsunterlage, um mit potenziell geeigneten ERP-Anbietern in Erstkontakt zu treten. Der große Vorteil im Vergleich zu externen ERP-Beratern liegt neben der zeitlichen Flexibilität bei der Bearbeitung des Fragebogens insbesondere in der Kostenersparnis. So kann sich ein Unternehmen zunächst ein Bild davon machen, welche Voraussetzungen die neue Software erfüllen muss, ohne ein finanzielles Risiko einzugehen. 

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