„Die Dokumentenflut wurde immer größer“

Ortsübergreifende Verkehrsprojekte mit ECM

Als Projektmanagementgesellschaft in öffentlicher Hand steuert die Deges komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte von der Planung über die Auftragsvergabe an externe Dienstleister bis zur Abnahme und Abrechnung. Mit bis zu 500.000 Dokumenten pro Projekt und einer zunehmend dezentralen Organisation waren die Dokumente und zugehörigen Prozesse immer schwerer zu managen. Abhilfe schaffte eine zentrale ECM-Plattform.

  • Stark befahrene Autobahn

    Mit der Einführung einer Enterprise-Content-Management-Lösung sollten bei der Deges alle relevanten Informationen zu einem Verkehrsprojekt systematisch zusammengeführt und kontextbezogen zugänglich gemacht werden.

  • Jens Düssel, Abteilungsleiter IT und Organisation bei Deges

    Mit der Einführung der strategischen, unternehmensweiten ECM-Plattform haben wir die technische Basis für viele weitere erfolgreiche Jahre und Verkehrsprojekte geschaffen“, erläutert Jens Düssel, Abteilungsleiter IT und Organisation bei Deges.

Unter dem Motto „Wege sind unser Ziel“ trägt die Deges seit 1991 dazu bei, Menschen und Güter über Verkehrswege per Straße, Schiene und Wasser effizient zu vernetzen. Im Rahmen der betreuten Infrastrukturprojekte müssen zahlreiche Dokumente, Akten und Informationen auf den Weg gebracht werden, um zum richtigen Zeitpunkt bei den verschiedenen Projektbeteiligten verfügbar zu sein.

Insgesamt 280 Mitarbeiter sind aktuell bei der Deges in der Berliner Zentrale und an projektnahen Standorten in Bremen, Hamburg, Düsseldorf und Wiesbaden beschäftigt. Mit der Ausweitung des Aufgaben- und Wirkungsbereichs entwickelte sich eine zunehmend dezentrale Arbeitsweise mit flexibel zusammengesetzten Projektteams. Wo früher feste Bereiche ihre eigenen Arbeitsweisen und Informationssilos entwickelten, arbeiten die hochqualifizierten Ingenieure, Juristen und Kaufleute heute über Standorte hinweg an verschiedenen Projekten und tauschen Dokumente aus. „Daraufhin mussten wir unsere IT und Organisation neu ausrichten. Wir brauchten ein einheitliches Ablagesystem, um die Zusammenarbeit bereichsübergreifend zu organisieren“, beschreibt Jens Düssel, Abteilungsleiter IT und Organisation, die Initialzündung für die Einführung einer Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM). „Die Dokumentenflut wurde immer größer und der Ruf nach einem Dokumenten-Management-System immer lauter.“

Unternehmensweiter Fokus auf Geschäftsprozesse

Alle relevanten Informationen zu einem Verkehrsprojekt oder einem anderen Vorgang sollten dazu systematisch zusammengeführt und kontextbezogen zugänglich gemacht werden – von der Ausschreibung über die gesamte Korrespondenz mit Auftraggebern und Dienstleistern bis zur Abrechnung, lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar. Vorhandene IT-Systeme wie SAP und das Grunderwerbssystem GE 7 sollten ebenfalls mit der neuen ECM-Plattform integriert werden. „Die Informationen müssen dann zur Verfügung stehen, wenn ich sie brauche. Wenn ich eine Entscheidung fällen muss, dann will ich die benötigten Informationen automatisch geliefert bekommen und nicht danach suchen müssen“, erläutert Jens Düssel diese Zielsetzung der ECM-Einführung. „Dazu müssen die Informationen konsolidiert und die verschiedenen Programme miteinander verdrahtet werden. Durchgängiges Enterprise Content Management – mit dieser Vision sind wir von Anfang an gestartet.“

Von Informationssilos zur ECM-Plattform

Der erste Schritt zur einheitlichen ECM-Plattform für die gesamte Projektabwicklung war die Zusammenführung und Strukturierung aller relevanten Inhalte. Vorhandene Informationssilos in Dateisystemen, zwei lokal eingesetzten DMS- bzw. Archivsystemen und einer Bilderdatenbank mit 30.000 Bildern wurden konsolidiert und in die Doxis4 iECM-Suite von SER übertragen. Für Übersicht und Struktur im umfangreichen Dokumentenbestand sorgen verschiedene digitale Aktentypen wie z.B. Vertragsakte, Projektakte, Landesakte. Auch Spezialformate wie CAD- oder GIS-Daten wurden in den Dokumentenbestand in das zentrale ECM übernommen und sind nun über integrierte Viewer zugänglich. Ein spezieller Viewer und Editor wurde auch für PDF-Dokumente wie Umweltübersichten, Landkarten oder Detailpläne integriert. Sie können Dateigrößen von 100 MB pro Dokument oder mehr erreichen. Um diese performant bearbeiten zu können – einschließlich Messen von Abständen, Strecken und Flächen – ist die Speziallösung PDF-XChange direkt über Doxis4 eingebunden.

Geschützte Räume für Zusammenarbeit und Dokumente

Als Projektmanagementgesellschaft nutzt die Deges den umfangreichen Dokumentenbestand nicht nur intern, sondern steht im ständigen Austausch mit Auftraggebern und Dienstleistern wie Vermessern, Bauunternehmern, Architekten etc. Diese externen Projektbeteiligten können über einen Webzugang auf Dokumente und Bereiche im Doxis4-Projektraum zugreifen, die vom Projektleiter für sie zum Lesen bzw. Bearbeiten freigegeben sind – ohne Installation, von jedem Ort aus. „Der Webprojektraum ist für uns eine wichtige Arbeitserleichterung in der Projektarbeit: ein digitaler Raum, wo man sich trifft, wo man Dokumente austauscht und sich das ganze Versenden von E-Mails und CDs sparen kann“, ist Jens Düssel überzeugt. Sechs Wochen nach Produktivsetzung der Lösung hatten die Deges-Mitarbeiter Dokumente mit mehreren Hundert externen Nutzern geteilt – und es werden täglich mehr.

Zentrale Postbearbeitung für dezentrale Organisation

Auf Basis der standortübergreifenden ECM-Plattform für alle Informationsobjekte wurden auch die verschiedenen eingehenden und ausgehenden Kommunikationskanäle (Brief, Fax, E-Mail) zentralisiert und automatisiert. „Früher haben die Niederlassungen ihre Posteingänge in Päckchen gepackt und in die Berliner Zentrale geschickt. Dann hat sie der Bereichsleiter hier bearbeitet, entschieden, was zu tun ist, und die Post wieder zurückgeschickt“, erinnert sich Jens Düssel. Jetzt werden Posteingänge in den Niederlassungen und der Berliner Zentrale einfach eingescannt, in der ECM-Lösung zusammengeführt und an die Abteilungs- oder Mitarbeiterpostkörbe im gesamten Unternehmen verteilt, inklusive Fristenüberwachung. Postausgänge verarbeitet die Deges ebenfalls digital, über die Freigabe bis zur automatischen Archivierung. Durch die elektronische Verarbeitung erspart sich das Unternehmen auch hier lange Wege und kann schneller reagieren.

Mit ECM auf dem richtigen Weg

„Mit der Einführung von Doxis4 als strategische, unternehmensweite ECM-Plattform haben wir die technische Basis geschaffen für viele weitere erfolgreiche Jahre und Verkehrsprojekte“, fasst Jens Düssel zusammen. „Nun geht es an den organisatorisch getriebenen Auf- und Ausbau von weiteren Workflows.“ Dabei profitiert der Anwender von der Flexibilität in der Organisation und der bereichs- und standortübergreifenden Zusammenarbeit. Weitere Niederlassungen – wie die neue Düsseldorfer Zweigstelle – lassen sich ohne Umwege in die bestehende Infrastruktur integrieren. Für den einzelnen Mitarbeiter liegen die Mehrwerte in der täglichen Projektarbeit: einheitliche, vertraute Strukturen in allen Projekten, vollständige kontextbezogene Informationen und der Wegfall von manuellen Routinetätigkeiten

Deges
Branche: Projektmanagementgesellschaft für Verkehrsinfrastrukturprojekte
Hauptsitz: Berlin
Mitarbeiter: rund 300
www.deges.de

Bildquelle: Thinkstock/iStock, Deges

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