Mit Outsourcing in die digitale Moderne

Papierlos in nur vier Wochen

Aufgrund einer Vakanz war die Finanzbuchhaltung des Textilien-Spezialisten Westfalenstoffe AG unbesetzt. Das Unternehmen wagte den Sprung in die Moderne und digitalisierte innerhalb nur eines Monats sämtliche Belegflüsse. Deren Verarbeitung übernimmt seitdem ein externer Dienstleister.

  • Stoffe der Westfalenstoffe AG

    Bei ihren Stoffen legt die Westfalenstoffe AG viel Wert auf Qualität „made in Germany“ sowie Nachhaltigkeit.

  • Servietten aus Stoff

    Die Westfalenstoffe AG gibt es seit 1935. In Münster sind 25 Mitarbeiter beschäftigt.

Wer bei Stoffen zur Herstellung von Kleidung, Bettbezügen, Tischwäsche, Kinderspielzeug und Accessoires Wert auf Qualität „Made in Germany“ und Nachhaltigkeit legt, wird bei der familiengeführten Westfalenstoffe AG fündig. Seit der Gründung vor mehr als 80 Jahren werden traditionell gelebte Werte mit modernen Anforderungen verknüpft.

Die daraus gewonnene Flexibilität spiegelt sich nicht nur in den Produkten und Mitarbeitern, sondern auch der IT wider. Aus diesem Grund sah Magnus vor dem Brocke Mackenbrock, Vorstand der Westfalenstoffe AG, einer Herausforderung gelassen entgegen: „Es galt, eine Vakanz in der Finanzbuchhaltung so schnell wie möglich adäquat zu besetzen. Das war jedoch nicht möglich. Deswegen haben wir uns dazu entschieden, in dieser Abteilung gleich den Sprung in die Moderne zu wagen: Alle Belegflüsse sollten künftig komplett digital ablaufen und die Verarbeitung an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Dadurch versprachen wir uns nicht nur eine größere Unabhängigkeit hinsichtlich krankheits- oder urlaubsbedingter Einschränkungen. Es war zudem die ideale Gelegenheit, in dieser Abteilung den Abschied vom Papier einzuläuten.“

Die richtigen Partner gefunden

Für das Outsourcing des Rechnungswesens wurde die FiManS GmbH gefunden. Als es aber um die Belegdigitalisierung, Einrichtung der Freigabe-Workflows und Anbindung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) Comarch ECM iS ging, musste Magnus Mackenbrock notgedrungen mit einem der Unternehmensgrundsätze brechen, wie er mit einem Augenzwinkern erzählt: „Wo immer es geht, beziehen wir unsere Materialien aus Deutschland. Bei diesem IT-Projekt sind wir von diesem ‚ehernen‘ Prinzip allerdings abgewichen – aus gutem Grund: Denn aufgrund positiver Erfahrungen aus früheren DMS-Projekten kam für uns nur die Eks Informatik GmbH aus Österreich in Frage.“ Eine erste Anfrage ergab, dass die Produkte für die Belegerfassung und -bearbeitung und für die Weiterleitungs- und Genehmigungsprozesse aus funktionaler Sicht auf die Anforderungen passten. Da sich darüber hinaus die Preisgestaltung für je fünf Lizenzen aus Sicht des Vorstands ebenfalls im realistischen Rahmen bewegte, erfolgte der Auftrag für die Umsetzung.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Umstellung auf ein papierloses Belegwesen

Die zentrale Anforderung bestand darin, alle bislang papiergebundenen Belegflüsse und Freigabeprozesse im Unternehmen zu digitalisieren. Parallel dazu sollte der externe Dienstleister effizient in die neuen papierlosen Workflows eingebunden werden. Ein wichtiges Kriterium für Magnus Mackenbrock war, dass das Zahlenmaterial so aktuell wie möglich zur Verfügung steht. Die Belege sollten aus diesem Grund fortlaufend übermittelt werden und nicht nur einmal in der Woche via Batch-Verarbeitung. Dem Thema Transparenz hatten sich auch die Belegflüsse unterzuordnen: Es musste zu jedem Zeitpunkt sichergestellt sein, dass der Verbleib und Status jedes Dokuments klar ersichtlich sind. Dazu waren für einzelne Personen bzw. Abteilungen digitale Aufgabenkörbe vorgesehen. Diese wurden mit Funktionen zur Wiedervorlage und Delegierung unter Berücksichtigung hierarchischer Freigaben sowie mit Prozesslogik ausgestattet. Nicht zuletzt galt es, die automatische Indexierung und revisionssichere Belegarchivierung im DMS umzusetzen.

Kurze und intensive Schulung

Bereits vor der ersten Anfrage beim österreichischen Dienstleister stand fest, dass es zu keinem längeren Ausfall in der Finanzbuchhaltung kommen durfte. Dementsprechend ambitioniert waren die Vorgaben: Das komplette Projekt sollte innerhalb von vier Wochen und im Rahmen des dafür vorgesehenen Budgets umgesetzt werden. Aus diesem Grund fiel die Entscheidung, alles via Remote-Anbindung durchzuführen. Dadurch konnten Zusatzaufwände für Kick-off-Meetings vor Ort sowie Reisekosten vermieden werden. Den Beteiligten war bewusst, dass die engen zeitlichen Vorgaben nur mithilfe eines überdurchschnittlichen Einsatzes eingehalten werden konnten. Daher wurden die IT-Spezialisten der Westfalenstoffe AG von Anfang an aktiv in das Projekt eingebunden. Nach einer kurzen und intensiven Schulung konnten sie weitestgehend selbständig arbeiten und eine Vielzahl der Anforderungen – wie die Konfiguration und Integration von Prozessen – alleine umsetzen. Durch dieses intensive „Zuarbeiten“ ließen sich auch die Erweiterungen und Ergänzungen bewältigen, die dem ursprünglichen Projektumfang erst nachträglich hinzugefügt wurden.

Was will man mehr?

Das komplette Projekt wurde wie geplant in nur vier Wochen umgesetzt. Sämtliche Papierbelege werden bei der Westfalenstoffe AG seither mittels der Funktion „Frühes Scannen/Archivieren“ erfasst. Per Mail eintreffende Dokumente lassen sich einfach mittels Drag-and-Drop verarbeiten. Anschließend wird automatisiert der Genehmigungsprozess durch die internen Abteilungen gestartet. Nach Abschluss aller Freigabeprozesse stehen die Daten dem externen Dienstleister in einem digitalen Ablagefach zur Verfügung, worauf dieser mittels VPN zugreift. Magnus Mackenbrock dazu: „Es gibt in diesem Prozess weder einen Medienbruch noch die Notwendigkeit für eine andere Anwendung.“ Sein endgültiges Fazit fasst der Vorstand der Westfalenstoffe AG in zwei Sätzen zusammen: „Wir verfügen nun über einen komplexeren Funktionsumfang als ursprünglich geplant, bei gleichzeitiger Zeit- und Budgeteinhaltung. Was will man mehr?“

Bildquelle: Westfalenstoffe AG

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