DMS: Interview mit Marcus Laube, Crossinx

Papierloses Büro statt Zettelwirtschaft?

Das papierlose Büro ist in aller Munde und verdrängt die Zettelwirtschaft. Lagen früher tonnenweise Bücherstapel, Berge aus Zetteln und Ordner voller Rechnungen auf dem Büroschreibtisch, werden sie heute spartanisch von Laptop und Tablet ersetzt – zumindest gilt dies für zahlreiche Großunter­nehmen. Mittelständische Unternehmen sind bei der Umstellung deutlich vorsichtiger. Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer der Crossinx GmbH, erklärt, warum die Digitalisierung den Unternehmen so schwer fällt und welche Vorteile sie etwa bei der Umstellung von papierbasierten- auf elektronische Rechungenen haben.

„Die Cloud kann die unternehmenseigene IT optimieren und die Mitarbeiter entlasten. Sie hat außerdem das Potentital, Wachstum zu fördern“, meint Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer der Crossinx GmbH.

ITM: Herr Laube, vor welchen spezifischen Herausforderungen
steht der Mittelstand hinsichtlich der Digitalisierung?
Marcus Laube:
Mittelständlern fällt die Umstellung auf digitale Prozesse oft besonders schwer, da sie ganz eigene Herausforderungen zu bewältigen haben. Wo große Unternehmen in IT-Angelegenheiten einen CIO haben, herrscht in  mittelständischen Unternehmen oft Fachkräftemangel. Die Bandbreite an digitalen Themen ist jedoch derart groß, dass sich viele Firmen erschlagen fühlen.

In kleinen und mittleren Unternehmen fehlt es häufig an praktischem Wissen, wie die Digitalisierung der Prozesse am besten ablaufen sollte. Zwar ist sie für zahlreiche Mittelständler als Trend erkannt worden, bei der Umsetzung hapert es jedoch. Angefangen bei Schwierigkeiten, wenn es um die Auswahl geeigneter Software geht, über organisatorische Schwachstellen bis hin zu unklaren Regeln, sind IT-Projekte oftmals zum Scheitern verurteilt. Häufig werden Projekte nicht sorgfältig genug geplant und die Angst vor konsequenzenreichen Fehlentscheidungen sitzt den Unternehmern zusätzlich permanent im Nacken. Ein weiteres Problem ist die Auffassung, Software sei zu teuer und zu komplex für das Volumen, über das ein mittelständisches Unternehmen verfügt. Dabei sind für den Austausch von Dokumenten heute keine IT-Ressourcen und Fachexperten mehr notwendig.

ITM: Betrachten wir beispielhaft die Rechnungsbearbeitung: Welche Rolle spielt die Umstellung von der papierbasierten zur elektronischen Rechnung?
Laube:
Den wenigsten Unternehmen ist bewusst, dass die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Rechnungen Kostenersparnisse von bis zu 70 Prozent pro Rechnung birgt. In Deutschland werden jährlich über sechs Milliarden Rechnungen versendet, mehr als 90 Prozent davon immer noch per Post und auf Papier ausgedruckt. Unternehmen unterschätzen die finanziellen Ersparnisse durch eine Prozessoptimierung und die Menge an wertvoller Zeit, die sie sparen könnten.

Mittelständler zögern bei der Digitalisierung, da sie ein aufwendiges Projekt und einen langwierigen Umstellungsprozess befürchten. Dabei steht „E-Invoicing“ für schnelle und skalierbare Erfolge. Mittlerweile gibt es Lösungen, die speziell auf den Mittelstand zugeschnitten sind und den kompletten Prozess der Rechnungsbearbeitung vom Eingang über die Freigabe bis hin zur Verbuchung in beliebigen ERP-Systemen abdecken.

ITM: Cloud Computing bietet dem Mittelstand zwar große Chancen, doch schrecken viele Unternehmen noch zurück. Wie schätzen Sie die Zurückhaltung ein und welche Ratschläge können Sie geben?  
Laube:
Das Thema „Cloud“ löst im Mittelstand eine große Unsicherheit aus. Vielen Unternehmen fehlt hier das nötige Vertrauen. Sie fürchten neben komplexen Prozessen Spähattacken, Sicherheitsverlust und Datenschutzverletzungen, die sie daran hindern, umfassend auf die Cloud zu setzen. Diese Überlegungen sind wichtig und berechtigt, sollten aber Firmen nicht davon abhalten, die Vorteile zu entdecken. Das Private-Cloud-Modell, für das sich übrigens die meisten Mittelständler letztendlich entscheiden, hat im Gegensatz zur Public Cloud Zertifizierungen.

Die Cloud kann die unternehmenseigene IT optimieren und die Mitarbeiter entlasten. Sie hat außerdem das Potential, Innovation und Wachstum zu fördern. Das eigene Geschäft kann modernisiert und Produkte und Dienstleistungen können schneller in den Markt integriert werden. Mit neuen Geschäftsmodellen können mittelständische Unternehmen außerdem neue Märkte sowie flexiblere Vertriebskanäle im globalen Markt erschließen. Anwender sollten bei der Cloud darauf achten, dass die Rechenzentren der Anbieter im regionalen Umfeld stehen, was nicht nur einen Standortvorteil, sondern auch eine hohe Sicherheit gewährleistet.

Die Vorsicht des deutschen Mittelstands bei der Digitalisierung und beim Thema „Cloud Computing“ ist nachvollziehbar. Wer sich jedoch als Mittelständler permanent auch in Zukunft gegen neue Technologien wehrt, lässt sich zahlreiche Vorteile und Möglichkeiten entgehen.

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