Ein Blick in die Finanzbuchhaltung

Papierloses Büro – Vision oder Realität?

Laut Ralf Schlüter, Leiter Produktmanagement bei Diamant Software, war in den 2000er Jahren das papierlose Büro noch Vision. Nun werde es nach und nach zur Realität: E-Rechnungen, E-Banking – die meisten Belege seien bereits heute automatisierbar und damit auch weitestgehend fehlerfrei zu verarbeiten.

Ralf Schlüter, Diamant

„Ob ich über ein offenes WLAN die Bankgeschäfte tätige, obliegt der Risikobereitschaft des Einzelnen“, betont Ralf Schlüter von Diamant.

ITM: Herr Schlüter, welche Faktoren beeinflussen derzeit die Entwicklung von modernen Finanzsoftware-Lösungen?
Ralf Schlüter:
Im Grunde sind es dieselben Faktoren, die mittlerweile alle Bereiche des menschlichen Lebens eingenommen haben: Digitalisierung, Vernetzung und Automatisierung. Daten und Informationen sind durch die neue Offenheit und die Forderungen nach Transparenz für jedermann verfügbar und können so schneller aufbereitet und weiterverwendet werden. Genau diese Faktoren beeinflussen uns auch bei der Entwicklung des Rechnungswesens. So fordern unsere Kunden mehr Transparenz. Beispielsweise sollen Informationen heutzutage zielgruppengerecht und auch individuell verfügbar sein – dies alles möglichst mobil auf Smartphone oder Tablet, um auch die Generation Y für Rechnungswesen begeistern zu können. Ein großes Thema sind schlanke Prozesse, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.

ITM: Welche Rolle spielt das Thema „Mobilität“ etwa in Form von mobiler Finanzbuchhaltung? Nutzen Mittelständler das?
Schlüter:
Der Endverbraucher ist schon längst umgeben von der Digitalisierung. Smartphones und Tablets sind Gegenstände des alltäglichen Gebrauchs und kaum wegzudenken. Neue, effiziente Funktionen vereinfachen das Leben stetig und verkürzen signifikant die Zeit für mühselige Aufgaben. Mobilität – auch im Kontext der eigenen Finanzen – ist im Alltag bereits selbstverständlich, so z.B. beim Online Banking. Ein Aspekt ist auch die mobile Bereitstellung von Daten, Reports, Kennzahlen für Bereichsverantwortliche und die Geschäftsführung. Zudem erhalten wir bei Neuinvestitionen vermehrt die Anfrage nach einer Cloud-Lösung. Gerade in puncto Zukunftssicherheit sieht man den Vorteil eines mobilen Zugriffs. Überdies werden Mitarbeiter durch mobile Anwendungen flexibler etwa im Home Office unterstützt.

ITM: Worin sehen Sie die Vor- und Nachteile?
Schlüter:
Die Generation Y und auch Z, die jetzt zunehmend in den Arbeitsmarkt eintritt, ist von Grund auf anders vernetzt und mobil aktiv. Hier sind die Erwartungen, welche die Flexibilität durch mobiles Arbeiten heutzutage ermöglicht, ob nun im Home Office oder Offside, recht hoch. Damit unsere Kunden schließlich auch als Arbeitgeber attraktiv bleiben, müssen wir diese Erwartungen an Flexibilität unterstützen. Sicherlich lassen sich nicht alle Tätigkeiten im Rechnungswesen im Home Office erledigen, wobei unter „Rechnungswesen“ nicht mehr die Buchhaltung von vor 20 Jahren zu verstehen ist.

ITM: Wie ist es hier um die Sicherheit bestellt, wenn Anwender von unterwegs über ihr mobiles Endgerät auf die Unternehmensfinanzen zugreifen und finanzielle Geschäfte tätigen?
Schlüter:
Es ist das A und O, dass hierbei entsprechende Sicherheitsaspekte Berücksichtigung finden.

ITM: Welche Rolle spielen demnach Sicherheitszertifikate für Finanzsoftware-Lösungen? Welche Bedeutung schreiben Mittelständler solchen Zertifikaten überhaupt zu?
Schlüter:
Viele sind nach wie vor der Meinung, dass die Daten im eignen Rechenzentrum am sichersten sind. Viren wie beispielsweise der „Locky“-Virus in jüngster Zeit haben gezeigt, dass man sich niemals ganz sicher sein kann. Mit dem Blick in die Zukunft und der Zunahme an Cloud-Lösungen bei betrieblicher Software, ist es ratsam, die Verantwortung für die Sicherheit gefühlt „abzugeben“ an ein erfahrenes Rechenzentrum, dessen Kerngeschäft und tägliches Brot eben die „Datensicherheit“ ist.

ITM: Sollten Finanzlösungen nicht ohnehin sicher sein? Warum dann ein Sicherheitszertifikat?
Schlüter:
Wir sind auf dem Weg in eine neue Sicherheitskultur, die von zwei Faktoren geprägt wird: der allumfassenden Vernetzung der Welt und dem Wandel der Verantwortung, die heute mehr denn je bei den Unternehmen und den einzelnen Personen liegt. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden bzw. sie tragen zu können, sind diese Zertifikate eine wichtige vertrauensbildende Maßnahme für die Kunden. Im privaten Umfeld vertrauen wir den Rechenzenten unserer Banken doch auch. Ob ich dann über ein offenes WLAN die Bankgeschäfte tätige, obliegt der Risikobereitschaft des Einzelnen. Als Anbieter von Cloud-Lösungen ist es erforderlich, dem Anwender hier die unterschiedlichen Security-Pakete anzubieten und ihm beratend zur Seite zu stehen.

ITM: Wie sollten Anwender letztlich bei der Anbieter- und Lösungsauswahl vorgehen? Was muss eine moderne Finanzsoftware für den Mittelstand heutzutage leisten können?
Schlüter:
Unter der Voraussetzung, dass die Lösung die Anforderungen des Anwenders umsetzen kann, sind die drei wichtigsten Aspekte: Zukunfts- und Investitionssicherheit, Cloud-Fähigkeit und Usability, sprich Anwenderfreundlichkeit. Also auch die Fragen stellen: Wie sicher ist es, dass es die Lösung noch in zehn Jahren am Markt gibt? Wie breit und verlässlich ist die Anwenderbasis? Es lohnt sich in jedem Fall, auch Referenzkunden zu besuchen, um sich selbst ein Bild machen zu können. Ein enormer Vorteil ist, auf Standards bei den Technologien zu setzen, deren Weiterentwicklung gesichert ist. Was den Nutzeraspekt anbelangt, sollte man sich das User Interface genauer ansehen und ruhig etwas länger in einer Testversion ausprobieren, auch mit mehreren Anwendern. Da zeigt sich dann auch ganz schnell, wie hoch der Einarbeitungs- und Schulungsaufwand sein wird – moderne Software ist größtenteils intuitiv und selbsterklärend.

ITM: Wie wird sich der Bereich „Finanzsoftware“ Ihrer Meinung nach in den kommenden Jahren weiterentwickeln?
Schlüter:
Das Stichwort lautet eindeutig „Automatisierung“. War in den 2000er Jahren das papierlose Büro noch Vision, wird es nach und nach zur Realität: E-Rechnungen, E-Banking – die meisten Belege sind bereits heute automatisierbar und damit auch weitestgehend fehlerfrei zu verarbeiten. Diese Prozessoptimierung ist inzwischen auch bei den Prozessen des Finanzwesens und des Controllings angekommen. Und schließlich legt die Software als Werkzeug den Fokus noch stärker auf den Mitarbeiter und dessen Anforderungen – und das nicht nur bezogen auf die eigentlichen Aufgaben in der Buchhaltung, sondern ebenso auf die Veränderungen seiner Rolle. In dieser Hinsicht beschreibt der Buchhalter zunehmend mehr und mehr Prozesse und überwacht diese, anstatt die Prozesse selbst auszuüben, denn das sollte die Software automatisiert können – und ist teils auch vom Gesetzgeber über GoBD vorgeschrieben, die die Aufzeichnung in elektronischer Form sowie den Datenzugriff regelt. So ist darin nicht nur vorgeschrieben, dass Buchhaltungsdaten gegen Verlust und unberechtigten Zugriff zu sichern sind, sondern ebenso die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten. Demnach wird künftig auf elektronische Workflows und Bearbeitungsproesse bei der Rechnungsverarbeitung noch mehr Wert gelegt und diese in die Rechnungswesen-Software direkt eingebunden werden müssen.

Bildquelle: Diamant

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