Digitalisierung im Mittelstand

Passgenaue Services für die Getränkebranche

Team Beverage stellt mittelständischen Unternehmen der Getränkebranche Reports und Analysen im Rahmen von Self-Service-BI via SAP Analytics Cloud zur Verfügung.

  • Team-Beverage-Vorstandsmitglied Uwe Albershardt (re.) und Matthias Helm, Geschäftsführer des Tochterunternehmens Team Business IT.

    Team-Beverage-Vorstandsmitglied Uwe Albershardt (re.) und Matthias Helm, Geschäftsführer des Tochterunternehmens Team Business IT.

  • Team-Beverage-Vorstandsmitglied Uwe Albershardt

    „Wir wollen den Mittelstand in einem Maße digital professionalisieren, das der einzelne Getränkehändler gar nicht erreichen kann,“ so Uwe Albershardt.

  • Matthias Helm, Geschäftsführer des Tochterunternehmens Team Business IT

    „Wir bieten Module wie Warenwirtschaft, Data Warehouse oder CRM, allesamt zugeschnitten auf die Getränkebranche“, betont Matthias Helm.

Im Jahr 2016 schlossen sich drei zuvor eigenständige Verbundgruppen der Getränkebranche zusammen und gründeten Team Beverage. Für die Partner- und Mitgliedsunternehmen der Verbundgruppe, zu denen Getränkefachgroßhändler, Getränkefachmärkte und Firmen aus dem Convenience-Bereich zählen, übernimmt das Unternehmen eine Reihe von Vermarktungsservices. Hinzu kommt mittlerweile die Möglichkeit, aussagekräftige Business-Intelligence-Reportings im Self-Service-Verfahren zu beziehen. Die dafür notwendige, reichhaltige Datenbasis besitzt Team Beverage dank der Datenmeldung der angeschlossenen Partner, bereitgestellt werden die Reports via SAP Analytics Cloud (SAC). Vorstandsmitglied Uwe Albershardt und Matthias Helm, Geschäftsführer des Tochterunternehmens Team Business IT, stehen Rede und Antwort.

ITM: Herr Albershardt, in welchem Umfeld ist Team Beverage tätig?
Uwe Albershardt: In der Getränkebranche bewegen wir uns in einem Geschäftsfeld, das je nach Art des jeweiligen Partnerunternehmens sehr unterschiedliche Arbeitsweisen erfordert. Der Getränkegroßhandel agiert anders als Getränkefachmärkte und schon gar als Tankstellen. Aufgrund der Weiterentwicklung des Marktes stellten wir jedoch vor ca. vier Jahren erste Überlegungen an, ob und wie eine Zusammenlegung unserer Systemzentralen Synergien schaffen könnte – immer vor dem Hintergrund, uns auch strategischen Partnern öffnen zu wollen. Dies war wohl der wichtigste Ansatz hinter dem Zusammenschluss.

ITM: Strategische Partnerschaft heißt konkret?
Albershardt: Wie überall, verändert sich die Welt auch in unserem Umfeld. Wurden die Gastronomen früher von vielen Außendienstlern besucht, bevorzugen sie heute einen Ansprechpartner, der alle Vermarktungs- und Einkaufsaktivitäten für sie abwickelt.

Als erster strategischer Partner stieg Paulaner ein. In Süddeutschland tickt die Getränkebranche völlig anders als im Norden, was daran liegt, dass es im Süden noch sehr viele Brauereien gibt, die die Gastronomen meist im Direktgeschäft beliefern. Deswegen fehlen vielerorts größere Fachgroßhändler. Das Direktgeschäft macht es für uns prinzipiell eher uninteressant, aber auch dort verändert sich das Geschäft: Paulaner möchte in seinem Heimatmarkt weiterhin die Distribution im Griff behalten und übernahm in diesem Zuge einige Fachgroßhändler. Paulaner ist gut verankert im Süden, Team Beverage besitzt die entsprechenden Leistungsmodule, die Paulaner benötigt, um das Geschäft voranzutreiben.

Der zweite strategische Partner war Transgourmet, auch als Aktionär. Abgesehen von seiner Finanzkraft wurde Transgourmet vor allem deshalb strategischer Partner, weil er die gesamte Reichweite des Foodgeschäfts und der Gastronomie einbringt. Der dritte Partner ist der Aktionär Nordmann, der vorher bereits Inhaber der drei Systemzentralen war. Er vertritt als Gesellschafter in der Gruppe das Thema Getränkefachgroßhandel.

Zuletzt stieg indirekt über ein Joint Venture die Oetker-Gruppe – sprich Radeberger – ein, was für uns auch nochmals ein wichtiger Schritt ist, weil Radeberger starke Fachgroßhändler hat und unsere Marktstellung somit nochmals verbessert.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 4/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Hält die Konsolidierung des Brauerei-Marktes ungebremst an?
Albershardt: Absolut. Zwar gab es zuletzt einige Jahre etwas Pause in Sachen Übernahmen und Käufe. Der Biermarkt in Deutschland entwickelte sich hinsichtlich der Wertschöpfung insgesamt jedoch sehr negativ, weshalb er für ausländische Unternehmen zunehmend unspannend wird.

Die Preise sind am Boden, woran die Brauereien gehörigen Anteil haben. Das ändert aber nichts daran, dass die Kategorie Bier für uns weiterhin einen hohen Stellenwert besitzt.

ITM: Wie würden Sie Ihre Position in diesem Umfeld beschreiben?
Albershardt: Die strategischen Partnerschaften haben uns einen enormen Schub gegeben. Wir besitzen damit eine ganz andere Marktbedeutung und bieten viele Leistungsangebote in den unterschiedlichen Kundendivisionen an. Dies erhöht die Komplexität, erlaubt uns jedoch in einigen Bereichen einen Spezialisierungsgrad, der sonst von keinem anderen Unternehmen in Deutschland erbracht werden kann.

ITM: Welche Rolle spielt dabei die IT?
Albershardt: Wir werden schrittweise versuchen, den Mittelstand digital in einem Maße zu professionalisieren, das der einzelne Getränkehändler gar nicht erreichen kann. Man muss wissen, dass die Getränkebranche noch immer den Prototypen der alten Welt darstellt. Es passiert nicht viel in Sachen Digitalisierung, es fehlt sowohl an Professionalität als auch an Finanzkraft.

Hier setzt die Arbeit der Verbundgruppe an. Die Getränkebranche braucht Digitalisierung, sonst wird sie nicht überleben können. Die Branche muss wegen der immer geringeren Margen an der Kostenschraube drehen. Zudem müssen die Prozesse und Strukturen verschlankt werden – und damit ist man automatisch bei der IT. Wir unterstützen unsere Partner bei der Digitalisierung und stellen entsprechende Systeme bereit.

Uwe Albershardt

  • Alter: 58 Jahre
  • Familienstand: verheiratet
  • Werdegang: seit 2007 bei NGV, dort als Geschäftsführer verantwortlich für die Entwicklung der Systemzentrale; zuvor von 1994-2001 als Brand Manager bei der damaligen Brauerei Beck & Co.; ab 2001 Sales Director für die Gastronomie und den Getränkefachgroßhandel
  • Derzeitige Position: Vorstand
  • Hobbys: Garten, Reisen, Wassersport

ITM: Wie viele Mitgliedsunternehmen haben Sie?
Albershardt: Das ist sehr unterschiedlich. Im Bereich Großhandel/Gastronomie haben wir mittlerweile 65 Vertrags- und ca. 400 Lieferpartner in Deutschland. Damit sind wir recht gut aufgestellt in Deutschland, im Süden aus besagten Gründen eher noch schwächer. Im Einzelhandel vertreten wir deutschlandweit ca. 2.000 Fachmärkte. Im dritten Segment, dem Convenience-Geschäft, arbeiten wir sehr stark mit den Mineralölgesellschaften zusammen. Wenn man in Deutschland an einer Tankstelle eine Mehrwegflasche kauft, kann man zu 90 Prozent davon ausgehen, dass wir etwas mit deren Lieferung zu tun haben.

ITM: Wer sind denn Ihre Wettbewerber?
Albershardt: Es gibt in einzelnen Leistungskategorien Wettbewerber. Klassisch ist es die Systemgastronomie, die bei der Belieferung der großen Ketten wie L’ Osteria, Vapiano oder Hilton Hotels mitmischt. Aber in den anderen Leistungsmodulen gibt es keine wirklichen Wettbewerber.

Hier muss sich der Mittelstand entscheiden, der ja verständlicherweise aus Angst vor dem Verlust seiner Eigenständigkeit Veränderungen fürchtet. Diese Befürchtung ist uns betreffend jedoch unbegründet, weil die Partner im Rahmen unseres Konzepts ihre Eigenständigkeit in keiner Weise verlieren.

ITM: Was bringt den Partnern denn eine Teilnahme?
Albershardt: Zum einen werden sie sichtbarer, zum anderen können wir industrieseitig meist bessere Konditionen für sie verhandeln. Für mich liegt hierin jedoch nicht die Zukunft, es sind überholte Muster, möglichst viele Rabatte herauszuschlagen.

ITM: Worin liegt denn Ihrer Meinung nach die Zukunft?
Albershardt: Wir entwickeln ganz neue Ansätze wie etwa unser Reporting über die SAP Analytics Cloud. Seit langem schon widmen wir uns dem Thema SAP-Warenwirtschaft, die wir jetzt auch auf unsere Partner ausrollen. Dabei geht es vorrangig nicht um das beste Warenwirtschaftssystem, sondern schlichtweg um die Verschlankung von Prozessen.

Beispiel Stammdaten: Wenn eine große Brauerei in Deutschland ein neues Produkt auf den Markt bringt, legen in unserer Gruppe 65 Menschen diesen Artikel an. So etwas gibt es in anderen Branchen gar nicht mehr. Hätten alle Partner eine Anbindung an unsere SAP-Warenwirtschaft, würde der Artikel automatisch bei ihnen angelegt.

Die Vorteile liegen auf der Hand, aber bereits hier gehen die Bedenken los. Viele unserer Mittelständler befürchten, dass wir über unsere IT in den Besitz ihrer Daten kommen. Diese Ängste machen uns das Vorankommen schwer.

Helm: Wobei in einigen Unternehmen schon eine Veränderung im Denken spürbar ist. Gerade unser sehr breites Leistungsspektrum macht den Vorteil für die Verbundgruppenpartner aus. Zudem schaffen wir Produkte, die wir nur ihnen anbieten. Das Vertrauen hinsichtlich Digitalisierung wächst in dem Maße wie die Getränkefachgroßhändler erkennen, dass sie auf eigene Faust nicht viel werden ausrichten können – weder in finanzieller Hinsicht noch in der Ressourcenbereitstellung, die für eine solch weitreichende Umstrukturierung wie die Prozessdigitalisierung notwendig wäre.

Matthias Helm

  • Alter: 42 Jahre
  • Familienstand: verheiratet
  • Werdegang: seit Ende 90er Jahre selbstständiger Unternehmer (IT-Business-Service); Geschäftsführer im Getränkefachgroßhandelsunternehmen; Freelancer als IT-Business-Consultant; Tätigkeit in der Getränke-Verbundgruppe seit 2003
  • Derzeitige Position: Geschäftsführer
  • Team Business IT GmbH
  • Hobbys: Trekking, Laufen, Lesen

ITM: Welche sind denn die auf die Partner zugeschnittenen Dienste?
Helm: Wir bieten einzelne Module wie eine Warenwirtschaft, ein Data Warehouse oder ein CRM-System, allesamt zugeschnitten auf die Getränkebranche. Natürlich gibt es auch in unserem Segment Branchensysteme, die jeder Getränkefachgroßhändler kaufen kann. Was unsere Lösung letztlich aber ausmacht, ist die Verzahnung der Module. Wir verkaufen keine Warenwirtschaft, sondern bieten eine Prozesslösung. Außerdem sprechen wir die Sprache der Branche. Bei einem Getränkefachgroßhändler sprechen wir über Prozessoptimierung, nicht über Software-Features.

ITM: Wurde Team Beverage unter der Prämisse gegründet, den Verbundpartnern diese Prozessoptimierung mittels IT bereitzustellen?
Helm: Es war von Beginn an klar, dass IT eine ganz wesentliche Rolle spielen würde. Die Team Beverage AG bringt die Kiste Bier ja nicht selbst in den Getränkeabholmarkt, die Belieferung erfolgt über unsere Verbundgruppenpartner, die uns dann Belieferungsdaten bereitstellen. Die Arbeit unserer Verbundgruppe ist also sehr datengetrieben – das nicht erst seit Team Beverage, sondern vorher bereits in den drei Systemverbünden.

Historisch bedingt setzte sich unsere IT mit der operativen Warenwirtschaft im Getränkefachgroßhandel auseinander. Die Nordmann-Unternehmensgruppe, die ja einer unserer Gesellschafter ist, nutzt unser SAP-System zur Abbildung ihrer Getränkefachgroßhandelsprozesse. Das heißt, dass unsere IT-Mitarbeiter eine sehr hohe Affinität zum Getränkefachgroßhandel haben. Bei der Gründung von Team Beverage entschlossen wir uns, die bestehende IT-Unit in das Leistungsspektrum aufzunehmen. Dazu gründeten wir mit der Team Business IT GmbH eine separate Gesellschaft und hundertprozentige Tochter der Team Beverage, die eigenständig auftritt, um die Nische Getränkebranche zu digitalisieren.

Albershardt: Vor 20 Jahren noch war der Einkauf das Herzstück, seine Aufgabe war jedoch meist nur das Aushandeln besserer Konditionen. Diese sind heute natürlich auch noch wichtig, dennoch hat eine Verschiebung in Richtung Vermarktung stattgefunden. Schließlich nützen die besten Einkaufspreise nichts, wenn die Verkaufsquoten nicht stimmen.

Nach der Stärkung des Vertriebs ist der nächste Schritt jetzt eben die Prozessdigitalisierung und Datenverarbeitung für die Partner. Es geht um die Gewinnung, Weitergabe und gezielte Nutzung von Informationen. Machen wir uns nichts vor: Der klassische, mittelständische Getränkehändler besitzt bislang so gut wie kein Reporting zu Abverkäufen und Sortimentsveränderungen. Das meiste basiert auf Bauchgefühl und Erfahrung. Das ist übrigens nicht nur auf Handels-, sondern auch auf Industrieseite so. Von den Weltkonzernen abgesehen haben viele kleine Mineralbrunnen, Brauereien und Safthersteller meist kein eigenes Vertriebsreporting.

ITM: Denen stellen Sie Ihre Daten also zur Verfügung?
Albershardt: Selbstverständlich. Es ist unser Alleinstellungsmerkmal, dass wir das Mittelstück sind. Zur Industrieseite, wo wir aufgrund unserer Größe und des einhergehenden Absatzvolumens eine gewisse Bedeutung haben, und zum Groß- und Einzelhandel.

Letztlich laufen jedoch alle unsere Aktivitäten über den Großhandel, den man auch zur Belieferung von Tankstellen benötigt. Folglich müssen wir diese Großhändler digital stärken.

ITM: Was entgegnen Sie dem häufig gehörten: „Das haben wir aber schon immer so gemacht“?
Albershardt: Vielleicht könnten wir noch einige Jahre weitermachen wie bisher, aber wahrscheinlich braucht man uns dann irgendwann nicht mehr, weil Unternehmen wie Amazon in den Markt eintreten. Unser Auftrag ist es, den Großhändlern Services anzubieten, die zunehmend gefordert werden. Dazu zählen digitale Angebote oder Bestellvorgänge, was heute noch die absolute Ausnahme ist. Mit Möglichkeiten und Instrumenten wie der SAP Analytics Cloud wollen wir unsere Branche insgesamt zukunftsfähig machen.

ITM: Bei Ihnen laufen die Datenstränge zusammen?
Helm: Stimmt. Man muss sich vor Augen halten, dass ein Saftabfüller oder Mineralbrunnen oft nicht weiß, wohin seine Ware genau geht. Die Getränkeindustrie beliefert den Großhandel, der die Ware wiederum an die Gastronomie und sonstige Abnehmer verteilt. Wir beschäftigen uns schon sehr lange mit der Frage, wo welche Produkte eigentlich verkauft werden. Wir veredeln und harmonisieren die gewonnenen Daten.

Harmonisierung bedeutet zuallererst die Schaffung eines Single Point of Truth – anstatt der besagten 65 unterschiedlichen Artikelnummern haben wir eine. Unser Ansatz, ein Werkzeug zur besseren Visualisierung der Daten zu etablieren, um den Vertriebsorganisationen im Fachhandel und der Industrie ein digitales Werkzeug anstelle papier- und excel-basierter Listen an die Hand zu geben, ist tatsächlich neu. Und wir spüren, dass insbesondere der Getränkefachgroßhandel sehr offen dafür ist.

ITM: Was ist denn das zündende Argument?
Albershardt: Ein wenig ist es die eigene Panik. Seit Jahren weisen wir unsere Partner darauf hin, dass sich der Markt verändert. Es kommen Konzerne wie Amazon oder andere, die wir noch gar nicht kennen. Der Wettbewerber ist dann nicht mehr der Getränkefachgroßhändler gegenüber, sondern der lauert ganz woanders.
 
Auf Kongressen, Messen und Tagungen treten nur noch Leute auf, die über Digitalisierung reden und wüste Untergangsszenarien zeichnen. Sie schüren damit in gewisser Weise diese Panik. Die Fachhändler sind zwar nicht gänzlich von allen Digitalisierungskonzepten überzeugt, wissen aber, dass sie etwas tun müssen. Für uns spricht, dass wir nicht nur auf Kongressen reden, sondern konkreten Nutzen liefern.

ITM: Sie wollen mit Ihrem Konzept Amazon zuvorkommen, bevor die neben dem Einzelhandel auch die Getränkemärkte attackieren?
Helm: Ein Getränkefachhändler hat etwas, das Amazon zunächst nicht hat: eine enge Kundenbeziehung. Zudem ist er in der fachlichen Beratung und Logistik stark. Er muss sich aber auf seine Kernkompetenzen konzentrieren können. Alle anderen Themen, allen voran Digitalisierung, sehen wir als unsere Aufgabe.

Wir müssen dem Getränkefachgroßhandel die nötigen Werkzeuge liefern: digitale Bestellkanäle und verständliche Reportings über mögliche Absatzchancen in der Gastronomie – Reportings, die nicht über 400 Seiten Excel laufen. Wir wollen dabei helfen, aktuelle Trends zu erkennen, die man Gastronomen empfehlen kann.

Albershardt: Ich sage unseren Partnern immer, dass Amazon nie eine vergleichbare Kundenbeziehung haben wird. Die brauchen sie auch nicht. Die Partner sollten im Gegenzug jedoch Teile des Konzepts von Amazon übernehmen. Beispiel: Ein 22-jähriger Gastronom hat eine gute Beziehung zu seinem Getränkehändler, soll aber immer noch Faxe schicken. Dieser Junggastronom ist mit Smartphones aufgewachsen, er bestellt privat über Apps. Irgendwann wird er von seinem Getränkehändler verlangen, online bestellen zu können. Die Getränkehändler müssen ihre Kernkompetenzen behalten und ihre Kundenkontakte pflegen. Zusätzlich müssen sie weitere Service-Module anbieten, sonst wird es schwer. Ich glaube ja, dass abgesehen von Amazon irgendwo drei Leute in einem Berliner Keller an etwas völlig Neuem tüfteln. Das bereitet mir größere Sorgen als Amazon, die ja im Grunde mittlerweile berechenbar geworden sind.

ITM: Berechenbar vielleicht, aber auch sehr finanzstark ...
Albershardt: Keine Frage, aber ich rechne immer noch stark mit Leuten, die Konzepte nach dem Vorbild von Flaschenpost entwickeln. Das kann man alles kritisch sehen, ich glaube aber, dass die Verbraucher es annehmen. Denn die Gesellschaft wird älter und auch bequemer. Etwa 30 bis 40 Prozent unserer Getränkefachmärkte stellen bereits nach Hause zu. Dieser Trend lässt sich nicht aufhalten, ob er wirtschaftlich ist, steht auf einem anderen Blatt.

Aber damit ist man direkt bei der IT, denn diese Prozesse müssen ja irgendwie gesteuert werden. Die Bestellung des Getränkekunden muss direkt zum Fahrer gelangen. Hier weiterhin per Telefon zu arbeiten, ist nicht finanzierbar.

Team Beverage ...
... hat es sich zur Aufgabe gemacht, den Mittelstand der Getränkebranche in Deutschland im Rahmen einer übergreifenden Partnerschaft zu fördern. Ziel ist es, die mittelständischen Strukturen, den Wettbewerb und die Vielfalt in der deutschen Getränkebranche zu erhalten. Deshalb begegnet Team Beverage den Entwicklungen des Marktes mit ganzheitlichen Konzepten und bündelt vier für die Industrie sehr attraktive Geschäftsfelder: Getränkefachgroßhandel, Getränkeeinzelhandel, Gastronomie und Convenience. Diese Absatzkanäle sind unter dem Dach der Team Beverage zu einer dritten starken Vertriebssäule vereint, die neben den beiden Säulen Discount und LEH/C&C steht.

ITM: Wie gingen Sie bei der Erstellung der digitalen Services vor?
Helm: Es ging darum, unser Leistungsspektrum zu erweitern, in Richtung mobile Lösungen und insbesondere in Richtung Reporting. Zusammen mit dem SAP-Systemhaus itelligence entwickelten wir einen visuellen Reporting-Ansatz, der Business Intelligence in Form von Self-Service bereitstellt. Denn wenn die Bereitstellung von Reportings in erster Linie ein IT-Thema ist, ergeben sich sehr schnell Engpässe. Viele Vertriebler kamen gar nicht mehr auf die Idee, nach Reports zu fragen, weil die IT für deren Erstellung viel zu lange brauchte. Also behalfen sie sich mit Excel.

Wir wollten eine Lösung schaffen, die Self-Service-BI ermöglicht. Dazu sprachen wir sehr intensiv mit Microsoft, von denen wir sehr viele Technologien nutzen, und natürlich mit SAP.  

ITM: Microsoft PowerBI war also ein Thema?
Helm: Natürlich haben wir uns PowerBI genau angeschaut. Es ist ein spannender Ansatz. Letztlich hatten wir aber in unserem SAP BW bereits immens viele konsolidierte und harmonisierte Daten. Damit war schnell klar, dass wir eine Lösung benötigten, die sich mindestens auf Augenhöhe mit PowerBI bewegt, gleichzeitig aber auch auf SAP aufsetzen kann.

Vor diesem Hintergrund beschäftigten wir uns intensiv mit Business Objects, das wir in Teilen bereits einsetzen. Speziell im Self-Service-Bereich landet man dann schnell bei Lumira Discovery und Lumira Designer. Wir stellten allerdings fest, dass den Produkten keine flexible Webtechnologie zugrunde liegt. Lumira besitzt einen hohen Reifegrad, aber gerade die Agilität und die Selbstständigkeit in den Fachabteilungen hätten wir damit nicht abbilden können. Will heißen: Für 80 Prozent der Reports hätten wir wieder die IT benötigt. Die Tools lassen viel an Individualprogrammierung zu, nur braucht man dazu die IT.

Ende 2017 diskutierten wir zusammen mit itelligence dann intensiv, ob wir nicht nochmals querdenken müssen. In diesem Zuge kam dann die SAP-Analytics-Cloud-Lösung ins Spiel, die damals noch ein sehr junges Produkt war. Somit war es eine Wette auf die Zukunft, ob es das richtige Tool sein würde, aber es brachte damals bereits viele Funktionalitäten mit, die hundertprozentig passten.

ITM: Welche waren das?
Helm: Das beginnt mit den automatischen, regelmäßigen Updates einer Cloud-Lösung. Wir brauchen wahrscheinlich nicht darüber zu reden, wie aufwendig ein SAP-Releasewechsel ist, was oft dazu führt, dass man ihn aufschiebt und er damit letztlich ein riesiges Projekt wird. Die sehr kurzen Innovationszyklen, die wir mitnehmen wollen, bietet ein Cloud-Produkt ja automatisch. Ebenso einfach umzusetzen waren die Anforderungen für Self-Service-BI. Und letztlich entscheidend war natürlich auch die Integration mit unserem Data Warehouse, weil beide Produkte aus einem Hause stammen.

Recht schnell fiel die Entscheidung, auf dieses Tool zu setzen und mit itelligence eine Machbarkeitsstudie zu erstellen. Ziel war es, das Ergebnis zu unserer Getränkefachhandelstagung im April 2018 zu präsentieren – was uns gelang. Das war für mich auch komplett neu, dass ein SAP-Projekt von null auf fertig in so kurzer Zeit gelingen kann – Startschuss war im Januar 2018. Das kennt wahrscheinlich niemand.

ITM: Das ist in der Tat sehr schnell!
Helm: Positiv für den Projektverlauf war, dass sich alle unsere Daten bereits im zentralen Data Warehouse befanden. Spricht man über Visualisierung und Self-Service-BI, müssen die Daten sauber sein. An der Stelle waren wir sehr gut vorbereitet. Danach entwickelten die Inhouse-IT von Team Business IT, die Berater von itelligence und der Fachbereich in sehr kurzen Zyklen immer wieder neue Ideen und setzten diese schnell um.

ITM: Iteratives Vorgehen ist eher ungewöhnlich in SAP-Projekten.
Helm: Der klassische Weg in SAP-Projekten ist ja meist der, dass die IT in einer Dunkelkammer einen Blueprint programmiert. Nach drei Wochen wird das Ergebnis dann in den Fachbereich zurückgespielt, der dann feststellte, dass es doch nicht passt. Dann folgte ein erneuter dreiwöchiger Programmierzyklus mit ungewissem Ausgang.

Wir haben im Laufe des Projekts viel entwickelt, das nicht live ging. Das war aber nicht schlimm, weil wir sehr schnell sahen, ob eine Idee funktionierte oder nicht. Dieses Vorgehen ist eine extreme Erleichterung. Zusätzlich haben wir viel über die interne Zusammenarbeit gelernt. Es entwickelt sich ein ganz anderer Geist der Zusammenarbeit: IT, Fachbereich und einige Fachgroßhändler, die wir hinzuzogen, arbeiten intensiv weiter an dem Projekt.

ITM: Was musste die Lösung denn können?
Albershardt: Wichtig ist, dass so etwas einfach funktioniert. Denn die Komplexität, die in der Getränkebranche mittlerweile herrscht, ist gerade für die Großhändler mit ihren unterschiedlichen Absatzkanälen und völlig unterschiedlichen Konditionen schwer im Blick zu behalten. Ob man Ware zu Rewe oder in die Gastronomie bringt, ist ein himmelweiter Unterschied.

Bei dieser Komplexität können wir nicht immer noch ernsthaft mit Excel arbeiten, weil man in Excel Probleme doch gar nicht auf den ersten Blick erfasst – im Grunde muss man jede Zeile analysieren. Wenn der Vertriebler es nicht tut, muss es der Controller machen.  

ITM: Welche Erkenntnis war im Projektverlauf wichtig?
Albershardt: Wird ein solches Projekt nicht entscheidend von der Unternehmensleitung vorangetrieben, wird es scheitern. Im Unternehmen muss man bereit sein, zu investieren, um solche Projekte zu stemmen. Denn wenn SAP ein Produkt bereitstellt, heißt das noch lange nicht, dass es sich sinnstiftend einsetzen lässt – geschweige denn, dass wir es unseren Partnerunternehmen weitervermitteln können. Man muss sehr hart daran arbeiten, indem man Mitarbeiter abstellt. Bei uns beschäftigen sich die auserkorenen Key User den ganzen Tag mit solch neuen Produkten. Dieser Aufwand und diese Kosten addieren sich zu den reinen Produktkosten.

Helm: Da sind wir an einem entscheidenden Punkt. Das kann kein einzelner Getränkefachgroßhändler. Es ist unsere Aufgabe, von IT-Seite diese Systeme und Möglichkeiten bereitzustellen, unsere Key User zu schulen und die neuen Konzepte zu vermitteln, denn diese Themen sind ja völlig neu.

ITM: Schulen Sie auch den Fachhandel?
Helm: Nein, wir schulen die Getränkefachgroßhändler nicht in der Erstellung von SAC-Reports. Im Prinzip ist es ein dreistufiges Konzept: Unsere IT stellt Systeme und Daten bereit, sorgt für die Harmonisierung und Beladung der Systeme und schult unsere Key User, die ja vom Fach sind. Die Key User bereiten die Daten visuell derart auf, dass wir die Reportings an die Getränkefachgroßhändler weitergeben können. Diese erhalten ihre eigenen Daten wie vorher auch, nur damals in Excel- und Papierlisten. Wenn der einzelne sich intensiv mit denen befasst hätte, hätte er gesehen, dass er eine Bar beliefert und den Gin vergisst. Visuell geschickt aufbaut, ist diese Sortimentslücke und die sich ergebende Vertriebs-Chance heute für Vertriebler auf einen Blick erkennbar.

ITM: Die IT ist also interner Dienstleister?
Albershardt: Für mich war wichtig, dass wir aus der Analytics Cloud kein IT-Projekt machen. Die Krux ist: Ein ITler beherrscht die Systeme, aber er besitzt kein tiefes Branchen-Know-how. Wenn SAP morgen zum Getränkefachgroßhandel ginge, um SAC zu verkaufen, wäre das kaum möglich, weil sie das Geschäft nicht im erforderlichen Maße kennen.

Wir bieten die Kombination, dass wir das Geschäft der Getränkehändler genau verstehen und unsere Fachbereiche deshalb solche Reportings erstellen können. Das kann kein ITler, weil er gar nicht weiß, wie ein Außendienstler im Großhandel tickt. Für mich war sehr wichtig, dass unsere Mitarbeiter in den Fachabteilungen diese „Storys“ für unsere Kunden und auch für sich selbst erstellen können.

Helm: Für mich stand ebenfalls im Vordergrund, dass ein Nicht-Informatiker die Software bedienen kann und dass die Software mit den Anforderungen wächst. Beides ist der Fall: Man erhält schnell visuell sehr ansprechende Ergebnisse, kann sich aber auch in die Tiefe arbeiten. Die Nutzerführung bis ins Detail macht fast auch Data Scientists glücklich. Dennoch werden die Anwender nicht gleich von Massen an Funktionen erschlagen. Das hat dazu geführt, dass die Widerstände bei den Key Usern gering sind. Sie sehen, dass sie im Zuge der eigenen Auswertungen sehr schnell neue Erkenntnisse gewinnen. Ich finde den Weg überzeugend, langsam anzufangen, schnelle Erfolge zu erzielen und die vorhandene Funktionalität dann immer tiefer zu nutzen.

ITM: Muss man aber nicht Schulungen in Self-Service-BI bieten, damit die wirklich relevanten Daten gefunden werden?
Helm: Natürlich. Die Mitarbeiter müssen verstehen, mit welchen Daten sie arbeiten, welche Auswertungen sinnvoll sind und was sie eigentlich gerade sehen. Für unsere Key User haben wir ein Schulungskonzept aufgesetzt, in dessen Rahmen wir einen Visualisierungsauftrag, beispielsweise ein Absatz-Reporting, identifizieren und gemeinsam bauen. Zudem erfragen wir bei den Kunden der Key User, was diese eigentlich benötigen. Als Ergebnis hat der jeweilige Fachbereich ein nutzbares Reporting und zudem einen ausgebildeten Key User. Die Key User brauchen natürlich Zeit und Unterstützung, dafür ziehen wir sie auch regelmäßig in unserem Competence Center zusammen. Wir holen uns auch externe Berater hinzu, die stetig neue Ideen einbringen. Es ist ganz wesentlich, es nicht bei der Bereitstellung einer IT-Lösung zu belassen, sondern die Mitarbeiter fortwährend zu schulen und das Wissen um den Nutzen immer weiter ins Unternehmen zu tragen.

Albershardt: Wir geben künftig auch den Fachgroßhändlern und der Industrie Anleitung, worauf sie bei den SAC-Reportings schauen müssen, um gezielte Maßnahmen einzuleiten. Daten zu haben ist schön, letztlich muss aber der Erkenntnisgewinn da sein. Dabei unterstützen wir sie mit unserem Vertrieb. Unsere Leute verstehen, wie man abseits bunter Bilder mit dem Tool arbeitet.

ITM: Können Sie ein Beispiel nennen?
Albershardt: Das beginnt bereits damit, dass man anstelle eines Laptops ein Tablet oder Smartphone nutzen kann, um vor dem Kundentermin die aktuellen Verkaufszahlen und -Chancen einzusehen. Bislang war es so, dass der Vertriebler beim Innendienst anrief und nach den aktuellen Zahlen fragte. Der Innendienst brauchte dann 15 Minuten, um die Excel-Datei zu finden und zuzumailen. Wenn die Zahlen dann eventuell nicht plausibel sind, erfolgt eine Rückfrage ... Das ist alles viel zu kompliziert. Mit unserem Ansatz sind jetzt alle Zahlen jederzeit online abrufbar.

ITM: Wie ist die Resonanz – intern und extern?
Albershardt: Insgesamt sehr positiv. Fast jeder, dem wir das Konzept vorstellen, erkennt den Nutzen. Die Industrie ist begeistert, weil sie die Getränkewelt noch nie in dieser Form gesehen hat, und weil alle Daten aus einem Topf kommen. Wenn also die Industrie mit unserem Großhändler spricht, der ja auch Industriekunde ist, sprechen beide über dieselben Zahlen. Früher war es oft so, dass beide erst einmal eine Stunde lang über die Zahlen diskutierten.

ITM: Wie kann das sein?
Albershardt: Der Grund sind völlig verschiedene Sichtweisen. Beispiel: Die Industrie legt Kunden unter fünf Hektoliter Abnahmevolumen gar nicht an, die Fachhändler natürlich schon. Daher fehlt der Industrie diese Summe. Das passiert jetzt nicht mehr.

Der kleinere Mittelstand, der sich sonst meist mit den Zahlen quälte, gewinnt jetzt ganz neue Einblicke. Zum Beispiel, dass sein Spirituosenanteil gemessen am Umsatz sehr gering ist. Hat ein Händler im letzten Jahr fünf Prozent Plus gemacht, heißt das zunächst nicht viel. Weiß man aber, dass alle Team-Beverage-Partner im Durchschnitt acht Prozent plus gemacht hat, sind fünf eher mau.

Helm: Aus IT-Sicht ist es sehr spannend, was gerade passiert. Bis vor kurzem war es so, dass das Data-Warehouse-Team in Folge einer Anfrage aus den Fachbereichen Überlegungen in Sachen Datenaufbereitung und Visualisierung anstellte. Aufgaben wie Visualisierungen müssen die IT-Mitarbeiter nun aber nicht mehr selbst erledigen, stattdessen sollen sie die Mitarbeiter in den Fachabteilungen schulen. Wissensvermittlung ist jedoch nicht jedem ITler gegeben.

Die IT-Mitarbeiter müssen jetzt fachlich viel enger mit den Fachabteilungen zusammenarbeiten. Auf der anderen Seite müssen sich die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen nun mehr mit Datenstrukturen auseinandersetzen. Dadurch rücken sie wiederum näher an die IT heran. Meinem Gefühl nach sind diese Effekte für das Gesamtunternehmen sehr positiv, weil das gegenseitige Prozessverständnis wächst. Es ist wichtig, dass die IT-Mannschaft nicht nur Tickets abarbeitet, sondern auch das Geschäftsumfeld versteht. Es muss klar sein, dass bei einem Systemausfall der LKW bei unserem Großhändler nicht vom Hof fahren kann.

Albershardt: Umgekehrt ist es wichtig, dass die Key User die IT besser verstehen. Dabei helfen Projekte wie SAC, weil sie die klassische Trennung aufheben. Fachbereiche und IT wachsen zusammen, sonst könnte man solche Projekte gar nicht umsetzen.

ITM: Was ist denn der konkrete Nutzen Ihres Lösungsangebots?
Helm: Ob es die Reportings aus der Analytics Cloud sind, mit denen sich logistische Daten oder Besuchsberichte auswerten lassen, oder ob es die Nutzung einzelner Module wie Warenwirtschaft, CRM oder mobile Lösungen ist: Vorteilhaft ist der ausbaufähige modulare Aufbau. Tatsächlich bieten wir Lösungen wie SAP oder Microsoft CRM an, die sich kleinere Fachgroßhändler nicht leisten könnten. Auch das Aufsetzen getränkehandelsfachspezifischer Prozesse ist nicht trivial. Ein CRM bekommt man wahrscheinlich für 20 Euro monatlich, aber dann nur im reinen Standard. Wir hingegen bieten eine integrierte Branchenlösung.

ITM: Was sind die nächsten Schritte?
Albershardt: Wir wollen den Bierabsatz des kommenden Sommers prognostizieren können. Aus der Vergangenheit zu lernen, reicht bald nicht mehr. Nehmen wir den letzten Sommer, der entgegen landläufiger Meinung ein Katastrophensommer für die Getränkebranche war, weil Produkte fehlten und es Fehlmengen gab.

Helm: Auch möchten wir dem Fachgroßhandel die Frage beantworten, wie er insgesamt 20 Prozent mehr Bier verkaufen kann. Das können wir über die SAC bereits.

ITM: Wie denn?
Albershardt: Wir können das Sortiment eines Großhändlers erweitern oder seine Kundenstruktur verändern. Das gilt auch für die Industrie: Wenn eine Brauerei nachfragt, wie sie den Absatz um zehn Prozent steigern kann, können wir dies in fünf Minuten sagen. Wenn eine Brauerei in gehobene italienische Restaurants gehen will, raten wir davon ab, weil dort Wein getrunken wird. Wir wissen das, die Brauer hingegen meist nicht.

Helm: Mit der Cloud können wir anhand der Datenmodelle erkennen, welche Faktoren dafür sorgen, dass eine Biersorte oder Gin hier funktioniert und dort nicht. Natürlich wissen viele, dass Gin derzeit im Trend liegt. Die Frage ist aber doch, wo der nächste Trend entsteht. Werden die Reports richtig interpretiert, wird es einfacher, Vertriebsempfehlungen zu geben.

ITM: Wie kann die SAP Analytics Cloud auch anderen Mittelständlern helfen?
Helm: Wenn die Datenbasis stimmt, kann man sie gewinnbringend nutzen, weil sie ein tolles Visualisierungswerkzeug ist. Wir verarbeiten unsere Datenbasis schon sehr lange, aber dank der visuellen Tools gewinnen wir ganz neue Erkenntnisse. Man muss allerdings auch die Bereitschaft mitbringen, Geld und Zeit zu investieren, z.B. in die Schulung der Key User.

ITM: Welche Rolle spielt der Faktor Cloud? Sensible Daten in die Cloud zu geben ist ja nicht jedermanns Sache?
Helm: Einerseits ist die Cloud ein Trend, andererseits zwingen uns viele Hersteller in die Cloud. Microsoft CRM oder Sharepoint lokal zu betreiben, ist aufwendig. Auch hier geht es wieder um die Rolle der IT. Noch sehr viele Administratoren kümmern sich um die Wartung der IT-Systeme, diese Admins werden künftig ganz andere Aufgaben erledigen.

Die Cloud ist eine Grundsatzentscheidung. Wir haben entschieden, uns öffnen zu wollen, weil wir bestimmte basisadministrative Dinge nicht mehr machen und zudem die kurzen Innovationszyklen mitnehmen wollen.

Bildquelle: Aleksander Perkovic

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