Mobile Auftragserfassungslösung für Außendienst

Paul Reber verbessert Vertrieb mit CRM-Lösung

Dank der Einführung einer neuen Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM) geht dem Außendienst des Nahrungsmittelspezialisten Paul Reber die mobile Auftragserfassung via Tablet nun leicht von der Hand.

Sortiment von Paul Reber

Dass eine 150-jährige Unternehmensgeschichte und der Einsatz moderner Technologien kein Widerspruch sind, beweist die Paul Reber GmbH & Co. KG mit der Einführung einer neuen Software für ihre 50-köpfige Außendienstmannschaft. „Altes bewahren, sich aber dem Neuen nicht verweigern“, so bringt Friedrich Schiefer, kaufmännischer Leiter, das Rezept des Hauses Reber auf den Punkt. So wurde mit Dedesales eine mobile CRM- und Auftragserfassungslösung bereitgestellt, die die Vertriebsprozesse an vielen Stellen verbessert. Ursprünglich wurde ein digitales System für die direkte Erfassung von Aufträgen beim Kunden vor Ort gesucht, wobei es galt, 10.000 Kunden im Streckenvertrieb zu organisieren. Seit 2012 wurden 13 Anbieter gesichtet, mit jedem neuen Anbieter erweiterte sich das unendliche Spektrum der Möglichkeiten; es bestand die Gefahr des Sichverzettelns. Eine Situation, die Friedrich Schiefer vermeiden wollte. Gefragt war ein CRM-Tool, das den Anforderungen des Streckenvertriebs entsprechen sollte. Nicht zuletzt sollten die Fokussierung auf die „richtigen“ Kunden, die Erhöhung der Anzahl an Kundenbesuchen und schließlich die Reduzierung von Bürokratie (Papier) zu Umsatzsteigerungen führen.

Dass die lange Vorbereitungszeit gut war, zeigte sich spätestens mit der Auswahl des IT-Software- und Dienstleistungsunternehmens Dedenet. Dieses bietet eine integrierte CRM-Lösung an, die beginnend mit der auf intelligenten Algorithmen basierenden Tourenplanung, der Besuchsdurchführung und der Nachbereitung umfassende Möglichkeiten der mobilen Erfassung und zeitnahen Weiterverarbeitung von Kundeninformationen und -aufträgen liefert.

Verbunden mit einem straffen Zeitplan setzte Friedrich Schiefer auf eine unkonventionelle Projektumsetzung: Kurzerhand wurden zwei ausgelernte Auszubildende als „Key User“ mit in das Projektteam aufgenommen, womit entsprechende Ressourcen in Form von „Manpower“ geschaffen wurden. Die Umsetzung profitierte zudem vom Projektmanagement der Pmcc Consulting.Vom Startschuss Mitte Januar bis zum Rollout Anfang April vergingen gerade einmal drei Monate konsequenter Umsetzung. Dass die budgetierten Kosten eingehalten wurden, war ein Ergebnis der detaillierten Vorbereitung sowie der bereits im CRM-System existierenden SAP-Schnittstelle, was zu einer Verkürzung der Installationszeit beitrug.

Lehrreiche Implementierung

Für alle am Projekt beteiligten Personen gestaltete sich die Implementierungsphase lehrreich, da sämtliche Vertriebsprozesse im Detail analysiert werden mussten, um mithilfe der neuen CRM-Software künftig besser umgesetzt zu werden. Auch Kunden- und Artikelstammdaten wurden einer weiteren Detaillierung und Überarbeitung unterzogen. So wurde die bestehende ABC-Klassifizierung der Kunden systemisch um die Besuchsdauer erweitert, um die Möglichkeit der Routenoptimierungen zu nutzen. Die neu eingesetzte Tourenplanung direkt am Tablet ist dabei ein Hauptbestandteil des gelieferten Software-Umfangs. Bei dem Mittelständler war hier bereits eine gute Basis vorhanden, da schon in den Vorjahren durch die hauseigene BI-Applikation in Verbindung mit Regiograph (GfK) genaue Gebietsanalysen erstellt wurden und weitere Analysen (PTV Group) Transparenz in die Gebietsplanung brachten.

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Das Ziel vereinfachter Vertriebsabläufe wurde durch die CRM-Einführung ebenfalls erreicht: So sorgt heute eine naht- und papierlose Kommunikation zwischen Außen- und Innendienst für die zeitnahe Erfüllung der Kundenwünsche. Durch den Zugriff auf alle kundenrelevanten Daten hat der Außendienstmitarbeiter jederzeit wichtige Informationen zur Hand. Beim Kunden gewonnene Aufträge werden direkt über das Tablet erfasst und per Schnittstelle an das ERP-System übermittelt. Ein in der Anfangszeit des Projekts diskutiertes Thema, die Auswahl der Hardware, rückte in den Hintergrund. „Ich bin seit Jahren ein ‚Apple-Freak‘“, sagt Schiefer. „Mein IT-Leiter ist ein Vertreter der ‚klassischen‘ Hardware.“ Eingesetzt werden nun Tablets des Herstellers Lenovo mit Windows 10. Einen Beitrag zum Erfolg lieferte die im System umgesetzte Vertriebsphilosophie des „Schlagzahl-Managements“. „Als Student bin ich den Vorträgen von Prof. Pinczolits gefolgt, nun haben wir diese Philosophie in unser Projekt integriert“, so Schiefer. Prof. Dr. Karl Pinczolits zeigt als Vertriebsprofi neue Wege im Vertrieb auf. Der Begriff „Schlagzahl“ ist aus dem Rudern entlehnt und besagt, dass durch eine numerische Erhöhung der Ruderschläge ein Boot schneller wird. Aber nicht nur die Schlagzahl ist entscheidend beim Rudern, auch die Schlagkraft, also die Qualität des Ruderns. Schlagzahl-Management ist ein Ansatz zur Vertriebsgesamtsteuerung und wirkt auf den Marktdruck und die Leistungskultur eines Unternehmens.


Die Paul Reber GmbH & Co. KG
Branche:
Nahrungs- und Genussmittel
Geschäftsfeld: u.a. Herstellung der echten Reber-Mozart-Kugeln, die seit Jahrzehnten weltweit vertrieben werden
Gründung: 1865
Hauptsitz: Bad Reichenhall


Bildquelle: Paul Reber GmbH & Co. KG

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