Drei Fragen an...

Personalstrategie in Zeiten des Fachkräftemangels

Demographischer Wandel und Fachkräftemangel machen die Suche nach geeigneten Mitarbeitern zeitraubend. Sarah Delahaye, Consultant bei Kienbaum, und Florian Walzer, Vertriebs- und Marketingleiter bei Rexx Systems beantworten drei zentrale Fragen zur Problematik.

  • Personalmanagement

    Zur richtigen Zeit die richtigen Leute finden: Personaler stehen aktuell vor großen Herausforderungen.

  • Florian Walzer

    Das sogenannte Empfehlungsmarketing sei inzwischen das mit Abstand wichtigste Instrument für eine erfolgreiche Anwerbung, so Florian Walzer.

  • Sarah Delahaye

    „Die Veränderung des Arbeitsmarkts hin zum Bewerbermarkt zwingt insbesondere Mittelständler, ihre Personalstrategie zu überdenken“, meint Sarah Delahaye.

Da der Fachkräftemangel laut verschiedener Studien zum Geschäftsrisiko zu werden droht, wird es Zeit, bei der Personalbeschaffung neue Weg zu gehen. Zumal die Situation sich wohl weiter verschärfen wird. Der Einsatz moderner Software ist daher auch in der Personalarbeit längst keine Zukunftsmusik mehr. Viele Unternehmen nutzen bereits integrierte Systeme, die auch Aufgaben wie die Verwaltung von Bewerbungen und das Talentmanagement unterstützen und teilweise sogar automatisieren. Dabei kommt den Personalentscheidern die zunehmende Digitalisierung zugute, denn Mitarbeiter und Kandidaten für offene Stellen nutzen ebenfalls IT. IT-MITTELSTAND hat zwei Personalexperten dazu befragt, wie vor diesem Hintergrund erfolgversprechende Situationen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erzeugt werden können.

ITM: Aufgabe der Personalentwicklung ist es, möglichst die passenden Mitarbeiter für die jeweiligen Positionen und Aufgaben im Unternehmen zu gewinnen. Dabei wird nach Möglichkeit der gesamte Bewerbermarkt – sowohl der externe als auch der unternehmensinterne – berücksichtigt. Wie sollte eine effektive und zeitgemäße IT-Unterstützung für die Personalbeschaffung aussehen?
Florian Walzer: Die Mitarbeitergewinnung müsste Treiber der Digitalisierung sein, hinkt aber hilflos hinterher. Es werden Personaler gebraucht, die konzeptionell denken können und dies vor allem möchten. Vielen fehlt es aber an Spritzigkeit, an Inspiration, an Innovation. Gerade jetzt gibt es die Chance, sich im Unternehmen zu positionieren!

Neben Arbeitgeberattraktivität, Eingliederung und Fachkräftemangel gewinnen die Bereiche Talent- und Kompetenzmanagement sowie Nachfolgeplanung deutlich an Relevanz. Bei diesen Aufgaben hilft eine moderne Personal-Software ebenso wie bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels. Funktionen, die die veränderten Rahmenbedingungen berücksichtigen, sowie weitere Bausteine, etwa für das Empfehlungsmanagement, sind integriert. Insbesondere ist es wichtig, dass Bewerberprozesse – intern und extern – schnell und effizient gestaltet werden. Ein regelmäßiger und zeitnaher Austausch mit aussichtsreichen Kandidaten ist dabei das A und O.

Sarah Delahaye: Die Veränderung des Arbeitsmarkts hin zum Bewerbermarkt zwingt insbesondere Mittelständler, ihre Personal- und Rekrutierungsstrategie zu überdenken. Der Ansatz insbesondere von Mittelständlern, ein Stellengesuch zu schalten und auf passende Kandidaten zu hoffen, ist inzwischen veraltet; die zeitgemäßere Variante fokussiert viel stärker die aktive Ansprache von „passiven” Kandidaten.

Eine strategisch starke Arbeitgebermarke, aufgebaut durch innovative und zielgruppenorientierte Personalmarketing-Maßnahmen, unterstützt maßgeblich beim Aufbau substanzieller Talentressourcen. Um diese stetig zu erweitern und zu verwalten, ist effektive IT-Unterstützung unerlässlich. Ein leistungsstarkes Bewerber-Management-System spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Qualität der Bewerberauswahl signifikant. Auswahlkriterien werden im System festgelegt, Online-Tests sowie Video-Interviews sind integrierbar und eine Kandidatenbewertung kann automatisch generiert werden. Interessant ist ebenfalls der Ansatz des Candidate Relationship Management: Vielversprechende Kandidaten werden anhand einer interaktiven Karriereseite an das Unternehmen gebunden und somit Teil des firmeneigenen Potentials.

Unterstützung beim Aufspüren von passiven Kandidaten, z.B. für schwierig zu besetzende Stellen, bietet das sogenannte „Active Sourcing“ bzw. die „Social Search“. Anhand von Algorithmen und Suchstrategien können hier Profile eingegrenzt und dadurch schnell der richtige Kandidat gefunden werden.

ITM: Interne Bewerbersuche stärkt die Motivation und Firmenbindung der Mitarbeiter, denn ihre Aufstiegs- und Entwicklungschancen vergrößern sich. Was ist aus IT-Sicht zu beachten, damit die interne Anwerbung möglichst reibungslos läuft?
Delahaye: Die Mitarbeiter benötigen leichten Zugang zu den Stellenausschreibungen. Dazu gehört zum einen eine gute Einbindung ins Intranet, aber auch eine Alternative für Mitarbeiter, die keinen Computer-Zugang haben (z.B. via Smartphone).

Optimal ist ein Bewerber-Management-System für interne und externe Bewerber, dem die Zusammenführung von Recruiting, Personaladministration sowie dem Bereich des Learning und Development gelingt. Wenn dies nicht gegeben ist, sollte ein besonderes Augenmerk auf solide Schnittstellen gelegt werden. Wichtig: Die Bewerbererfahrung sollte für die Mitarbeiter positiv und transparent gestaltet sein und der manuelle Aufwand innerhalb der Personalabteilung so gering wie möglich gehalten werden.

Walzer: Das Talentmanagement ist eine strategische Aufgabe, der sich Unternehmen stellen müssen, wenn sie ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten wollen – denn kaum etwas ist wichtiger dafür als das Finden und Binden der richtigen Mitarbeiter, der jungen und der älteren Talente.

Über die Software werden Mitarbeitergespräche und Personalentwicklungsmaßnahmen effizient vorbereitet, verwaltet, analysiert und dokumentiert. Zudem werden punktgenaue Leistungs- und Entwicklungsziele für die Mitarbeiter definiert und bewertet. Außerdem werden Leistungsbeurteilungen mit dem Kompetenzmanagement verbunden und die Entwicklung der Mitarbeiter gezielt gesteuert.

ITM: „Frisches Blut“ tut aber ebenso gut, denn langjährige Mitarbeiter können „betriebsblind“ werden und daher notwendige Veränderungen nicht angehen. Was sind zeitgemäße Wege für das externe Recruiting – und wie kann IT dabei unterstützen?
Delahaye: Einzelne Maßnahmen wie die bereits beschriebene „Social Search“, das zielgerichtete Schalten von Stellenanzeigen und das professionelle Candidate Relationship Management gewinnen immer mehr an Bedeutung und können einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil im Kampf um neue Talente bedeuten. Wichtig ist auch, dass Unternehmen entscheiden, ob sie Einzellösungen unterschiedlicher Anbieter bestmöglich kombinieren oder ob sie eine umfassende Komplettlösung eines einzelnen Anbieters bevorzugen. Digitale Schnellschüsse sind dennoch nicht erfolgversprechend. Die Maßnahmen müssen auf das jeweilige Unternehmen und den jeweiligen Bewerbermarkt gut abgestimmt sein und – das ist entscheidend – auf einer klaren IT-/Personalmanagement-Strategie basieren.

Walzer: Die Klassiker sind weiterhin gefragt: Stellenanzeigen werden über die Software einfach und individuell erstellt. Per Klick erhalten die HR-Mitarbeiter Stellenanzeigen in allen Formaten, die für ein modernes Recruitment notwendig sind – für Print, für das Web und auch für mobile Endgeräte.

Bewerbungen werden anhand der vorgegebenen Stellenprofile und Beurteilungskriterien automatisch vorqualifiziert. E-Mail- und Print-Bewerbungen werden durch einen CV-Parser verarbeitet und strukturiert aufbereitet. Optional lassen sich Video-Interviews und diagnostische Eignungstests anbinden, um zusätzlich die Qualität neuer Mitarbeiter zu sichern.

Hervorragende Mitarbeiter kommen oft durch Empfehlungen anderer Mitarbeiter ins Unternehmen. Das sogenannte Empfehlungsmarketing ist inzwischen das mit Abstand wichtigste Instrument für eine erfolgreiche Anwerbung – mit sehr hoher Trefferquote und Verlässlichkeit bei durchschnittlich geringeren Kosten. Wichtig ist es, dass die Software vollumfänglich alle Module und Bedarfe unterstützt – ohne Schnittstellen, sondern integriert.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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