Markt schnell bedienen

Planungsprozesse in der Lebensmittelindustrie verbessert

Schneller, flexibler, günstiger: Die Anforderungen in der Lebens­mittelbranche steigen kontinuierlich. Vor diesem Hintergrund hat der Käsehersteller Alpenhain seine Planungs- und Kalkulationsprozesse komplett umstrukturiert und bildet diese seit Anfang des Jahres ­vollständig integriert über sein ERP-System ab.

  • Das Traditionsunternehmen beliefert den Lebensmitteleinzelhandel, Großverbraucher und Gastronomien in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in über 40 anderen Ländern.

  • Das Traditionsunternehmen beliefert den Lebensmitteleinzelhandel, Großverbraucher und Gastronomien in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in über 40 anderen Ländern.

Wenn einer der großen Lebensmitteleinzelhändler die „Blau-weiße Woche“ ausruft, muss bei Alpenhain im oberbayerischen Lehen alles sehr schnell gehen. Damit dem betreffenden Lebensmitteleinzelhändler nicht während der laufenden Aktion der Obazda ausgeht, müssen nicht nur Maschinenkapazitäten und Personal bereitstehen, sondern auch Roh- und Veredelungsstoffe sowie Verpackungsmaterial in ausreichender Menge vorhanden sein. „Dank unserer IT-gestützten integrierten Unternehmensplanung erfahren wir hier aktuell wesentliche Verbesserungen“, erklärt Johannes Urban, Leiter IT und Organisation bei dem Lebensmittelspezialisten.

Das Traditionsunternehmen produziert seit mehr als 100 Jahren verschiedene Weich- und Backkäsesorten und beliefert damit Lebensmitteleinzelhandel, Großverbraucher und Gastronomie. Zwar arbeitet Alpenhain bereits seit 2006 mit dem ERP-System GUS-OS Suite der GUS Group, allerdings nutzte man bis dato nicht die Funktionen für Kostenrechnung, Forecast und Budgetplanung.

Auch die Absatz- und Aktionsplanung wurde nicht über die Standardsoftware abgebildet. Die Mitarbeiter erfassten die entsprechenden Informationen stattdessen in Excel-Tabellen und übergaben die Daten erst später an die Produktionsplanung und -steuerung im ERP-System. Eine integrierte und prozessübergreifende Planung war damit nur bedingt möglich. „Die Folgen waren kurzfristige Umstellungen in der Produktion, Rüstaufwände für die Maschinen, eine unausgewogene Bestandssituation und teilweise schlechte Einkaufskonditionen“, erzählt Johannes Urban.

Hoher Administrationsaufwand


Ein weiteres Manko: Das separate Controlling-System, das nicht in die ERP-Anwendung integriert war. „Wir hatten bis vor kurzem noch über 50 Schnittstellen zwischen dem externen Controlling-System und unserer ERP-Anwendung“, so Urban. „Um die Applikation betreiben zu können, mussten wir wesentliche Firmendaten redundant vorhalten.“ Neben diesen technischen Hürden, die zu einem hohen administrativen Aufwand führten, hemmte die dezentrale Struktur die gesamten Controlling- und Finanzplanungsaktivitäten im Unternehmen. Durch die Offline-Kalkulation standen nur ungenaue Daten für die Kalkulations- und Ergebnisrechnung zur Verfügung.

Vor diesem Hintergrund entschied sich Alpenhain, die ERP-Software auch für die Absatzplanung sowie das Controlling und die Finanzplanung zu nutzen. Dazu stellte der Produzent zusammen mit seinen Beratern zunächst die komplette interne Lieferkette sowie sämtliche Kalkulations- und Budgetierungsprozesse auf den Prüfstand. Nach einer umfangreichen Analyse der wesentlichen Abläufe und Tools startete das Projektteam mit einer Reihe von Workshops. Dort definierte es zunächst konkrete Ziele und Erfolgsindikatoren, bevor die großen Teilprojekte Forecast, Beschaffungs- und Produktionsplanung sowie Kalkulation und Integrierte Finanzplanung in Angriff genommen wurden.

„Im Prinzip war das ganze Vorhaben ein klassisches Change-Management-Projekt, bei dem wir Teilbereiche unserer operativen Planung, Budgetierung und Kalkulation komplett umgestellt haben“, erklärt Anton Hollerieth, Leiter Finanzen und Controlling bei dem Mittelständler. „Dabei war zunächst viel konzeptionelle Arbeit notwendig.“

Intelligente Steuerung


Heute arbeitet Alpenhain statt mit mehreren dezentralen Systemen unternehmensweit mit einem integrierten Planungs- und Steuerungssystem auf Grundlage einer einheitlichen Datenbasis. Statt auf Excel-Listen setzt der Käsehersteller nun auf eine kontinuierliche (rollierende) Absatzplanung im ERP-System, welche sowohl die mittelfristige als auch die kurzfristige Absatzerwartung, inklusive der Aktionsmengen umfasst. Die Absatzplanung ist sowohl organisatorisch als auch IT-seitig direkt mit der Produktions- und Beschaffungsplanung verknüpft.

„Durch die intelligente Steuerung der internen Abläufe können wir unsere Lieferfähigkeit weiter verbessern und dabei gleichzeitig unsere Bestände und somit auch das Working Capital reduzieren“, fasst Urban zusammen. „Zudem liefert uns die verbesserte Absatzplanung heute eine fundierte Basis für unsere Produktions- und Beschaffungsplanung – mit der Folge einer erhöhten Produktivität und Materialausbeute sowie reduzierter Materialkosten und Rüstaufwände.“

Durch das Zusammenspiel der einzelnen ERP-Module haben die Oberbayern heute auch die Möglichkeit, Auswirkungen von Preisschwankungen bei Roh- oder Veredelungsstoffen zu simulieren, diese fortlaufend zu kalkulieren und so rechtzeitig entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Durch eine kontinuierliche Nachkalkulation von Produktionsaufträgen kann der Käsehersteller zudem die Entwicklung weiterer wesentlicher Parameter für die Angebots- und Plankalkulation permanent überwachen und schafft so die Grundlage für ein proaktives Erlösmanagement.

Heute verfügt der Käsespezialist über ein unternehmensweites System, das sich über die Bereiche Absatzplanung und Beschaffungsplanung, Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Produktion sowie Controlling und Finanzbuchhaltung erstreckt. „Das Projekt hat sich gelohnt“, resümiert Johannes Urban. „Wir können deutlich besser mit Aktionen oder Preisschwankungen bei Rohstoffen umgehen.“ Er gibt allerdings zu bedenken: „Ein solches Change-Management-Projekt ist eine kleine Revolution, die sich unserer Erfahrung nach nur mit voller Rückendeckung durch die Geschäftsleitung realisieren lässt.“ Und wie geht es weiter? „Der rote Faden zieht sich nun durch alle Unternehmensbereiche. Jetzt besteht die Herausforderung darin, die implementierten Prozesse und Systeme kontinuierlich mit unserem ERP-Partner weiterzuentwickeln, damit wir zukünftig immer am Puls der Zeit bleiben.“ 

Über Alpenhain
Branche: Nahrungsmittel
Hauptsitz: Pfaffing im Voralpenland
Gründung: 1905
Mitarbeiter: 450

 Bildquelle: Alpenhain

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