IT-Strategien im Maschinen und Anlagenbau

Projektorientiertes ERP-System bei Automotive-Spezialist Paul Köster

Wie man sich in wenigen Jahren vom Handwerksbetrieb zum weltweit gefragten Anlagenbauer entwickelt, zeigt das Beispiel des Automotive-Spezialisten Paul Köster. Um seine Kunden­aufträge budget- und ­terminsicher abzu­wickeln, nutzt das Familien­unternehmen ein projektorientiert arbeitendes ERP-System. Warum zurzeit auch Datensicherheit ganz oben auf der IT-Agenda steht und wie sich die vierte industrielle Revolution bereits jetzt auf das Geschäft auswirkt, erläutern Finanz- und ­Personalchefin Hildegard Köster, Projektmanagement-Leiter Bernhard Mensing und ERP-Manager Frank Schmiedeler.

  • Paul Köster GmbH

    „An keiner Stelle haben wir die neue Software an das Vorgehen oder die Erfassungsdialoge angepasst, die wir in unseren Anwendungen gewohnt waren“, so Frank Schmiedeler.

  • Paul Köster GmbH

    Kunden wollen Anlagen, die ein möglichst große Zahl an Montageschritten abdecken, die rund um die Dichtheitsprüfung ablaufen.

ITM: Auf Ihrer Webseite ist zu lesen, dass Sie 1984 gerade einmal sieben Mitarbeiter hatten. Inzwischen sind es 250. Wie haben Sie in so kurzer Zeit eine solche Entwicklung geschafft?
Hildegard Köster:
1907 sind wir als Hufschmiede gestartet. Fast acht Jahrzehnte lang konnte man unsere Werkstatt direkt in der Ortsmitte von Medebach finden. Ende der Siebziger haben wir die Weichen dann noch einmal völlig neu gestellt. Eine neue Generation war in den Betrieb eingestiegen. Und die wollte ein neues Standbein aufbauen.

ITM: Den Maschinen- und Anlagenbau.
Köster:
Ganz genau. Ausgangspunkt war ein Kontakt zum nahegelegenen Automobilzulieferer Continental. Da ging es um eine Umbaumaßnahme in einer bereits bestehenden Produktionsanlage. Ein eigentlich eher kleinerer Auftrag, doch mit umso größerer Wirkung. Denn über dieses Projekt gewannen die Einkäufer das Zutrauen, dass hier junge Praktiker sind, die mit Herzblut arbeiten und Qualität liefern. Im Leben braucht man solche Partner. Ich meine damit Unternehmen, die bereit sind, etwas zu wagen und dafür auch einmal neue Wege zu gehen. Das Glück, auf einen solchen Geschäftspartner zu treffen, hatten wir damals.

ITM: Die Werkstatt in der Innenstadt wurde dann sicher recht bald zu eng.
Köster:
Richtig. Allein in den Achtzigern haben wir unser Personal innerhalb weniger Jahre verfünffacht. Da war der Umzug ins Gewerbegebiet der einzig logische Schluss. Ich weiß noch gut, wie wir 1992 zum ersten Mal in unserer neuen Produktionshalle standen und dachten: Was für ein riesiger Platz das hier ist, das hält ewig. Tatsächlich hielt diese Ewigkeit dann aber gerade mal sechs Jahre. Bereits 1998 bauten wir die nächste Halle.

ITM: Mit welchem Angebot haben Sie diese Entwicklung geschafft?
Bernhard Mensing:
Unsere Kernkompetenz sind Dichtheitsprüfanlagen. Mit diesen Anlagen misst man im laufenden Produktionsprozess, ob ein Werkstück so gegossen wurde, wie es seinen Dichtheitsanforderungen entspricht. Unsere Kunden sind vor allem Automobilzulieferer, die Getriebe, Kupplungsgehäuse, Kurbelgehäuse und Zylinderköpfe fertigen. Allesamt Werkstücke also, die ein Höchstmaß an Dichtheit verlangen.

ITM: Für sich betrachtet ein recht spezifisches Anwendungsgebiet. Wie kommt es, dass Großanlagen von Ihnen bis zu 100 Meter Platz in den Produktionsstraßen Ihrer Kunden beanspruchen?
Mensing:
Die Nachfrage nach Spezialmaschinen, die einzig die Prüfarbeit erledigen, geht spürbar zurück. Mehr und mehr Kunden wollen Anlagen, die eine möglichst große Zahl der Montageschritte abdecken, die rund um die eigentliche Dichtheitsprüfung ablaufen. Auf diese Weise kommen unsere Kunden ihrem strategischen Ziel näher, möglichst wenige Lieferanten koordinieren zu müssen. Als Anlagenbauer liefern wir daher das komplette Paket aus Engineering, Prüftechnik, Automation und Montagetechnik. Der Aufbau und die Inbetriebnahme der Anlagen, die Schulung des Bedienpersonals und das Service-Management sind selbstverständlich auch Teil unseres Angebots.

ITM: Zu welchen Investitionskosten und Durchlaufzeiten führen solche Aufträge?
Köster:
Während Prüfanlagen durchaus schon für 150.000 Euro zu haben sind, entwickeln sich die komplexeren Großaufträge rasch in den siebenstelligen Bereich hinein. In der Spitze haben wir es mit Auftragswerten von bis zu drei Millionen Euro zu tun. Derzeit liefern wir etwa 250 Anlagen pro Jahr, davon sind 15 Großprojekte. Die Lieferzeiten liegen in der Regel bei 20 Wochen. Langläufer kommen auf acht bis zwölf Monate.

Mensing: Hinzu kommen Aufträge, bei denen wir den Kunden über den gesamten Lebenszyklus seiner Teilefertigung hinweg begleiten. Der Kunde nutzt unsere Technologien dann bereits in der Prototypenentwicklung. Anschließend geht er mit uns in Serie. Und je nach Absatzentwicklung bei den Fahrzeugen fährt er seine Kapazitäten in der Folgezeit weiter hoch. Für uns bedeutet dies, dass wir die ursprünglich ausgelieferte Fertigungstechnik noch ein zweites oder drittes Mal bauen.

ITM: Wie gehen Sie mit den Risiken dieses Projektgeschäfts um? Welche Rolle spielt dabei IT?
Frank Schmiedeler:
Um unsere Aufträge wirtschaftlich planen und steuern zu können, brauchen wir volle Transparenz über alle Informationen, die im Rahmen der Auftragsabwicklung entstehen. Und zwar nicht erst nach der Inbetriebnahme einer Anlage, wie das früher oftmals der Fall war. Stattdessen brauchen wir dieses Wissen auftragsbegleitend. Eine solche Transparenz bekommt man allerdings nur, wenn wirklich alle Abteilungen auf der gleichen Datenbasis arbeiten. Mit dem Auftragsmanagementsystem ams.erp haben wir uns die hierzu erforderliche Infrastruktur aufgebaut.

Köster: Mit Blick auf das Risikomanagement profitieren davon vor allem die Projektleiter und die Geschäftsführung. Zur Steuerung der einzelnen Aufträge liefert uns die ERP-Lösung eine mitlaufende Kalkulation, über die wir mögliche Schieflagen frühzeitig erkennen. Darüber hinaus erfahren wir, wie sich das Unternehmen als Ganzes entwickelt. Für meine persönliche Arbeit ist es z. B. extrem wichtig, dass ich den weiteren Liquiditätsverlauf jederzeit belastbar hochrechnen kann. Und zwar sowohl mit Blick auf einzelne Aufträge als auch projektübergreifend für das gesamte Unternehmen.

ITM: Wie haben Sie vor der ERP-Einführung für die nötige Klarheit gesorgt?
Köster:
Vor ams hatten wir keine entsprechenden Planzahlen. Da war alles Gefühl. Das geht natürlich nur so lange gut, wie die Projekte noch eine überschaubare Größe haben. Viele Dinge lassen sich dann auch noch informell lösen. Zudem hatten wir ja auch damals schon Software-Werkzeuge, mit denen wir unsere Projekte treffsicher kalkulieren und die wesentlichen betriebswirtschaftlichen Informationen erfassen konnten. Das Pro­blem war allerdings die fehlende Integration dieser eigenentwickelten Programme. Automatisierte Auswertungen waren daher nur sehr eingeschränkt möglich. Um etwa unseren Bestand an Halbfertigfabrikaten zu ermitteln, sind wir mit viel Mühe in jedes einzelne Projekt eingestiegen und haben die Zahlen von Hand herausgesucht. Freiwillig macht man so etwas nur einmal im Jahr.

Schmiedeler: Mit dem integrierten Auftragsmanagement ermitteln wir die Bilanzzahlen heute auf Monatsbasis. Hierzu nutzen wir übrigens eine zweite Datenbank, auf der alle ERP-Daten gespiegelt vorliegen. Dies hat den Vorteil, dass sich die Daten stichtagsgenau auswerten lassen und wir die Abschlüsse bereits wenige Tage nach Monatsende machen können.

Mensing: Datentechnisch sind wir mit dem ERP in der Ist-Welt angekommen. Wir können jetzt tatsächlich im Ist-Zustand darstellen, wie das Jahr bisher gelaufen ist und wie es sich weiterentwickeln wird. Diese Transparenz hilft uns auf allen Ebenen der Planung, insbesondere natürlich bei der Kapazitäts- und der Liquiditätsplanung.

ITM: Sie arbeiten mit ams.erp seit 2009. Warum hatten Sie sich gerade für dieses System entschieden?
Schmiedeler:
Die Software sollte damit umgehen können, dass uns zu Beginn eines Auftrags nur wenige Informationen darüber vorliegen, was wir in der Anlage im Einzelnen verbauen werden. Trotzdem müssen wir die Fertigung und den Einkauf sofort mit dem Eingang der Bestellung anschieben. Manchmal sogar noch davor. Nur dann kommen wir zu marktfähigen Lieferterminen. Die eigentliche Konstruktionsarbeit ist zu diesem Zeitpunkt natürlich längst noch nicht abgeschlossen. In der Regel dauert es viele Wochen, wenn nicht Monate, bis tatsächlich alle Stücklisteninformationen vorliegen. Im Sondermaschinenbau sprechen wir daher von der Arbeit mit der wachsenden Stückliste. Planerisch muss ein ERP-System also damit klarkommen, dass sich das zu fertigende Produkt fortwährend weiterentwickelt.

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ITM: Das klingt dann ja eher nach Projektmanagement als nach klassischem ERP.
Schmiedeler:
Ich denke, beide Qualitäten sind gefragt. Die Eignung für den Sondermaschinenbau erweist sich dann übrigens auch als ein wirklich wirksames Kriterium, um im ERP-Markt die Spreu vom Weizen zu trennen. Denn obwohl es hier sicherlich mehrere hundert Angebote gibt, die sich an den industriellen Mittelstand wenden, schmolz der Kreis der für uns in Betracht kommenden Kandidaten recht schnell auf fünf Anbieter zusammen.

ITM: Was gab dann den Ausschlag für Ihre Wahl?
Mensing:
Am Ende war es die Chemie mit den Beratern von ams. Viele davon hatten bereits selbst in der Industrie gearbeitet. Wenn man mit jemanden spricht, der die eigene Arbeit in vergleichbarer Form schon einmal selbst gemacht hat, dann ist das eine völlig andere Kommunikation. Ich denke, diese gemeinsame Sprache und das Praxiswissen der Berater gaben letztendlich den Ausschlag.

ITM: Sie haben das neue ERP-System in sechs Monaten zum Laufen gebracht. Angesichts der Komplexität solcher Software-Lösungen ein guter Wert. Worauf führen Sie ihn zurück?
Schmiedeler:
Wir haben ams so eingeführt, wie der Standard es vorgab. Da waren wir sehr diszipliniert. An keiner Stelle haben wir die neue Software an das Vorgehen oder die Erfassungsdialoge angepasst, die wir in unseren selbstentwickelten Anwendungen gewohnt waren. Anpassungen sollten nur dort stattfinden, wo sich dies im täglichen Gebrauch als zwingend erforderlich herausstellt. In den vergangenen sieben Jahren ist dies allerdings nur an wenigen Detailstellen der Fall gewesen. Dass wir jetzt weitestgehend im Standard arbeiten, macht den Update-Prozess und den weiteren Ausbau der Lösung deutlich einfacher.

Köster: Die entscheidende Frage ist ja, was durch ein integriertes Software-System wirklich anders wird. Tatsächlich haben wir unsere Arbeitsabläufe oder gar unsere Abteilungsstrukturen nirgendwo an die neue Software anpassen müssen. Was anders wurde, ist die Art und Weise, wie wir im Zuge der Auftragsbearbeitung die Informationen erfassen, die die anderen Kollegen im Unternehmen brauchen. Seien das die Kollegen in den vor- und nachgelagerten Abteilungen, in der Projektleitung oder in der Geschäftsführung. In diesem Zusammenhang sind sicherlich einige Erfassungspflichten hinzugekommen, die wir so noch nicht kannten. Gerade hier ist es dann wichtig, den davon betroffenen Anwendern genau zu erklären, welcher Nutzen daraus entsteht, dass sie sich an die neuen Vorgaben halten.

ITM: Apropos Veränderung: Wenn es um neue Vorgaben speziell in Industrieunternehmen geht, spricht derzeit alles über den Megatrend „Industrie 4.0“. Wie schätzen Sie als Anlagenbauer den Handlungsbedarf ein?
Mensing:
Industrie 4.0 meint alles und nichts, habe ich manchmal den Eindruck. Nicht gerade selten wird suggeriert, man müsse jetzt so viele Daten wie möglich sammeln und diese dann in allen Dimensionen auswerten. Doch um hierüber nicht in puren Aktionismus zu verfallen, sollte man sich zunächst einmal sehr genau überlegen, wofür man die Daten denn nun wirklich einsetzen will. Ich denke, wir sind da mit unseren Kunden schon seit einigen Jahren auf einem seriösen Weg. Seriös schon allein deshalb, weil die Entwicklung eines solchen Informationsmanagements einiges an Ressourcen bindet. Und gerade Automobilzulieferer überlegen sich sehr genau, wofür sie die zur Verfügung stehenden Investitionsmittel ausgeben wollen und wofür nicht.

ITM: Was könnte da mit Blick auf Ihre Produkte einen wirklichen Nutzen bringen?
Mensing:
Eine sehr sinnvolle Industrie-4.0-Anwendung liegt darin, die Messprotokolle unserer Anlagen fest mit den geprüften Werkstücken zu verheiraten und dieses Informationspaket an den übergeordneten Produktionsleitrechner zu schicken. Derzeit befinden sich die Prüfdaten noch auf den Festplatten unserer Anlagen und müssen im Falle des Falles dort ausgelesen werden. Unsere Vision ist die durchgängige Rückverfolgung jedes einzelnen Werkstücks in Echtzeit. Auf diese Weise sparen die Produktverantwortlichen erhebliche Suchkosten, falls Leckagen an Fahrzeugen auftreten und man die Gründe dafür herausfinden muss.

ITM: Mit der Rückverfolgung sprechen Sie einen eher langfristigen Nutzengewinn an. Gibt es Bereiche, in denen der Datenaustausch in Echtzeit auch einen unmittelbaren Zusatznutzen bringt?
Mensing:
Auch solche Bereiche sehen wir. Zum Beispiel hilft der Informationszuwachs dem Qualitätsmanagement, die laufenden Produktionsprozesse zu optimieren und mögliche Fehler schneller abzustellen. Denn sobald der Leitrechner in Echtzeit auf unsere Prüfergebnisse zugreift, kann er konkrete Rückschlüsse auf Defizite im Fertigungsprozess ziehen und die verantwortlichen Stellen ohne Zeitverzug darüber in Kenntnis setzen. Beispielsweise kann er der Gießerei präzise zurückspiegeln, an welchen Stellen die zuletzt produzierten Werkstücke Problemstellen aufweisen. Mit diesem Wissen können die Gießer deutlich schneller in den Prozess eingreifen als das bislang der Fall war.

ITM: Sind Ihre Kunden von diesen Nutzengewinnen bereits überzeugt?
Köster:
Die Investitionsbereitschaft wächst. Doch muss man sich darüber klar sein, dass wir hier über Entwicklungsschritte sprechen, die rein technisch gesehen zwar in Reichweite sind, die aber aus betriebswirtschaftlicher Sicht erst einmal reifen müssen. Bereits vor acht, neun Jahren haben wir gemeinsam mit unseren Kunden eine Menge Ideen ausgearbeitet und in unsere Angebote aufgenommen. Dass sich erste Beauftragungen abzeichnen, sehen wir allerdings erst in jüngster Zeit.

ITM: Auch Wartung und Instandhaltung werden immer wieder als Anwendungsfelder genannt, auf denen sich Industrie- 4.0-Lösungen besonders schnell bezahlt machen. Teilen Sie diese Ansicht?
Mensing:
Im Prinzip schon. Generell ist der Service ja bereits seit Jahren ein Bereich, in dem wir besonders stark wachsen. Früher haben wir diese Themen mit ein, zwei Mitarbeitern abgedeckt. Heute macht das eine Abteilung mit 15 Mitarbeitern, die weltweit unterwegs sind. Um die Arbeiten zu optimieren, ist es natürlich außerordentlich sinnvoll, wenn wir uns von Medebach aus online auf die ausgelieferten Anlagen aufschalten. Für den Fall, dass es zu ungeplanten Stillständen kommt, machen wir dies natürlich auch heute schon. Im Bedarfsfall werden uns die hierzu erforderlichen Verbindungen kundenseitig freigeschaltet. Eine dauerhafte Verbindung gibt es oftmals jedoch noch nicht. Im normalen Wirkbetrieb wiegen die Sicherheitsanforderungen vieler Kunden weitaus schwerer als der Nutzenzuwachs, den eine dauerhafte internetgestützte vorbeugende Instandhaltung brächte.

ITM: Wie gehen Sie intern mit Ihren Daten um? Ist beispielsweise Cloud Computing eine Option für Sie?
Schmiedeler:
Eindeutig nein. Hier im Unternehmen halten wir sämtliche Daten ausschließlich auf eigenen Geräten. Schließlich zählen Datenschutz und Datensicherheit ganz unmittelbar zu unserem Kundenversprechen. Da wir als Industrieausrüster ganz vorne in der Wertschöpfungskette unserer Kunden stehen, haben wir hier eine ganz besondere Sorgfaltspflicht. Denn wer Zugriff auf unsere Daten hat, erhält damit immer auch Zugang zu dem Wissen, mit welchen Produkten die Kunden als nächstes an den Markt gehen.

Mensing: Es kommt daher nicht von ungefähr, dass wir sehr weitreichende Geheimhaltungsvereinbarungen mit unseren Kunden unterzeichnen. Die jüngsten Ausschreibungen zeigen, dass die Anforderungen zur Verarbeitung der Kundendaten immer noch weiter zunehmen. Denn obwohl Datensicherheit immer schon ein großes Thema war, rüsten die Kunden aktuell noch einmal massiv auf.

ITM: Angesicht der Vielfalt der Bedrohungen fällt es selbst Großunternehmen schwer, das erforderliche Know-how aufzubauen und dann auch aktuell zu halten. Wie lösen Sie dieses Problem?
Köster:
Genau wie im ERP-Bereich arbeiten wir auch hier sehr eng mit externen Dienstleistern zusammen. Gemeinsam mit unseren Partnern haben wir in diesem Sommer die Zügel noch einmal deutlich angezogen und gleich mehrere Richtlinien zur IT-Sicherheit implementiert. Im Kern geht es dabei um die Nutzung von Mobilfunk, Internetressourcen und mobilen Endgeräten. Ein ganz wesentlicher Baustein dieser Richtlinien liegt darin, dass Kunden- und Unternehmensdaten nur noch auf dienstlichen Endgeräten verarbeitet werden dürfen. Die Nutzung privater Devices für dienstliche Zwecke haben wir damit vollständig untersagt.

ITM: Das genaue Gegenteil dessen also, was die Befürworter der Bring-Your-Own-Device-Idee empfehlen?
Köster:
Das genaue Gegenteil, ja. Wobei wir es uns mit diesem Entschluss keineswegs leicht gemacht haben. Tatsächlich haben wir dieses Thema eine ganze Zeit lang vor uns hergetragen. Als mittelständisches Familienunternehmen wägt man sehr genau ab, in welche Bereiche man investiert und in welche nicht. Doch sehen wir kein vergleichbar wirksames Mittel, um unser Sicherheitsversprechen auch weiterhin einhalten zu können.

ITM: Woran machen Sie Ihre Investitionsentscheidungen generell fest?
Köster:
Was manche IT-Anbieter vielleicht erstaunen wird: Die reinen Anschaffungskosten sind keineswegs das zentrale Kriterium für uns. Was weitaus stärker zählt, sind die Folgekosten. Das hat unmittelbar damit zu tun, wie wir selbst unser Geld verdienen. Hierzu muss man verstehen, dass unsere Margen keineswegs in den Himmel wachsen. Als mittelständisches Unternehmen haben wir nicht die Marktmacht, um die Preise zu beeinflussen. Zudem müssen wir jeden Monat aufs Neue sicherstellen, dass ausreichend neue Aufträge hereinkommen.

ITM: Was angesichts der Volatilität des Automotive-Markts sicherlich nicht immer ganz leicht ist…
Köster:
Genau. Daher richten wir unsere Finanzplanung auch eher am unteren Ende der möglichen Nachfrageentwicklung aus. Vor diesem Hintergrund schauen wir uns dann auch sehr genau an, in welchem Maße wir uns monatlich wiederkehrende Folgekosten ins Haus holen. Hier brauchen wir einen klaren Business Case, der uns belastbar aufzeigt, inwieweit eine zusätzliche IT-Unterstützung zu Kosteneinsparungen oder Produktivitätsgewinnen führt.

ITM: Gibt es IT-Themen, bei denen Sie zurzeit prüfen, ob sich eine Investition lohnt?
Schmiedeler:
Aktuell richten wir unseren Blick wieder stärker auf die Bereiche Dokumenten-Management, HR, Leitstand und Zoll. All diese Themen lösen wir derzeit noch mit Bordmitteln. Hier bietet uns ams.erp Entwicklungsmöglichkeiten, die über entsprechende Module des ERP-Systems laufen. Ob wir diese Module zur Automatisierung der Prozesse nutzen werden, schauen wir uns in Ruhe an. Das bereits erreichte Maß an Integration in unserer IT ist wirklich hervorragend. Alles, was jetzt noch hinzukommt, muss zuallererst auch wieder aus kaufmännischer Sicht überzeugen.


Paul Köster GmbH
Der westfälische Maschinen- und Anlagenbauer Paul Köster liefert Komplettlösungen in den Feldern Dichtheitsprüfung, Montage und Automation. Hauptabnehmer sind die Automobilindustrie und deren Zulieferer. Um seine Reaktionsfähigkeit zu stärken, setzt das Unternehmen auf eine hohe Fertigungstiefe. Diese reicht vom Vertrieb über Projektierung, Konstruktion, mechanische Fertigung, Endmontage, elektrische Installation und Inbetriebnahme bis zum Kundenservice. Das 1907 gegründete Familienunternehmen hat 250 Mitarbeiter und erwirtschaftete 2015 einen Umsatz von 48,2 Mio. Euro.

Branche: Maschinen- und Anlagenbau
Gründung: 1907
Hauptsitz: Medebach
Mitarbeiter: 250

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