Einfache Lösungen für schnelle Prozesse

Prozesse per Express

Schnelle Prozesse entscheiden auch in mittelgroßen Firmen über den geschäftlichen Erfolg. Spezielle Software-Lösungen sind für diese Unternehmen allerdings häufig zu komplex. Hersteller stellen sich jetzt auf den wachsenden Bedarf in diesem Segment ein und bieten einfach zu nutzende, branchenspezifische oder auch Cloud-Lösungen an.

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Effizienz und Kostenkontrolle bestimmen in den mittelständischen Unternehmen nach wie vor die Strategie. Der wichtigste Punkt, an dem sie dabei ansetzen können, sind verbesserte Abläufe. „Der Mittelstand kann durch Prozessoptimierung die eigene Wettbewerbsposition gegenüber direkten und indirekten Konkurrenten verbessern“, erklärt Axel Oppermann, Senior Advisor bei der Experton Group. Mit Hilfe von Geschäftsprozessmanagement (BPM) lassen sich Workflows flexibler und agiler gestalten. „Hierdurch können die Firmen insbesondere in den aktuell wirtschaftlich turbulenten Zeiten für probate organisatorische Rahmenparameter sorgen“, so Oppermann ­weiter. Hinzu kommt, dass Mittelständler oftmals gar keine Wahl haben, sich vor BPM zu drücken. Wenn sie in ­Lieferketten eingebunden sind, ist Prozessmanagement unerlässlich. „Häufig setzen die Geschäftspartner dies sogar voraus“, sagt Oppermann.

Die mittleren Unternehmen machen sich daher zurzeit verstärkt daran, Ordnung in ihre Prozesse zu bringen. Laut einer IBM-Studie setzen ungefähr 70 Prozent der Mittelständler gerade ein BPM-Projekt um oder planen, dies in den kommenden zwölf bis 18 Monaten zu tun. Für die Untersuchung wurden 2.000 Firmen befragt.
Die Projekte werden sich dabei wohl stark voneinander unterscheiden. Denn hinter dem Akronym BPM verbergen sich sowohl das Managementkonzept, das sich mit der Optimierung der Geschäftsprozesse befasst, als auch die Softwarelösungen, die dafür eingesetzt werden. Dies sind spezielle BPM-Werkzeuge, die von einer ganzen Reihe von Anbietern zur Verfügung gestellt werden. Gerade Mittelständler unterstützen ihr Prozessmanagement allerdings häufig mit Hilfe von Standardsoftware. Dazu zählen etwa entsprechende Module des ERP-Systems oder Office-Programme. Einige verzichten sogar ganz auf die Hilfe durch Software. Das liegt sicherlich vor allem daran, dass BPM-Lösungen komplex und teuer sind. Das gilt sowohl für das System selbst als auch für den Aufwand, der mit seinem Einsatz einhergeht. Die Produkte vieler Anbieter sind für den Mittelstand häufig überdimensioniert. Außerdem führt BPM-Software im Idealfall die Funktionen anderer Anwendungen zusammen. Das sind zum Beispiel Geschäftsprozessmodellierung, Workflowmanagement, Business Intelligence oder Performance Management. Es ist jedoch sehr schwierig, alles aus einer Hand zu bekommen. Daher bedeutet BPM auch immer viel Integrationsarbeit für die IT-Verantwortlichen. Hinzu kommen die knappen personellen Ressourcen in kleineren Unternehmen. Der IT-Abteilung fehlt es häufig an Mitarbeitern beziehungsweise an Zeit, um die Fachabteilungen beim Thema BPM ausreichend zu unterstützen.

Per Knopfdruck?


Die Hersteller von BPM-Software arbeiten daher daran, ihre Systeme zu vereinfachen. Anbieter Inubit zum Beispiel hat die Version 6 seiner BPM-Suite auf die Nutzer in den Fachabteilungen zugeschnitten. Zudem wurden klassische BPM-Funktionen und integriertes Datenmanagement zusammengeführt. ­„Fachanwender können ihre eigenen Ideen intuitiv als Prozess- und Datenmodell designen und ­sofort per Knopfdruck lauffähig machen“, preist Inubit-CEO Torsten Schmale die Vorzüge der Lösung. „Die IT wird nur benötigt, wenn bestehende IT-Systeme in die Anwendung eingebunden werden müssen oder besondere Anforderungen an die Prozessführung existieren.“

Schmale rät Firmen dazu, über die Einführung einer BPM-Suite hinaus Standardprozesse durch Best-Practice-Lösungen und vorgefertigte Prozesspakete zu automatisieren. Solche vorkonfigurierten Lösungen sind gerade für Mittelständler eine gute Möglichkeit, BPM im eigenen Unternehmen umzusetzen. Auf diese Weise reorganisierte zum Beispiel der Autozulieferer Keiper seine vorhandenen Prozessabbildungen. Hintergrund war eine Neugestaltung der IT-und SAP-Systeme. Keiper setzte die Reorganisation mit der branchenspezifischen Lösung IPR Automotive von IDS Scheer Consulting um, einer Beratungssparte der Software AG. Diese Lösung beinhaltet ein Branchenreferenzmodell im BPM-System Aris sowie eine vorkonfigurierte ERP-Software. Ergebnis: Keiper hat jetzt einen besseren Überblick über und mehr Transparenz in seiner SAP-Landschaft sowie den dahinter stehenden Abläufe. Das Unternehmen arbeitet auf einem firmenweit einheitlichen Prozessniveau. Alle Prozesse sind auf gleicher Ebene detailliert und mit Kennzahlen versehen.

BPM aus der Cloud


Auch IT-Größen wie IBM haben erkannt, dass sich der Mittelstand zunehmend an die Verbesserung seiner Abläufe macht und entsprechende Lösungen dafür benötigt. Den Business Process Manager gibt es daher auch in einer Express-Version – also angepasst an die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen. Mit der Software können Firmen Prozesse erstellen, abbilden, automatisieren und überwachen. Anwendungsbereiche sieht IBM zum Beispiel im Personalbereich. Laut Hersteller gibt es Firmen, die mit dem System die Erfassung von Mitarbeiterdaten deutlich beschleunigten – von durchschnittlich neun Stunden auf zehn Minuten. Unter dem Namen Blueworks Live stellt IBM auch ein BPM-Werkzeug in der Cloud zur Verfügung. Aufgrund schmaler Budgets und kleiner IT-Abteilungen ist Cloud Computing prinzipiell ein attraktives Konzept für kleine und mittlere Firmen. Das gilt laut Oppermann auch beim Prozessmanagement. „BPM in der Wolke ist in Teilbereichen eine Option für den Mittelstand. Und dies wird auch schon mannigfach genutzt“, so der Berater. Lösungen wie Google Docs oder Office 365 von Microsoft seien Angebote, die mit dem BPM-Gedanken einhergehen. „Aber auch Lösungen aus der Cloud, mit denen sich Prozesse visualisieren und reorganisieren lassen, bringen Mittelständlern einen Nutzen.“

Wer BPM im Unternehmen einführt, sollte dies schrittweise tun, empfiehlt Inubit-Chef Schmale. „Mit jedem Projekt sollte eine klare Verbesserung und ein schneller, vorhersehbarer Return on Investment innerhalb von drei bis zwölf Monaten erreicht werden, je nach Ausgangssituation.“ Welche Prozesse im Mittelstand besonderen Optimierungsbedarf haben, hängt laut Oppermann von der Branche, der Größe des Unternehmens und seiner Inte­gration in Lieferketten ab. „Es gilt jedoch grundsätzlich, Entscheidungs- und Dokumentenprozesse über BPM zu standardisieren und automatisiert abzubilden“, erläutert der Experte. Beispiel für einen dokumentenzentrierten Prozess ist die Rechnungsbearbeitung. Der Nutzen von Prozessmanagement zeigt sich hier sehr deutlich. IBM verspricht etwa, dass mit BPM Express manuelle Tätigkeiten, die bei der Abwicklung von Rechnungen anfallen, zu 80 Prozent überflüssig werden.

Die Deutsche See, ein Anbieter von Fisch und Meeresfrüchten, hat ihren Rechnungseingang mit einer Lösung von bpi solutions automatisiert. Im Unternehmen treffen jährlich circa 60.000 Forderungen ein. Im ungünstigsten Fall benötigte früher die Prüfung und Freigabe einer Rechnung mehrere Wochen. Denn die Dokumente wurden per Hauspost und Laufzettel an die Ansprechpartner geschickt. Seit Einführung der Lösung werden die Papierbelege digitalisiert und die buchungsrelevanten Daten extrahiert. Bei erfolgreicher Prüfung findet sogar eine Dunkelbuchung statt – also ohne Eingreifen eines Mitarbeiters. Die Deutsche See spart nun dank der Prozessautomatisierung 70 Prozent der Zeit ein, die vorher für die Erfassung und Prüfung der Rechnungen erforderlich war.

 

S-BPM

Die Komplexität bei der Modellierung, Definition und Ausführung von Prozessen ist gerade für Mittelständler ein Problem. Häufig fehlt das dafür ausgebildete Personal. Softwareanbieter Metasonic hat einen sogenannten subjektorientierten Ansatz (S-BPM) entwickelt, der diese Komplexität reduzieren soll. S-BPM stellt den Kommunikationsfluss der Mitarbeiter in den Vordergrund. Beim herkömmlichen Prozessmanagement wird der Kontrollfluss stattdessen starr vorgegeben. Metasonic ermöglicht es laut Anbieter, mit nur fünf Symbolen komplexe Vorgänge und Verhaltensmuster zu beschreiben.

Jeder Prozessbeteiligte soll seine Prozessanwendungen somit selbst modellieren und direkt ausführen können. Laut den Marktforschern von Gartner wird es allerdings noch dauern, bis sich S-BPM zum Mainstream in den Unternehmen entwickelt. Derzeit ist das Konzept eher noch für besonders fortschrittliche Organisationen eine Alternative zu klassischem BPM.

Zu solchen Organisationen gehören aber offenbar auch mittelständische Unternehmen. Der IT-Dienstleister FI-TS etwa organisiert seinen Auftragssteuerungsprozess mit einer Lösung von Metasonic. Ein Argument für den subjektorientierten Ansatz: Alle Abläufe sollen sich einfach verändern und erweitern lassen. Insgesamt können die Mitarbeiter jetzt strukturierter arbeiten. „Wir erledigen heute deutlich mehr Aufträge pro Person“, berichtet Abteilungsleiterin Gabriele Konjack.

 

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