Kundenfokus neu sortiert

Prozessgestützte IT-Organisation mit neuer ERP-Software

Die Walther Faltsysteme GmbH aus Kevelaer konnte ihren kundenorientierten Ansatz mit einer neuen ERP-Software stärken und dank eines integrierten Moduls für Dokumenten-Management auch den nächsten Schritt in Richtung papierloser Büroprozesse nehmen. Prokurist Thomas Heilen und IT-Leiterin Natalie Priebe berichten, welche Herausforderungen bei der Umstellung zu meistern waren.

  • Natalie Priebe und Thomas Heilen im Unternehmen

    Maximale Flexibilität bieten nicht nur die Faltboxen aus Kevelaer – auch der Service des Mittelständlers weiß zu überzeugen.

  • Natalie Priebe und Thomas Heilen im Unternehmen

    „Der Grundtenor war, dass ein neues und modernes System erwünscht ist, das nicht nur die Standardprozesse abbildet.“ (Natalie Priebe)

  • Natalie Priebe und Thomas Heilen im Unternehmen

    Individuelles Branding ist eine gefragte Leistung des Unternehmens – ein gewisser Wiedererkennungswert steht bei den Kunden hoch im Kurs.

ITM: Herr Heilen, was hat es mit dem namensgebenden Faltsystem auf sich?
Thomas Heilen:
Die Ursprungsidee hat Herr Walther Senior im Jahr 1978 von einer Geschäftsreise aus Japan mitgebracht, wo er erstmals faltbare Kunststoffbehälter kennengelernt hat und diese auch für den europäischen Markt für sinnvoll erachtete. Daraufhin suchte er einen Partner als Produzenten für die Boxen, der schließlich mit der Formex Plastik GmbH in Kevelaer gefunden wurde. Die daraus gewachsene strategische Partnerschaft hält bis heute an.

ITM: Wie ging es weiter?
Heilen:
Nach der Faltbox entstanden weitere Ideen, darunter etwa rollbare Untersätze, mit denen mehrere gestapelte Boxen einfacher transportiert werden können. Ebenso folgten größere Varianten der Behälter, die für industrielle Zwecke vorgesehen sind. Darüber hinaus ist die Idee entstanden, dass auch schützende, an das Transportgut angepasste Innenverpackungen interessant sein könnten, woraus wiederum diverse Interieur-Produkte entstanden sind. Zudem arbeiten wir aktuell an Projekten, mit denen das Sortiment weiter vergrößert werden soll.

ITM: Was ist auf Seite der Kunden besonders gefragt?
Heilen:
Letztlich wünscht sich der Kunde sehr häufig ein individuelles Produkt, das an seine Anforderungen angepasst ist und das einen gewissen Wiedererkennungswert bietet. Oftmals ist ein Ladungsträger eben nicht nur ein Ladungsträger, sondern auch gekennzeichnetes Firmeneigentum und Werbemittel.

ITM: Was bieten Sie in der Hinsicht an?
Heilen:
Da gibt es unterschiedlichste Möglichkeiten. Durch Techniken wie Prägung oder Siebdruck können bereits in der Herstellung individuelle Produkte hergestellt werden. Fertige Boxen können aber auch im Nachgang noch mit Barcodes, Labels oder Aufdrucken versehen werden. Wir kommen im Grunde erstmal von einem Standardprodukt, das vielfältig individualisierbar ist. Es sind zudem weiterführende Anpassungen möglich, sofern gewisse Mindeststückzahlen erreicht werden.

ITM: Aus welchen Branchen kommen Ihre Kunden?
Heilen:
Unsere größten Kunden kommen aus dem Lebensmitteleinzelhandel. Prinzipiell ist für uns aber jeder Kunde interessant, der logistische Prozesse koordiniert, also Produkte von A nach B transportiert.

ITM: Es handelt sich also um ein reines B2B-Geschäft?
Heilen:
Ja, ausschließlich. Endkunden werden lediglich über Großhändler bedient, die unsere Produkte beziehen. Dazu gehören etwa verschiedene Büroausstatter.

ITM: Was bedeutet das für die Produktion?
Heilen:
Ein professionelles und umfassendes Projektmanagement sowie eine konstante Qualitätsprüfung und -sicherung sind Grundvoraussetzungen, um die hohen Anforderungen der B2B-Kunden an entscheidende Faktoren wie beispielsweise Gewicht, Temperaturbeständigkeit oder Traglast zu erfüllen.

ITM: Das Unternehmen ist seit über 40 Jahren am Markt. Was sind die entscheidenden Faktoren für diesen Erfolg?
Heilen:
Die Kundenfokussierung ist sicher ein wichtiger Aspekt. Wir hören gut zu und bieten dann das richtige Produkt für den jeweiligen Anwendungsfall an. Dabei geht es nicht nur darum, unser eigenes Produkt in den Fokus zu stellen – wenn es sinnvoll ist, schauen wir auch, was unsere Partner im Sortiment haben. Unser Augenmerk ist die Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus spielt das Thema „Innovation“ eine große Rolle. Wir schauen stets, ob es Entwicklungen gibt, die interessant sind, und prüfen diese auf Umsetzbarkeit. Zu guter Letzt hilft es uns, dass wir ein mittelständisches Unternehmen sind. Das erlaubt es uns, schnell und agil zu reagieren.

ITM: Wie ausgeprägt ist die Konkurrenzsituation in Ihrem Segment?
Heilen:
Die Situation ist sehr vielschichtig. Wir haben zum einen die direkte Konkurrenz, zu der wir teilweise auch partnerschaftliche Verbindungen pflegen, zum anderen müssen wir uns natürlich gegen die günstigeren Anbieter aus dem Ausland behaupten.

ITM: Wie gelingt es Ihnen, sich von den Wettbewerbern abzusetzen?
Heilen:
Da die Produkte am Markt und deren Preise bekannt sind, müssen die Faltboxen mit Qualität, Preis und Service überzeugen. Das gelingt uns, weil wir für die Kunden immer wieder individuelle Produkte kreieren und vor Ort als Ansprechpartner verfügbar sind. Wir versuchen, unseren Kunden bei ihren logistischen Herausforderungen beratend zur Seite zu stehen. Natürlich gibt es auch Unternehmen, die ein Vielfaches unserer Größe ausmachen und die dementsprechend größere Anforderungen haben. Dort geht es dann aber oft um komplette Lagerlösungen, bei denen die Behälter am Ende nur noch ein C-Produkt sind. Für uns ist der Behälter aber ein A-Produkt. Damit geht eine andere Fokussierung einher.

ITM: Welche Rolle spielt in Ihrer Branche die IT für die Wettbewerbsfähigkeit?
Heilen:
Sie bildet die Basis aller Vertriebsaktivitäten. Das liegt einerseits an unserer prozessgestützten Arbeitsweise, andererseits an der Pflege der Kundenhistorie. Der Kunde soll sich gut beraten und aufgehoben fühlen. Daher ist es eine wichtige Aufgabe der IT, an dieser Stelle eine gewisse Transparenz zu schaffen, sodass Einkauf und Vertrieb reibungslos funktionieren und dafür Sorge tragen, dass abteilungsübergreifend Informationen zur Verfügung stehen.

ITM: Um das zu gewährleisten, haben Sie 2019 eine neue ERP-Software eingeführt. Wann wurde erstmals mit dem Gedanken gespielt, das alte System abzulösen?
Heilen:
Im Jahr 2015 kam die Frage auf, ob wir mit dem damals eingesetzten Warenwirtschaftssystem überhaupt noch zukunftsfähig aufgestellt sind. Zu diesem Zeitpunkt haben wir neben dem Vertrieb einzelne Abteilungen weiter ausgebaut. Da haben wir bereits gemerkt, dass das System nicht alles bietet, was von den Teams gewünscht wurde. Als Frau Priebe Anfang 2016 bei uns angefangen hat, folgte dann der Schritt, sich ausführlicher mit dem Thema auseinanderzusetzen. Im normalen Tagesgeschäft war das aufgrund des Umfanges nicht möglich.

ITM: Wie kann man sich ihre Zusammenarbeit vorstellen?
Heilen:
Der Ursprung unserer Zusammenarbeit rührt eigentlich daher, dass Frau Priebe 2016 als Informatik-Studentin bei der Walther Faltsysteme GmbH eingestiegen ist und in diesem Zuge dann ihre Abschlussarbeit im Unternehmen geschrieben hat. Das hat sich so gut entwickelt, dass wir sie auch nach ihrem Studium für unsere Firma gewinnen konnten.

Natalie Priebe:
Im Zuge meiner Abschlussarbeit habe ich mich mit der Auswahl eines ERP-Systems beschäftigt und maßgeblich beim Entscheidungsprozess mitgewirkt. Anschließend habe ich dann die Einführung des ERP-Systems umfänglich geplant und begleitet. Seit Mitte letzten Jahres leite ich die IT in der Firma. In dieser Rolle sorge ich dafür, dass neben anderen IT-Projekten und deren typischen Aufgaben in erster Linie alle Themen rund um die ERP-Software gut betreut werden. Dazu gehören auch die Administration, Anpassung, Programmierung sowie die Einführung neuer Module.

ITM: Herr Heilen, was sind Ihre Aufgaben als Prokurist?
Heilen:
Zu meinen Aufgaben gehören Organisationsentwicklung und -struktur sowie die Weiterentwicklung von Vertriebs- und Einkaufsthematiken, vor allem in Bezug auf das ERP-System.

ITM: Welche Synergien entstehen durch diese Konstellation?
Heilen:
Durch unsere Zusammenarbeit ergibt sich eine sehr direkte Kommunikation, die für kurze Wege zwischen der IT und der Geschäftsführung sorgt – das zeichnet uns aus. So können Entscheidungen zügig getroffen werden. Nicht nur von Seiten der Geschäftsführung gibt es immer wieder neue Ideen, die Kollegen aus den unterschiedlichen Abteilungen schauen sich natürlich auch aktuelle Entwicklungen an und machen Vorschläge.  

ITM: Wer muss bei IT-Investitionen die Überzeugungsarbeit leisten?
Heilen:
Da es dabei um die Kommunikation mit der Geschäftsleitung geht, liegt der Part bei mir. Die Geschäftsführer sind vielleicht nicht immer so nah an den Themen, wie ich es bin, können aber durchaus als Treiber und Befürworter der Digitalisierung bezeichnet werden. Von daher ist das eine sehr konstruktive Zusammenarbeit.

ITM: Wie viele Angestellte sind dezidiert für die IT zuständig?
Heilen:
Im Prinzip zwei. Ein Kollege ist für den Hardware-Bereich zuständig und Frau Priebe leitet die IT und betreut, wie bereits erläutert, vor allem den Bereich rund um die Software im Unternehmen. Die Bereiche sind personell klar getrennt, weil hier ganz andere Anforderungen bezüglich der Ausbildung und Kompetenzen gefragt sind.

ITM: Woran haben Sie gemerkt, dass es eine neue ERP-Lösung braucht?
Heilen:
Wir sind historisch mit der Office-Line von Sage gewachsen, was aufgrund zahlreicher Individualprogrammierungen aber nur noch sehr eingeschränkt Update-fähig war. Dazu kam, dass der Support für die damals aktuelle Version gegen Ende des letzten Jahres eingestellt wurde. Da ein Update einer Neuimplementierung gleichgekommen wäre, haben wir uns dazu entschlossen, den Markt genauer zu sondieren.  

ITM: Wie haben sich die Einschränkungen konkret geäußert?
Heilen:
Es gab sehr viele Insellösungen, die zu Medienbrüchen geführt haben und letztlich zur Folge hatten, dass nicht die richtigen Informationen am richtigen Ort abgelegt und zur Verfügung gestellt wurden. Das hat bei der Bearbeitung der einzelnen Vorgänge zu unnötiger Mehrarbeit geführt.

Priebe: Die Probleme haben sich insofern geäußert, als dass es intern keine Mitarbeiter gab, die auf das System geschult waren. Folglich wurde das eigens erlernte Wissen lediglich durch einzelne Personen weitergereicht. Das hatte einen sehr heterogenen Informationsstand und fehlende Standards bei der Bedienung der Software zur Konsequenz, was neuen Mitarbeitern wiederum die Einarbeitung erschwerte. Dadurch, dass jeder anders gearbeitet hat, ist eine gewisse Unzufriedenheit entstanden. Zudem wurden viele Funktionalitäten gar nicht genutzt. Das hat nicht zuletzt auf andere Probleme wie z.B. fehlende Standardprozesse hingedeutet. Mit dem neuen System wollten wir diese so definieren, dass sie jeden betreffen und so die Arbeit erleichtern.  

ITM: Das ERP-Angebot ist größer denn je. Wie sind Sie auf APplus von Asseco gekommen?
Priebe:
Dafür haben wir verschiedene Hilfsmittel wie z.B. ERP-Führer, spezielle Fachbücher und diverse Internetquellen verwendet. Darüber hinaus waren Fachmessen wie die Cebit oder die IT & Business gute Anlaufpunkte. Dort bekamen wir ein gutes Gefühl dafür, welche Anbieter gängig sind und welche vielleicht doch eher zu den Exoten gehören. Bei der Recherche sind wir neben anderen Systemen und Anbietern dann auch immer wieder auf APplus von Asseco gestoßen.  

Heilen: Daraus ist eine recht globale Betrachtung geworden, da wir alle Mitarbeiter mitnehmen und die Wünsche und Anforderungen der Kollegen dort berücksichtigen wollten.

Priebe: Wir haben dazu intern über Fragebögen Feedback eingeholt. Das Ganze ist dann in das Anforderungsprofil eingeflossen. Dadurch konnten wir weitere Anbieter aussortieren. So sind wir auf 15 potenzielle Kandidaten gekommen, die für uns denkbar gewesen wären.

ITM: Haben sich die Wünsche der Mitarbeiter an das System gedeckt oder gab es auch Uneinigkeit bezüglich der Anforderungen?
Heilen:
Es gibt immer Sonderwünsche von bestimmten Personen, die wir über weite Strecken probieren zu berücksichtigen. In der ersten Phase hat da aber nicht viel herausgestochen.

Priebe: Der Grundtenor war, dass ein neues und modernes System erwünscht ist, das nicht nur die Standardprozesse abbildet, sondern in dem sich Dokumente zentral ablegen und austauschen lassen. Gewisse Sonderwünsche sind ja ohnehin im Nachgang der Entscheidung bzw. Implementierung immer noch realisierbar.

Heilen: Gefragte Themen wie z.B. Dashboards oder Business Intelligence sind auf jeden Fall wichtig, waren in der Entscheidungsphase aber nicht ganz oben auf der Prioritätenliste. Es ging erstmal darum, durch die Neueinführung keinen Bruch in Bereichen wie Auftragserfassung, Warenausgang oder Rechnungserfassung zu erzeugen. Das ist elementar für mittelständische Unternehmen.

ITM: Ist Ihnen das gelungen?
Heilen:
Ja, wir haben am ersten Tag nach dem „Go-Live“ bereits Warenausgänge und Rechnungen erfassen können. Das ist durchaus als Erfolg zu werten. Es gibt ja gewisse Schreckensszenarien, bei denen ein halbes Jahr oder sogar länger gar nichts mehr geht.

ITM: Hat der Umstieg den laufenden Geschäftsbetrieb trotzdem in irgendeiner Form ausgebremst?
Heilen:
Am Ende handelte es sich bei dem Projekt nicht nur um einen Software-Wechsel, sondern auch um eine Prozessumstellung. Da kamen viele Dinge zusammen, die im ersten Moment Prozesse verlangsamt haben. Auf längere Sicht konnten wir das Tempo deutlich erhöhen. Wir haben z.B. 25 Prozent mehr Belege bei gleichen Personalkapazitäten im Jahreszeitraum erfassen können. Das zeigt, dass die Prozesse deutlich schlanker geworden sind. Es hilft ungemein, wenn mit einer Software-Einführung nicht nur Vorgänge digitalisiert und automatisiert werden, sondern auch noch der Vorteil der Prozessgeschwindigkeit mitgenommen werden kann.

Die Walther Faltsysteme GmbH...

... entstand aus einer Geschäftsidee, die Rolf F. Walther im Jahr 1978 von einer Japanreise mitbrachte. Dort stieß der Firmengründer erstmals auf faltbare Kunststoffbehälter und beschloss, das Produkt gemeinsam mit der Formex Plastik GmbH auf den europäischen Markt zu bringen. Nachdem der Verkauf an Privatpersonen nur von mäßigem Erfolg gekrönt war, wurde in den 1980er-Jahren ein starkes B2B-Geschäft aufgebaut und das Sortiment stetig erweitert. Heute wird das Unternehmen von Thomas Walther und Thomas Wiederer geführt und kann auf viele namhafte Kunden aus der Logistik- und Handelsbranche blicken, die das über die Jahre gewachsene Produktsortiment täglich nutzen. Dazu gehören neben den namensgebenden Faltboxen in allen erdenklichen Größen auch hochentwickelte Speziallösungen für den Transport von anspruchsvolleren Gütern.
www.faltbox.de


ITM: Noch einmal zurück zum Auswahlprozess:
Wie konnte die Gruppe der potenziellen Kandidaten weiter verringert werden?
Priebe:
Wir haben die Anbieter für Kundenpräsentationen eingeladen und verschiedene Informationsveranstaltungen und Kundentage wahrgenommen. Darüber hinaus sind wir zu Referenzkunden gefahren und haben uns dort umfassend informiert. So konnten wir weiter aussieben. Dabei spielte auch der persönliche Eindruck immer eine wichtige Rolle. Schließlich muss man sich vorstellen können, mit dem Gegenüber vernünftig und langfristig zusammenarbeiten zu können.

ITM: Wie ging es im Entscheidungsprozess weiter?
Heilen:
Nachdem wir uns alle Anbieter umfassend angeschaut hatten, haben wir uns mit den Keyusern gemeinsam überlegt, wie sich das System intern vermitteln lässt. So wurde für jedes Modul ein Hauptansprechpartner definiert, der nicht nur beim Entscheidungsprozess, sondern später auch bei der Prozessaufnahme, den Schulungen und der Implementierung immer wieder hinzugezogen wurde.

Priebe:
Durch weitere Ausschlusskriterien sind von den 15 potenziellen Anbietern schließlich nur noch drei übriggeblieben. Die sind erneut bei uns vorbeigekommen, so dass die Keyuser die Möglichkeit hatten, Fragen zu stellen und sich das System einmal anzuschauen. Im Nachgang haben wir noch einmal Feedback gesammelt. Dadurch hatten wir dann relativ schnell einen guten Eindruck, der schon in Richtung APplus deutete.

ITM: Wurden spezielle Branchenfunktionalitäten benötigt?
Heilen:
Eigentlich nicht. Wir arbeiten sehr branchenneutral. Da wir die Produktion ausgelagert haben und vor allem in Einkaufsverhältnissen tätig werden, ist eine Produktionssoftware nicht notwendig. Wir haben Arbeitsgänge und Modifizierungen, die über Stücklisten sowie Ein- und Ausbuchungen von Arbeitsmaterialien abgedeckt werden, aber es sind keine Maschinen an das System angeschlossen.

ITM: Gibt es weniger offensichtliche Faktoren, die bei der Auswahl eine Rolle gespielt haben?
Heilen:
Wir haben darauf geachtet, welche Anbieter in der Region greifbar sind und bei Problemen nicht erst eine zweitägige Anreise haben. Darüber hinaus war es wichtig zu sehen, wie der Ansprechpartner aufgestellt ist und mit wem man letztlich täglich zu tun hat. Das war uns hinsichtlich einer langfristigen Zusammenarbeit wichtig.



Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Wie sieht diese Zusammenarbeit konkret aus?
Heilen:
Es gibt beim Anbieter einen persönlichen Projektleiter, den man jederzeit ansprechen kann. Dieser betreut noch andere Projekte, hat sich im Vorlauf während der Prozessaufnahme aber ein Jahr lang mit unserem Unternehmen beschäftigt und war schon in der Implementierungsphase immer vor Ort.

ITM: Welche Rolle haben die Kosten im Auswahlverfahren gespielt?
Heilen:
Kosten sind das eine – wichtiger ist, dass die Leistung eines Produkts dazu im richtigen Verhältnis steht. Ich bin daher kein Freund davon, pauschal das günstigste Produkt zu wählen. Grundlegend ist eine ganzheitliche Betrachtung, bei der Aspekte wie z.B. eigenständige Anpassungs- und Individualisierungsmöglichkeiten eine Rolle spielen. Es macht einen großen Unterschied, ob man mal selbst Hand anlegen kann oder immer gleich den Support kontaktieren muss. Außerdem haben wir im Zuge der Einführung nicht nur die Initialkosten analysiert, sondern auch eine Fünf-Jahres-Betrachtung erstellt. Das war u.a. dafür wichtig, um zu schauen, wie modular sich das System weiterentwickeln lässt, wenn sich das Mitarbeiterwachstum wie in der Vergangenheit verhält und weitere Nutzer hinzukommen. Da ging es dann um Themen wie Auslastung oder Lizenz- und Wartungskosten.

ITM: War für Sie von vornherein klar, dass Sie eine Cloud-Lösung bevorzugen?
Heilen:
Nein, in der Hinsicht waren wir zunächst entscheidungsneutral. Es wäre für uns auch eine Option gewesen, nicht in die Cloud zu gehen und eigene Server zu betreiben. Für uns war entscheidend, sich bzgl. der Datenverfügbarkeit, Sicherheit und Aktualität der Hardware optimal und zukunftsorientiert aufzustellen.

ITM: Musste hinsichtlich der Auslagerung in die Cloud Überzeugungsarbeit bei der Geschäftsleitung geleistet werden?
Priebe:
Unser Vorteil ist, dass die Geschäftsführung gut informiert ist. Da wird bereits viel Vorwissen mitgebracht und die Digitalisierung aktiv vorangetrieben. Wir haben in diesem Fall einfach die Vor- und Nachteile abgeglichen und auf dieser Basis dann die für uns bestmögliche Entscheidung getroffen.

ITM: Welche Herausforderungen gab es bei der Anbindung des Systems?
Heilen:
Unsere Datenbasis kam aus einem 18 Jahre alten System, das zuletzt nicht mal mehr Update-fähig war. Die Herausforderung war also, die Daten dort rauszuziehen, die richtigen Felder zu verknüpfen und die Diskrepanz bei der Vollständigkeit der Daten zu beheben.  

ITM: Wie sind Sie dabei vorgegangen?
Heilen:
Wir haben für die Datenübernahme den Jahreswechsel genutzt. Eigentlich wollten wir zunächst zum letzten Quartal umsteigen, haben uns dann aber frühzeitig dagegen entschieden, weil ein Neueinstieg nach Abschluss des Geschäftsjahres einfacher ist. Dazu kam der Umstand, dass wir nicht alle Daten zu 100 Prozent automatisch übernehmen konnten, sondern auch manuell erfassen mussten. Alle offenen Vorgänge aus dem Altsystem mussten von den Mitarbeitern entsprechend manuell übertragen und erfasst werden. Dafür haben wir die erste Kalenderwoche genutzt und waren so ab Tag eins der zweiten Kalenderwoche wieder einsatzfähig.

ITM: Wie kamen die neuen Anwender in dieser Phase mit dem System zurecht?
Heilen:
Grundsätzlich sind die Anwender gut zurechtgekommen, da APplus sehr intuitiv und benutzerfreundlich aufgebaut ist. Gewisse Dinge sorgen dennoch für Unsicherheiten bei den Mitarbeitern. Das fängt schon damit an, dass anders eingefärbte Eingabefelder im neuen System für Irritation sorgen können. Wer solange mit einem System gearbeitet hat, wie einige unserer Mitarbeiter, für den ist das schwierig.

ITM: Wie intensiv war die Mitarbeiterschulung?
Priebe:
Die Schulungen wurden über verschiedene Stufen ausgerollt. Zunächst haben die Keyuser die APplus-Basisschulungen durchlaufen, in denen das zentrale Wissen vermittelt wurde. Daran anschließend hat diese Gruppe dann noch einmal einzelne Modulschulungen für ihre jeweiligen Zuständigkeiten bekommen. Das wurde in verschiedenen Bereichen noch einmal intensiviert. Dazu kamen umfangreiche Endanwenderschulungen durch Mitarbeiter von Asseco. Anschließend haben sich die Keyuser den Mitarbeitern angenommen und haben noch mal verschiedene Prozesse wiederholt und vertieft. Über das Testsystem konnten die Endanwender zudem typische Prozesse und Vorgänge des Tagesgeschäftes nachbilden und ausprobieren.

Die drei Tage, in denen zu Beginn der Einführung unabgeschlossene Vorgänge manuell in das neue System eingepflegt wurden, haben sehr in Bezug auf die Schulung des Systems geholfen, da es sich um reale Fälle handelte und die Vorgänge so greifbarer waren.

Heilen:
Die Umgewöhnung hat nicht zuletzt mit dem modularen Aufbau der Software zu tun. Das heißt u.a., dass Mitarbeiter aus dem Vertrieb heute keine Möglichkeit mehr haben, Einkaufstätigkeiten nachzugehen. Das ist letztlich eine reine Gewöhnungssache. Ein Jahr nach der Einführung kann ich sagen, dass das System von allen genutzt wird – wenn auch in unterschiedlicher Intensität. Manche probieren eben etwas mehr aus, andere halten sich sehr genau an die Schulungsvorgaben. Aber das ist beides durchaus legitim und nachvollziehbar. Der Wunsch nach modulübergreifendem Wissen hat sich inzwischen aber weitgehend gelegt.

ITM: Woher kam dieser Wunsch?
Heilen:
Vermutlich spielte die gefühlte Einschränkung eine gewisse Rolle. Früher war es etwa so, dass im Vertrieb auch Warenausgänge angestoßen wurden, weil es im alten System einfach ein klassischer Schritt in der Arbeitsvorbereitung war. So war eben jeder Mitarbeiter im Vertrieb dazu angehalten, sich um seinen Versand zu kümmern. Das haben wir nun professionalisiert, sodass der Vorgang über eine eigene Abteilung für die Arbeitsvorbereitung zentralisiert gesteuert wird. So haben wir nicht nur einen reibungsloseren Versand und Warenausgang, sondern auch eine verbesserte Lieferzeit.

ITM: Wie werden die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lösung fit gehalten?
Priebe:
Wir sind seit der Einführung im letzten Jahr nicht stehengeblieben, sondern haben parallel immer wieder neue Schulungen angeboten. Das passiert etwa, wenn neue Module eingeführt werden. Wir halten zudem regelmäßig Rücksprache mit den Kollegen und erfragen, ob weiterer Bedarf für Schulungen besteht. In diesem Jahr planen wir einen kompletten Auftragsdurchlauf im Unternehmen zu zeigen, damit das Verständnis für die jeweiligen Arbeitsschritte vor und nach den eigenen Tätigkeiten eines einzelnen Angestellten geschaffen wird.  

ITM: Welche Module oder Erweiterungen sind noch geplant?
Priebe:
Im Moment beschäftigen wir uns stark mit den Themen „Dashboards” und „Auswertungen”. Aber auch Themen wie Business Intelligence, digitale Arbeitsplätze im Lager und Personalmanagement werden von uns weiter fokussiert. Des Weiteren wird Künstliche Intelligenz für uns zunehmend wichtiger. Asseco hat mit den KI-Dashboards ein entsprechendes Modul auf den Markt gebracht. Wir sind gerade in Vorbereitungen für die Einführung.

ITM: Wie funktioniert das KI-Modul?
Priebe:
Die KI ermittelt anhand des Nutzungsverhaltens, welche Vorgänge und Masken für die jeweiligen Mitarbeiter am relevantesten sind, und schlägt entsprechende Ansichten bzw. Dashboard-Elemente vor. So kann sich der Nutzer individuell sein eigenes Dashboard zusammenstellen. Diese Funktion lässt sich bei Bedarf auf ganze Abteilungen und sogar das gesamte Unternehmen ausweiten. Der Nutzer muss morgens nur noch APplus öffnen, um alle für ihn wichtigen Prozesse überwachen zu können und nicht mehr die einzelnen Masken anwählen. Mit dem Modul ist es zudem möglich, die Masken zu individualisieren.

So können Sichten sowie Aufgaben und Links nutzerbezogen ein- und ausgeblendet werden. Das verschlankt das System für die Nutzer nochmal ungemein.

ITM: Wie nah sind Sie bisher am Standard geblieben?
Priebe:
Wir haben uns auf die Fahne geschrieben, möglichst standardnah zu arbeiten. Im Zweifel passen wir nicht das System sondern unsere Prozesse an. Das rührt ein bisschen aus unseren Erfahrungen mit dem Altsystem. Updates sollen in Zukunft so einfach wie möglich erfolgen können. Nichtsdestotrotz gibt es immer wieder Anpassungen, die gemacht werden müssen. Und seien es nur die Umbenennung oder Verlegung eines Eingabefeldes an eine andere Stelle. Wir wägen aber zuvor genau ab, ob wirklich die Notwendigkeit einer Anpassung besteht, und setzen diese auch nur dann um.

ITM: Wie wirkt sich die neue Software auf die Prozesse aus?
Heilen:
Was sich auf jeden Fall sagen lässt, ist, dass sich andere Software durch bestimmte Vollintegrationen von Schnittstellen sehr gut an APplus anschließen lassen. Angefangen beim Web-shop bis hin zum DMS oder den Handscannern, die wir hier im Einsatz haben. Das zeigt, dass alleine durch diese Schnittstellen schon eine Zeitersparnis mitgebracht wird. Ansonsten sind wir schneller, transparenter und globaler als je zuvor. Zudem können wir abteilungsübergreifender arbeiten und die Informationsverfügbarkeit ist besser denn je.

Bildquelle: Claus Uhlendorf

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