Digitales Berichtswesen nach Low-Code-Prinzip

Raffinerie Heide erweitert ECM um Obligationen-Workflow

Mit dem neuen Doxis4-Obligationen-Workflow von Ser plant die nördlichste Raffinerie Deutschlands, ein compliance-konformes Berichtswesen gemäß der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber ihren Finanzpartnern sicherzustellen und die Digitalisierung im eigenen Unternehmen zu fördern.

Digitales Berichtswesen nach Low-Code-Prinzip

Die Raffinerie Heide arbeitet mit dem Obligationen-Workflow von Ser.

Die Raffinerie Heide mit Sitz in Hemmingstedt habe zahlreiche Finanzpartner, z.B. im Bereich von Darlehen, Working-Capital-Finanzierung oder Factoring. Mit den Finanzierungsverträgen seien umfangreiche Verpflichtungen verbunden. Dazu gehörten z.B. auch ein vierteljährlicher Bericht über die Finanzierung sowie der Nachweis der Vertragskonformität des Unternehmens. Um diese Nachweise fristgerecht und möglichst effizient zu erbringen, habe die Raffinerie jetzt den Obligationen-Workflow implementiert. Die technische Basis hierfür habe die vorhandene unternehmensweite Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) Doxis4 von Ser geboten.

Werde ein neuer Finanzierungsvertrag in einer elektronischen Finanzakte im ECM angelegt, würden daraufhin die in dem Vertrag enthaltenen Verpflichtungen in Form einzelner Obligationen hinterlegt. Diese bilden ihrer Ausprägung nach die Basis unterschiedlicher automatisch ausgelöster Workflows. Jeder Schritt des Workflows einschließlich hinterlegter Belege werde protokolliert und dauerhaft zentral gespeichert. Die Mitarbeiter könnten zum Erstellen der Berichte direkt auf benötigte Unterlagen und Informationen im Doxis4-Vertragsmanagement und den Obligationen-Akten zugreifen.

Der neue Workflow sei für das Unternehmen strategisch von Bedeutung. „Wir verfügen damit über ein täglich sicher funktionierendes Berichtswesen, bei dem alle Schritte nachweisbar archiviert werden“, sagt Rainer Hass, Teamlead Accounting bei der Raffinerie Heide. Das schaffe mehr Sicherheit: Die Raffinerie Heide sichere die Beweiskraft ihrer Informationen und ihre Finanzpartner könnten auf die Einhaltung der Vertragsverpflichtungen vertrauen.

Bereits seit 2013 vertraue die Raffinerie auf die ECM-Plattform Doxis4, die sie seitdem nach eigenen Bedürfnissen ausgebaut habe. Sie sei ein Hauptbestandteil der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie. So manage die Raffinerie jegliche Informationen wie z.B. technische Zeichnungen und auch SAP-Daten digital und führe sie zentral und sicher in elektronischen Akten zusammen. Mithilfe eines Projektgenehmigungs-Workflows bilde das Unternehmen zudem den gesamten Prozess der Projektgenehmigung und -abwicklung digital ab.

Bildquelle: Heide Raffinerie

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