Abbyy-Lösung für Rudolf Ostermann

Rechnungsverarbeitung für SAP automatisiert

Abbyy, ein Anbieter von Lösungen für Dokumentenerkennung, Data Capture und Linguistik, automatisiert die Rechnungseingangsverarbeitung der Rudolf Ostermann GmbH. Der europaweit agierende Versandhandel für Schreinereibedarf verarbeitet jährlich bis zu 40.000 Eingangsrechnungen. Die Rechnungsdaten werden jetzt mit der Rechnungslösung automatisch erfasst, mit den Daten aus SAP abgeglichen, validiert und zur Freigabe an den SAP-basierten Workflow der Rudolf Ostermann GmbH weitergegeben.

Die Rudolf Ostermann GmbH ist ein führender, expandierender Groß- und Versandhandel für Schreinereibedarf mit Standorten in sieben europäischen Ländern. Pro Jahr fallen bis zu 40.000 Rechnungen von Zulieferern und Dienstleistern an, die in SAP verarbeitet und archiviert werden. Um die Eingabe von Rechnungsinformationen in das System zukünftig zu automatisieren, hat die Rudolf Ostermann GmbH ihre vorhandene Lösung nun durch "FlexiCapture for Invoices" ersetzt.

Abbyys Lösung für die automatische Kreditorenbuchhaltung soll alle Rechnungen zentral erfassen, relevante Rechnungsdaten extrahieren, mit den Stamm- und Bestelldaten aus SAP abgleichen und sie auf Rechtskonformität prüfen. In Papierform eintreffende Rechnungen werden gescannt und zusammen mit den elektronischen Rechnungen ZUGFeRD-konform verarbeitet. Die extrahierten und validierten Daten werden dann zur Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung an SAP übergeben. So sollen die verantwortlichen Mitarbeiter Rechnungen schneller verarbeiten und gezielt auf wichtige Informationen zugreifen können. Zusätzlich verspricht die Lösung eine höhere Prozesstransparenz als bei der manuellen Verarbeitung.

„Für uns war es wichtig, dass die Rechnungsinformationen möglichst schnell und fehlerfrei in SAP verfügbar sind, damit die Freigabeprozesse reibungslos ablaufen können. Außerdem sollte die Eingabe-Lösung möglichst ohne großen Aufwand in unsere bestehende SAP-Infrastruktur integriert und eigenständig von uns gehostet werden“, erklärt Gerd Terhardt, Leiter IT und Organisation bei Ostermann. „Nach der Grundinstallation und einer Kurzeinweisung von fünf Tagen konnten wir die Lösung eigenständig auf unsere Bedürfnisse optimieren und ausbauen.“

Die Rudolf Ostermann GmbH ist ein Großhandel für Schreinereibedarf. Mit 350 Mitarbeitern und bis zu 3.000 Bestellungen täglich ist Ostermann europaweit führend im Versandhandel von Kanten und Beschlägen. Zum wachsenden Ostermann-Sortiment gehören außerdem Wandverkleidungen, Möbelrollläden, Möbelfronten, konfektionierte Arbeitsplatten, Schiebetüren und vieles mehr.

Bildquelle: Thinkstock / Fuse

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