Talente finden

Recruiting-Quellen des Mittelstands

Im Interview berichtet Tim Meinen, Senior Solution Consultant bei Talentsoft, dass sich Talente außerhalb der eigenen Organisation gut über Kontakte, berufliche sowie private Netzwerke und Communities finden lassen.

Tim Meinen, Talentsoft

„Software kann und soll dem Personalexperten nicht die Entscheidung abnehmen, wer eingestellt werden soll“, betont Tim Meinen, Senior Solution Consultant bei Talentsoft.

ITM: Ob Personal-Management-Software, Recruiting-Lösungen oder Bewerbermanagement – HR-Anbieter werben mit den unterschiedlichsten Lösungen. Herr Meinen, wie lässt sich an dieser Stelle das Thema „Talentmanagement“ einordnen? Was verbirgt sich konkret dahinter?
Tim Meinen:
Wir helfen unseren Kunden dabei, „Jobs in Karrieren“ zu verwandeln. Das ist für uns die Essenz im Talentmanagement. Uns geht es dabei darum, die Bedingungen dafür zu schaffen, dass Mitarbeiter sich gemäß ihrer Wünsche, ihrer Kenntnisse und ihres „Talents“ beruflich selbst verwirklichen können und dabei eine wichtige Rolle in der Wertschöpfung ihres Arbeitgebers spielen. Für uns ist es wichtig, dabei sowohl die Bedürfnisse des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers ausgeglichen zu berücksichtigen.

ITM: Welche Rolle spielt das Thema „Talentmanagement“ aktuell im Mittelstand?
Meinen:
Das Thema „Talentmanagement“ ist hochaktuell – insbesondere im deutschen Mittelstand. Viele mittelständische Unternehmen arbeiten sehr erfolgreich und wachsen schnell. Häufig sind sie sogar in ihrem Bereich unter den Top-3-Marktführen weltweit. Sie stehen vielen Herausforderungen im Personalmanagement gegenüber, auf die sie schnell reagieren müssen. Häufig befinden sich Mittelständler auch in einem kulturellen Umbruch und versuchen, traditionelles Arbeiten mit neuen Erkenntnissen und Lösungen zu verbinden.

Das Thema „Talentmanagement“ ist in diesem Umfeld zentral, da es essentiell dazu beitragen kann, das Unternehmen insgesamt für Arbeitnehmer attraktiver zu machen, die Wettbewerbsfähigkeit durch top qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu erhöhen sowie ein spannungsfreies und kooperatives Arbeitsumfeld zu schaffen.

ITM: Was macht einen talentierten Mitarbeiter aus und inwiefern können Firmen von ihm profitieren?
Meinen:
Für uns bedeutet „Talent“ im Talentmanagement die Identifizierung und Förderung von Fähigkeiten sowie den gezielten Einsatz des jeweiligen Mitarbeiters. Jeder Mensch hat Stärken und Schwächen und ein guter Arbeitgeber erkennt diese frühzeitig. Er unterstützt den Mitarbeiter darin, seine Stärken auszubauen, an seinen Schwächen zu arbeiten und eine Rolle einzunehmen, welche den Mitarbeiter gleichermaßen fordert und seine Stärken ausspielen lässt.

Wir sind davon überzeugt, dass Firmen noch stärker von ihren Talenten profitieren können. Hierzu müssen sie besser verstehen, welche Talente der Mitarbeiter bereits mitbringt und wo über gezielte Weiterentwicklung das Potential eines Mitarbeiters genutzt werden kann.

ITM: Wo auf dem Arbeitsmarkt findet man anno 2015 talentierte Mitarbeiter? Wie gehen Mittelständler bei der Suche vor?
Meinen:
Talentierte Mitarbeiter findet man häufig im eigenen Unternehmen! Nicht selten ist dem Arbeitgeber aber nicht oder nur unzureichend bewusst, welche Qualitäten im eigenen Haus im Einsatz sind, da die Einstellung, Einsatzplanung und Weiterentwicklung nicht auf Kompetenzen basiert. Hier lohnt ein genauer Blick, gegebenenfalls auch unter Einsatz eines Kompetenzmodels.

Talente außerhalb der eigenen Organisation lassen sich gut über Kontakte, berufliche sowie private Netzwerke und Communities finden. Hier gilt: Ein Mitarbeiter, welcher über eine Empfehlung eines vertrauenswürdigen Freundes oder Mitarbeiters in das Unternehmen kommt, bleibt im Durchschnitt länger im Unternehmen und hat eine bessere „Performance“ als Mitarbeiter aus traditionellen Recruiting-Quellen.

ITM: Inwieweit kann Software helfen, die richtigen Talente/Mitarbeiter für eine zu besetzende Stelle zu finden?
Meinen:
Software kann und soll dem Personalexperten nicht die Entscheidung abnehmen, wer eingestellt werden soll. Jedoch kann mit der richtigen Software-Lösung der administrative und wiederkehrende Aufwand reduziert werden. Das betrifft übrigens beide Seiten – sowohl der Arbeitgeber als auch der Mitarbeiter bzw. Bewerber profitiert von den Vorteilen einer solchen Lösung. Ein Beispiel: Die Erfassung einer Online- oder Papierbewerbung geht mittels einer Lösung, welche das automatische Einlesen von Lebensläufen unterstützt, schneller von der Hand.

Zudem ist die Software-Lösung besonders gut dazu geeignet, Mitarbeiter auf Basis ihrer Qualifikationen und Kenntnisse für bestimmte Rollen vorzuschlagen. Diese Vorschläge erfolgen objektiv und ohne „Nasenfaktor“ oder „Vitamin B“. Mitarbeiter können unter Berücksichtigung ihrer Karrierevorstellungen und Fähigkeiten eingesetzt werden. Selbst wenn ein Mitarbeiter in einer Rolle nicht aufgehen sollten, so kann für ihn schnell eine besser passende Rolle innerhalb der Organisation gefunden werden.

ITM: Und konkret: Wie kann eine Talent-Management-Software spezielle Erfolgsfaktoren identifizieren und so die besten Mitarbeiter für offene Stellen herausfiltern?
Meinen:
Ganz konkret: Einer unserer Kunden plante die Einführung eines Kunden-Support-Zentrums im osteuropäischen Ausland. Es wurden Fachkräfte gesucht, welche mit den Tools aus dem eigenen Haus vertraut sind, die notwendigen fachlichen und sprachlichen Qualifikationen mitbringen und sich einen Wechsel ins Ausland wünschen. Mit unserer Lösung wurden alle Kandidaten auf Knopfdruck herausgefiltert und gemäß ihrer Eignung sofort angesprochen. Innerhalb von zwei Tagen hatte der Kunde aus eigenen Kräften die erforderlichen Kräfte identifiziert und im selben Schritt eine Nachfolgeplanung in die Wege geleitet.

ITM: Welche Rolle spielt hierbei das Thema „Big Data & Analytics“?
Meinen:
„Big Data & Analytics“ lässt sich im Bereich Talentmanagement vor allem in den folgenden drei Feldern einsetzen:

- Beschreibende Analysen > Was geschah in der Vergangenheit?
- Diagnostische Analysen > Warum geschah es? Was können wir daraus lernen?
- Vorausschauende Analysen > Was wird geschehen? Worauf müssen wir uns vorbereiten?

Der „Big Data“-Aspekt ist dabei vor allem deshalb spannend, da sich Daten aus verschiedenen Prozessen und Quellen gut miteinander kombinieren lassen und somit völlig neue Erkenntnisse ermöglichen.

ITM: Welche Rahmenbedingungen seitens des Anwenders setzt ein funktionierendes Talentmanagement voraus?
Meinen:
Heutzutage gibt so gut wie keine technischen Voraussetzungen bzw. Rahmenbedingungen mehr. Jeder Mitarbeiter mit webbasiertem Zugriff kann Akteur in seinem Talent-Management-Prozess sein. Wichtig sind die Bereitschaft und der Wille der Organisation, dem Thema Talentmanagement eine Priorität einzuräumen. Wenn innerhalb der Unternehmensführung das Verständnis für die Vorteile eines Talent-Management-Prozesses und/oder eine Lösung fehlen, so fällt es auch den zuständigen Führungskräften und Personalentwicklern schwer, die notwendige Überzeugungsarbeit zu leisten.

ITM: An welchen Stellen harkt es bei Talent-Management-Lösungen oftmals noch?
Meinen:
Häufig ist die Akzeptanz ein Problem. Wir stellen immer wieder fest, dass Prozesse an den Bedürfnissen des Mitarbeiters vorbei konzipiert werden. Dies liegt auch häufig an den Lösungen selbst, welche die Abbildung eines Wunschprozesses nicht ermöglichen, sondern anbieterseitig eine Struktur vorgeben, die so innerhalb der Belegschaft keine Akzeptanz finden kann. So kommt schnell ein grundsätzlich guter Ansatz unter die Räder. Abhilfe schaffen in diesem Fall Lösungen, welche bedarfsorientiert an die jeweiligen Prozesse des Unternehmens angepasst werden können.

ITM: Wie wird die Sicherheit der Personaldaten gewährleistet, die mit Talent-Management-Software-Lösungen verarbeitet werden?
Meinen:
Das Vertrauen in die Sicherheit einer Talent-Management-Lösung ist ein entscheidender Faktor in der Auswahl eines Anbieters. Daher empfehlen wir, eine Vielzahl von Maßnahmen zu berücksichtigen:

- Verschlüsselung des Übertragungsweges der Daten vom Anwender zum Tool mittels TLS
- Zusätzliche Sicherung des Übertragungsweges mittels IPSEC-VPN-Tunnel
- Zugriffssicherung auf die Anwendung mittels komplexer Passwortsicherheit oder Single-Sign-On
- Verschlüsselung aller Daten in der Datenbank
- Umsetzung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz)
- Datenschutzzertifizierung nach Bundesdatenschutzgesetz
- Zertifizierung der Rechenzentren in Europa und Deutschland nach ISO 27001
- Vereinbarung zur ADV (Auftragsdatenverarbeitung) nach § 11 BDSG
- Durchführung von Audits durch Kunden und Experten
- Beratung und Prüfung durch unabhängigen Datenschutzbeauftragten

Wichtig ist: Die Lösung darf nicht „irgendwo in der Cloud“ oder außerhalb Europas liegen, sondern muss nachweislich in einem gesicherten Rechenzentrum betrieben werden.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich zahlreiche Talent-Management-Software-Anbieter. Wie sollten Mittelständler bei der Auswahl vorgehen? Nach welchen Kriterien sollten sie den Dienstleister und eine entsprechende Lösung auswählen?
Meinen:
Immer mehr Mittelständler haben erste Erfahrungen in der Auswahl und dem Betrieb eines Software-Produktes gemacht. Häufig sind die gesammelten Erfahrungswerte durchwachsen und prägen die Einführung weiterer Lösungen maßgeblich. Generell ist die Bereitschaft zur Implementierung von Lösungen, welche sich nicht grundsätzlich an bereits etablierte und bewährte Prozesse anpassen lassen, gesunken. Für die Auswahl einer Talent-Management-Software sollte deshalb zunächst festgelegt werden, welche Ziele – häufig etwa die Prozessoptimierung – mit der Lösung erreicht werden sollen. Dies darf jedoch nicht auf Kosten der Akzeptanz der Lösung sowie der Effizienz in der Prozessabwicklung geschehen.

Auch der zeitliche Gesamtumfang, Qualitätskriterien und Budgetrahmen müssen im Vorhinein detailliert festgelegt werden, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Es wird inzwischen erwartet, dass sich HR-Lösungen schnell, einfach und ohne hohes Budget innerhalb weniger Wochen oder Monate einführen lassen. So mancher Mittelständler hat das letzte Projekt eines großen Anbieters noch in schlechter Erinnerung und weiß von Budgetüberschreitungen, Qualitätsmängeln und Terminverschiebungen zu berichten.

Viele Mittelständler sind mittlerweile überregional oder sogar international tätig. Es werden folglich flexible Lösungen sowie fachliche HR-Expertise benötigt, um die verschiedenen Märkte mit ihren unterschiedlichen Anforderungen und rechtlichen Bedingungen fachgerecht abbilden zu können. Dies können kleinere Anbieter mit eingeschränkter, lokaler Reichweite und Markterfahrung nicht leisten. Dabei ist sowohl die Anpassbarkeit der Lösung selbst als auch die des Dienstleisters wichtig. Mit zunehmender Größe des Anbieters jedoch sollten Mittelständler darauf achten, dass sie nicht mit Lösungen und Services „von der Stange“ an Flexibilität und Individualität einbüßen.

ITM: Mit welchem Aufwand ist die Einführung einer entsprechenden Software verbunden (zeitlich, personell, kostentechnisch)? Stolpersteine?
Meinen:
Wir empfehlen eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), da sich diese erfahrungsgemäß schnell und ressourcenschonend einführen lässt. Es werden lediglich Ressourcen aus der Personalabteilung zur Abstimmung der internen Fachprozesse benötigt. IT-Ressourcen sind weder beim Kunden noch beim Anbieter erforderlich. Innerhalb weniger Wochen oder Monate ist die Lösung eingeführt. Der Kunde kann währenddessen problemlos das Tagesgeschäft stemmen – es entsteht im Rahmen der Einführung kein zusätzlicher Personalbedarf. Die Kosten variieren nach Komplexität und Anforderungsprofil des Kunden, sind aber insgesamt um ein Mehrfaches geringer als bei einer Eigenentwicklung oder einem Eigenbetrieb der Lösung.

ITM: Inwieweit sind die Lösungen individualisierbar?
Meinen:
Viele Lösungen sind oberflächlich individualisierbar, können aber in der Tiefe nicht angepasst werden. Das merken Kunden häufig erst, wenn die Entscheidung bereits gefallen und es für eine Korrektur zu spät ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein hoher Grad an Individualisierung für die Akzeptanz im eigenen Haus durch HR-Kollegen, Führungskräfte und natürlich Mitarbeiter entscheidend ist.

ITM: Wichtig ist es nicht nur, Talente zu finden, sondern auch langfristig zu binden. Wie gestalten sich die modernen Methoden und Maßnahmen der Mitarbeiterbindung?
Meinen:
An erster Stelle steht die Erkenntnis, welche Talente der Arbeitgeber besonders fördern möchte und wo Risiken hinsichtlich der Mitarbeiterbindung bestehen. Gute Lösungen unterstützen den Arbeitgeber bei dieser Analyse und bieten den Spielraum, maßgeschneiderte Konzepte zur Förderung und Bindung zu erarbeiten und anzuwenden. Dazu gehört neben leistungs- und marktgerechten monetären Anpassungen auch das Schaffen von beruflichen Perspektiven über Karrierepfade und Weiterentwicklungspläne. Immer stärker im Vordergrund stehen aber auch die sozialen und kollaborativen Komponenten, über welche Talente zusätzlich zu den klassischen Methoden und Maßnahmen motiviert werden. Damit beginnt die Bindung schon sehr früh während des Einstellungs- und Onboarding-Prozesses.

ITM: Inwieweit greifen Talent-Management-Lösungen in das Thema „Personalförderung/-weiterbildung“ ein?
Meinen:
Talent-Management-Lösungen sollen unterstützend tätig sein, um die Unternehmensvision hinsichtlich Personalförderung und Weiterbildung bestmöglich zu realisieren. Sie sind dabei ein wichtiges Instrument, welches insbesondere die Kooperation zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Mitarbeitern stärken soll. Der Lösung selbst muss das Kunststück gelingen, einen Prozess effizient abzubilden und dabei gleichzeitig die zwischenmenschlichen, sozialen und kommunikativen Aspekte der Zusammenarbeit zu fördern.

ITM: Wie könnte sich das Talentmanagement der Zukunft gestalten?
Meinen:
Das Talentmanagement der Zukunft geht deutlich individueller auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter ein. Entwicklungsmöglichkeiten werden immer transparenter und nachvollziehbarer für den Mitarbeiter selbst. Eine berufliche Veränderung wird stärker eine Frage der individuellen Kenntnisse und Karrierewünsche als eine schablonenhafte Beförderung mit der Gießkanne nach Schema F. Mitarbeiter nehmen immer stärker selbst die Verantwortung für ihre berufliche Weiterentwicklung in die Hand. Die Personalabteilung wird dabei – größtenteils frei von administrativen Tätigkeiten der Personalentwicklung – ihren Mitarbeiten die Tools und den Rahmen für eine erfolgreiche Selbstgestaltung der Karriereplanung liefern.

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