Cash- und Liquiditätsmanagement

Reduzierung von Forderungsausfällen

Im Interview betont Andreas Liedtke, Senior Manager im Bereich Finance Advisory von KPMG, dass die Nutzung einer geeigneten IT-Lösung zum Zwecke des Cash- und Liquiditätsmanagements auf jeden Fall zu empfehlen ist.

Andreas Liedtke, KPMG

„Kulturelle Besonderheiten in Bezug auf das Cash- und Liquiditätsmanagement finden sich nach unserer Erfahrung ausschließlich in der Termintreue“, so Andreas Liedtke, Senior Manager im Bereich Finance Advisory von KPMG.

ITM: Herr Liedtke, inwieweit ist grenzüberschreitendes, interkulturelles bzw. weltweites Liquiditätsmanagement auch für mittelständische Unternehmen ein Thema? Und welche Bedeutung messen sie dem Thema bei?
Andreas Liedtke:
Grundsätzlich ist es empfehlenswert, alle Tätigkeitsregionen eines Unternehmens in das Cash- und Liquiditätsmanagement mit einzubeziehen – unabhängig von der Unternehmensgröße. Wir empfehlen, dass sobald in einem Land bzw. einer Tochtergesellschaft im Ausland in nennenswertem Umfang Cash Flows auftreten, diese Gesellschaft beispielsweise in der Liquiditätsplanung abzubilden oder die Bankkonten in ein grenzüberschreitendes Cash Pooling mit einzubinden (sofern dies regulatorisch zulässig ist). Auch sollte zentral Transparenz über die bestehenden Bankverbindungen in den einzelnen Ländern bestehen, einschließlich der Berechtigungen für die Freigabe von Zahlungen. Vor allem bei mittelständischen Unternehmen stehen hier weniger die Gedanken zur Steigerung der Effizienz im Vordergrund – wesentlicher Treiber sind hier die Fragen nach Transparenz zum Zwecke der Liquiditätssteuerung und Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

ITM: Wie können sich Unternehmen einen Überblick über die eigenen Finanzmittel und Geldgeschäfte verschaffen, wenn sie z.B. weltweite Standorte besitzen?
Liedtke:
Die Beantwortung der Frage nach dem aktuellen Finanzstatus („Welche Liquidität habe ich heute im Unternehmen zur Verfügung?“) lässt sich idealerweise durch die Zusammenführung aller Salden der Bankkonten erreichen. Heutzutage können von allen Banken die Kontoauszüge im elektronischen Format (z.B. im Format MT940) bereitgestellt werden, so dass die Ermittlung des Tagesfinanzstatus ohne weiteres an zentraler Stelle im ERP-System oder einem Treasury-Management-System erfolgen kann. Zu diesem Zweck werden die Kontoauszüge entweder zentral oder lokal in das entsprechende System hochgeladen. Im Fall, dass die Kontoauszüge nicht im elektronischen Format bereitstehen (oder das Format nicht verarbeitet werden kann), ist in aller Regel auch die manuelle Erfassung der Banksalden im jeweiligen System möglich.

ITM: Inwieweit kann eine Liquiditätsmanagement-Lösung hierbei für Transparenz sorgen?
Liedtke:
Die Nutzung einer geeigneten IT-Lösung zum Zwecke des Cash- und Liquiditätsmanagements ist auf jeden Fall zu empfehlen. Oftmals werden hier heute noch Excel-Tabellen genutzt, die aber eine hohe Fehleranfälligkeit aufweisen und daher nicht zu empfehlen sind. Am Markt gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von geeigneten IT-Systemen, die für die Anforderungen im Mittelstand eine pragmatische Lösung darstellen. Hier empfiehlt es sich zunächst Gedanken über die funktionalen Anforderungen an ein derartiges System zu machen, um dann in einem zweiten Schritt anhand des Abdeckungsgrades eine Auswahl des Systems vorzunehmen.

ITM: Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist die Einführung einer Liquiditätsmanagement-Lösung für einen Mittelständler verbunden – insbesondere, wenn mehrere Standorte eingebunden werden sollen?
Liedtke:
Die Anzahl der Standorte ist bei modernen IT-Lösungen kein wesentliches Kriterium mehr, um den Aufwand für die Einführung des Systems abzuschätzen. Die meisten Lösungen verfügen heute über ein Web-Frontend, das heißt, eine lokale Installation ist nicht mehr erforderlich. Einzig die Identifikation von lokalen Besonderheiten sowie die Schulung der Mitarbeiter erfolgt lokal – mit überschaubarem Aufwand. Die heutigen IT-Lösungen sind schon in einem hohen Maße vorkonfiguriert, das heißt, Standardprozesse sind bereits im System vorbereitet und müssen nur noch um Stammdaten (Benutzer, Bankdaten, etc.) ergänzt werden. Dies verkürzt die Dauer einer Einführung erheblich – so können einfach Lösungen bereits nach ein bis zwei Wochen Vorbereitung in Teilen oder komplett in einen Live-Betrieb übernommen werden.

ITM: Welche Voraussetzungen muss der Anwender erfüllen, damit die Software einwandfrei funktioniert?
Liedtke:
Die heutigen Systeme sind in aller Regel intuitiv zu benutzen, so dass – neben dem fachlichen Verständnis – keine weiteren Anforderungen an den Anwender bestehen.

ITM: Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines entsprechenden Anbieters plus Lösung achten? Was sind die heutigen Anforderungen an ein modernes Liquiditätsmanagement?
Liedtke:
Ausgangspunkt für die Auswahl eines IT-Systems sollten unserer Ansicht nach immer die aktuellen funktionalen Anforderungen an das System sein, wobei auch zukünftige Anforderungen antizipiert werden sollten. So hat KPMG hierzu einen Anforderungskatalog entwickelt, welcher alle Anforderungen an eine derartige IT-Lösung enthält – dieser Katalog wird üblicherweise als Startpunkt für die Diskussion mit dem Mandanten genutzt und entsprechend angepasst. Hierbei ist u.a. auch die Unterscheidung wichtig, ob es sich dabei um eine „Muss“- oder „Kann“- Anforderung handelt.

ITM: Inwieweit kann eine Liquiditätsmanagement-Lösung dem Anwender auch dabei helfen, ausstehende Forderungen bei ausländischen Kunden im Blick zu behalten?
Liedtke:
Das Management von Forderungen erfolgt in aller Regel über das ERP-System, da hier alle Detailinformationen (Überfälligkeit, Mahnstufen, etc.) enthalten sind. Die gängigen IT-Lösungen zum Liquiditätsmanagement bieten hierzu keine Funktionalitäten.

ITM: Welche Stolpersteine können den Zahlungsfluss über Ländergrenzen hinweg grundsätzlich ins Stocken bringen? Sind die Ursachen eher beim Rechnungssteller, -empfänger oder Übermittler zu suchen?
Liedtke:
Der grenzüberschreitende Zahlungsfluss wird in aller Regel nur von regulatorischen Anforderungen gehemmt, die beim Absender der Zahlung zu verorten sind. Bei der Überweisung von einem Land in ein anderes können beispielsweise zusätzliche Berichtsanforderungen an die Zentralbank erforderlich werden. Oder es sind Zahlungen ohne einen operativen Hintergrund (d.h. Überweisungen zwischen Gesellschaften derselben Unternehmensgruppe ohne Rechnungen) nur eingeschränkt möglich. Zumindest aber im SEPA-Raum sind derartige Überweisungen in aller Regel ohne Probleme möglich.

ITM: Welche Rolle spielen hierbei etwa kulturelle Besonderheiten?
Liedtke:
Kulturelle Besonderheiten in Bezug auf das Cash- und Liquiditätsmanagement finden sich nach unserer Erfahrung ausschließlich in der Termintreue, um die vereinbarten Zahlungsziele auch tatsächlich einzuhalten. Ansonsten stellt dies kein Aspekt bei der täglichen Durchführung im Liquiditätsmanagement dar.

ITM: Wie kann der Rechnungssteller bei einem Forderungsausfall seinen Anspruch auch international geltend machen und sein Geld eintreiben, wenn im Land des Rechnungsempfängers z.B. ein anderes Rechtssystem herrscht? Welches Rechtssystem gilt letztlich?
Liedtke:
Diese Frage ist so nicht ohne weiteres zu beantworten – grundsätzlich gilt immer das jeweils gültige Rechtssystem, wo das zugrundeliegende Geschäft abgeschlossen wurde, es sei denn, dass die AGBs o.ä. hier eine abweichende Regelung beinhalten.

ITM: Wie können sich Mittelständler grundsätzlich gegen Forderungsausfälle und generelle Liquiditätsengpässe schützen, um nicht in Finanznot zu geraten?
Liedtke:
Zur Reduzierung von Forderungsausfällen bieten sich verschiedene Möglichkeiten an: Abschluss von Versicherungen, Einholen von Bürgschaften, Vereinbarung von Anzahlungen durch den Kunden, Durchführung von Kunden-Scorings anhand von Wirtschaftsdaten (analog: Creditreform in Deutschland) vor Vertragsabschluss sowie aktive Bearbeitung von Forderungen (z.B. Anrufe bei den Kunden, Einbindung des Vertriebs im Mahnverfahren).

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