Outsourcing von Steuerunterlagen

Ressourcen freigesetzt

Interview mit Benedikt Steinmetz, Geschäftsführer des Aktenarchivierungsanbieters Blitzarchiv, über die Auslagerung von Steuerunterlagen, welche Kriterien entsprechende Lösungsangebote erfüllen sollten und mit welchem Aufwand eine Auslagerung und auch das „Zurückholen“ der Unterlagen verbunden ist.

ITM: Herr Steinmetz, bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern fällt jedes Jahr eine große Menge an Papierdokumenten und Akten aus den Bereichen Steuerberatung, Jahresabschluss, Rechnungswesen und Lohnbuchhaltung an. Wie gestaltet sich ihr Interesse an einem Outsourcing der Dokumente, um Platz im Archiv zu schaffen?

Benedikt Steinmetz: Nicht die Menge, sondern das dynamische Wachstum der Dokumentenanzahl ist das Problem. Die Grenzen des eigenen Archivs werden immer schneller erreicht. Und scheinbar naheliegende Lösungen, wie z.B. die Anmietung eines sicheren Kellers in der Nachbarschaft, erweisen sich wegen der hohen Investitionen rund um den Datenschutz als teure Kostenfalle. Gesucht werden daher skalierbare Lösungen, die dieser Dynamik gerecht werden.

ITM: Welche weiteren Möglichkeiten (neben der Platzersparnis) bietet ein Outsourcing grundsätzlich?

Steinmetz: Die Platzersparnis ist dabei noch der kleinste Teil. Es geht vor allem darum, Ressourcen freizusetzen bzw. um den sinnvolleren Umgang damit. Das heißt, den Mitarbeitern wird dadurch die Zeit zurückgegeben, die sie vorher mit Aktenschleppen, -suchen, -verwaltung, Fristenüberwachung, Aktenvernichtung und Überprüfung der Datenschutzanforderungen und so weiter verbracht haben. In Summe spart Outsourcing Geld, setzt Ressourcen frei, erhöht die Produktivität und vermeidet sprungfixe Kosten.

ITM: Welche Kriterien sollte ein entsprechendes Lösungsangebot erfüllen?

Steinmetz: Es sollte skalierbar, gesetzeskonform, preiswert und zusätzlich – was kein Widerspruch ist – komfortabel sein.

ITM: Stichwort Datenschutzbestimmungen und rechtliche Vorgaben: Wie können diese beim Outsourcing der wichtigen Steuerdokumente eingehalten werden?

Steinmetz: Die richtige Umsetzung der Datenschutzbestimmungen ist sehr wichtig und geht mit erheblichen Investitionen einher. Legt man den Aufwand des Sicherheitsarchivs aber auf einen einzelnen Aktenkarton um, relativiert sich das. Davon profitiert wieder der Kunde, denn er braucht die Investitionen nicht selbst zu tätigen. Über die Bestimmungen hinaus sind wir von einer hohen Anonymisierung überzeugt. Das heißt, wir selbst händeln nur verschlossene, versiegelte und anonymisierte Aktenkartons. In unserem Lager ist der Karton sozusagen so sicher wie die Stecknadel im Heuhaufen. Und der Kunde hat stets das sichere Gefühl und die Gewissheit, dass nur er weiß, was er eingelagert hat.

ITM: Wie äußern sich die Steuerbüros zum Thema „Datensicherheit“? Eher skeptisch oder gelassen?

Steinmetz: Die Datensicherheit ist immer ein wichtiges Thema. Es ist ähnlich wie beim Datenschutz. Investiert man selbst in Sprinkleranlage, Videoüberwachung, Zugangskontrollsystem, Zäune, Brandmeldesysteme mit Leitstellendurchschaltung oder bedient man sich z.B. eines entsprechenden Dienstleisters? Richten wir das Augenmerk auf das Thema „Werksspionage“: Für den potentiellen Datendieb ist es naheliegend, dass sich die Dokumente zur XY-GmbH auch auf dem Gelände der XY-GmbH befinden. Dies macht die Spionage relativ einfach. Anonymisiert ausgelagert gibt es keinen Rückschluss, wem welche Unterlagen gehören – also keine Chance für den Datendieb.

ITM: Mit welchem Aufwand ist eine Auslagerung verbunden? Was sind häufige Probleme und Stolperfallen?

Steinmetz: Wir unterstützen den Kunden mit einfacher Bedienung und einfachen Prozessen. Um z.B. drei Kartons mit 21 Ordnern abholen zu lassen und zwei Jahre einzulagern, benötigt man „sechs Klicks“ und keine zwei Minuten. Im Vergleich zu den Innenstadtmieten stellt sich schnell eine bis zu 20-fache Ersparnis ein. Eine wesentliche Empfehlung bei der Planung: nicht zu viele Akten oder gar das ganze Archiv auf einmal in Angriff nehmen. In mehreren Stufen ist es einfacher und die Erfolge spielen sich schneller ein. Oft ist es auch sinnvoll, mit den vergangenen zwei oder drei Jahren zu beginnen und eine belastbare Systematik zu entwickeln. Blitzarchiv kann jeder von seinem Schreibtisch aus so verwenden, wie er es für sinnvoll hält. Auf Wunsch kommen wir natürlich auch zum Kunden und unterstützen ihn in der Systematik und Ausführung.

ITM: Wie kann der Kunde – technisch gesehen – schnell eine Akte im externen Archiv wiederfinden und zu sich holen?

Steinmetz: Er muss das Controlcenter im Internet aufrufen, mit den Such- und Filterfunktionen die Akte auswählen, auf „Karton anfordern“ klicken, die Lieferanschrift bestätigen und schon ist sie auf dem Weg. Das Controlcenter ist passwortgeschützt und nur SSL-verschlüsselt zu erreichen. Dort steuert der Kunde alle Abläufe: Suche, Rücksendung, Einlagerung, Abholung, Mietzeit und so weiter. Wir entwickeln das Controlcenter ständig weiter und es ist für unseren Kunden ein kostenloser Service.

ITM: Können Sie uns abschließend Anwenderbeispiele nennen? Welche Steuerbüros vertrauen auf Ihr Lösungsangebot?

Steinmetz: Anonymität und Vertraulichkeit sind ein wichtiger Bestandteil unseres Sicherheitskonzeptes. Daher können wir nicht die Namen unserer Kunden nennen. Doch schauen wir uns einmal ein Beispiel aus einer Unternehmensliquidation an. Der oder die Gesellschafter haben zwei Möglichkeiten. Erster Fall: Die Gesellschafter beschließen die Liquidation ihres Unternehmens. Mit dieser Löschung werden die Gesellschafter verantwortlich für die Aktenaufbewahrung und Aktenvernichtung – und das für die kommenden zehn Jahre! Auch die Kosten tragen die Gesellschafter. Zu allem Überfluss muss vielleicht noch die Rückstellung „Aufbewahrung von Geschäftspapieren“ in der Bilanz der zu liquidierenden Gesellschaft erfolgswirksam aufgelöst werden. Zweiter Fall: Die Gesellschaft beauftragt uns und erhält eine Rechnung über die gesamten Kosten für Aufbewahrung und Vernichtung der Aktenbestände. Nun trägt das Unternehmen die gesamten Kosten für Lagerung und Vernichtung. Die Rückstellung wird mit den tatsächlich anfallenden Kosten verrechnet. Die Gesellschafter erfüllen weiter ihre Pflichten, haben aber Aufwand und Kosten gespart.

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