Software Asset Management

SAM-Check bringt Sicherheit in die Cloud

Deutschlandweit haben Software-Lizenz-Audits seitens der Hersteller, BSA oder Wirtschaftsprüfer stark zugenommen. Allein Microsoft macht unter dem Schlagwort „Lizenzplausibilisierung“ jährlich Umsätze im dreifachen Millionenbereich. Falsch- oder Unterlizenzierung des Software-Bereichs können hohe Strafen nach sich ziehen. Wie sinnvoll und kostensparend professionelle Lizenzberatung und SAM-Checks (Software Asset Management) sind, erfuhr die Firma Jost GmbH & Co.KG auf ihrem Weg in die Cloud.

Als feste Größe im Zeitungs- und Zeitschriftengroßhandel hat der Familienbetrieb Jost GmbH & Co.KG schon immer einen hohen Anspruch an Flexibilität und Tempo im Vertrieb und steht neuen Entwicklungen entsprechend aufgeschlossen gegenüber – auch im Software-Bereich. Eine eigens entwickelte Firmen-Software sollte die Risiken, beispielsweise bei den strengen zeitlichen Vorgaben für die Auslieferung der Presserzeugnisse, minimieren, die aufwendigen Datenbanken effizienter verwalten und das Produkt-Tracking für eine maßgeschneiderte Kunden- und Bedarfsanalyse optimieren.

Damit die daraus resultierende stetig wachsende Datenbank nicht mit regelmäßigen Lizenz-Updates anderer Software-Programme kollidiert, bedarf es genauer Lizenzierungskenntnisse. „An diesem Punkt haben wir  einen erfahrenen Lizenzberater mit ins Boot geholt, um keinerlei Betriebsrisiko einzugehen“, erklärt Christian Finke, der IT-Verantwortliche bei Jost GmbH und Co.KG, „und das war gut so. Denn die Ergebnisse des SAM-Checks durch die Firma CCS 365 überraschten uns dann doch.“

Nach einer genauen Lizenzbestandsanalyse vor Ort wurde von dem Münchner Dienstleister eine optimale Kosten-Nutzen-Bilanz des Lizenzbereichs erstellt. „Interessanterweise waren wir trotz regelmäßig und, wie wir glaubten, richtig durchgeführter Lizenz-Updates dennoch nicht richtig lizenziert“, erinnert sich Finke. Für die Lizenzberater kein Einzelfall: Gerade im Bereich Server- oder VMware-Virtualisierung mit Lizenz-mobiltiät für SQL und Exchange werden viele Lizenzierungsfehler gemacht. Das passiert nicht mit Absicht, sondern weil das Regelwerk kompliziert ist und einfach schnell etwas falsch gemacht werden kann. Allein die verschiedenen SQL-Versionen mit ihren jeweiligen Varianten und Backup-Szenarien wie „Hot Standby“ oder „Cold Standby“ warten mit so vielen Lizenzierung-Variationsmöglichkeiten auf, dass hier schnell etwas schiefgehen kann.

Doch Unwissenheit schützt vor Strafe nicht: Im Falle eines Lizenz-Audits darf der Software-Hersteller bei Unterlizenzierung trotzdem teure Nachlizenzierungsmaßnahmen einfordern.

Nachlizenzierung notwendig


Der Firma Jost ist das nicht passiert. Der SAM-Lizenzcheck kam zum idealen Zeitpunkt: Der abschließende Kosten-Nutzen-Lizenzierungs-Plan hielt die Nachlizenzierungskosten gering und zeigte darüber hinaus ein maßgeschneidertes Lizenz-Zukunfts-Szenario mit Einsparpotentialen im fünfstelligen Euro-Bereich jährlich auf. „Wir suchten schon länger nach einer Lösung, die unsere wachsenden Datenmengen sicher und schnell abrufbar verwaltet“, so Finke, „doch aus Sicherheitsgründen standen wir dem Thema Cloud damals noch skeptisch gegenüber.“

Zum Zeitpunkt des SAM-Checks wurden daher sämtliche Datenbanken, Grafiken, Auswertungen, Tabellen und Mail-Programme auf zwei firmeneigenen Exchange-Servern 2010 gesichert, wobei einer ausschließlich als Backup-Server diente. „Wir erkannten schon damals, dass die stetig wachsenden Anforderungen an unsere IT-Infrastruktur erste Leistungsgrenzen offenbarten“, berichtet der IT-Verantwortliche.

„Sowohl Speicher als auch Systemleistung genügten nicht mehr den Anforderungen eines Rund-um-die-Uhr-Betriebs, die ein Zeitungs- und Zeitschriftenvertrieb hat. Der Aufwand für den Betrieb, Sicherheit und Wartung der Server und damit auch die Kosten stiegen zunehmend.“ Wie ein Damoklesschwert schwebte die Sorge eines Betriebs- oder Leistungsausfalls wegen Server-Überlastung über den Köpfen der IT-Verantwortlichen.

Empfohlen wurde durch die Münchner Lizenzberater, die Infrastruktur durch Auslagerung der Postfächer auf Microsoft Exchange Online zu entlasten. So bezieht der Mittelständler den Dienst aus der Cloud und braucht für aufwendige E-Mail-Lösungen keinen eigenen Server mehr. Auch Sorgen um lizenzrechtlich einwandfreie Software-Updates sind Geschichte.

Ausgelagert werden so außerdem die Administration einer Firewall, Schutz vor Malware, Spam und eine Antivirenlösung. Eine Migration ist auch aus SAM-Sicht interessant, denn die Lizenzverantwortung liegt jetzt bei Microsoft Office 365. Im Falle von Jost wickelte die Service-Abteilung der CCS 365 den Umzug der Postfächer mittels einer Exchange-Hybridlösung störungsfrei ab.

„Dieser SAM-Check hat sich für uns gelohnt“, freut sich Finke, „wir haben heute nicht nur die Gewissheit, lizenz- und auditsicher aufgestellt zu sein. Wir sind auch frühzeitig den Schritt in die Cloud gegangen und haben jetzt Ausfallsicherheit für weniger Geld.“

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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