Lizenzierung: Interview mit Olaf Diehl, Aspera

„SAM ist keine Insellösung“

Im Interview berichtet Olaf Diehl, Geschäftsführer des Lizenz-Management-Spezialisten Aspera, einer Tochtergesellschaft der Usu-Gruppe, dass Softwarehersteller die Lizenzbedingungen von Serversoftware so komplex gestaltet haben, dass viele ihrer Kunden Schwierigkeiten haben, die Anzahl der nötigen Lizenzen zu ermitteln.

Olaf Diehl, Aspera

„Unternehmen sollten sich unbedingt an einen Spezialisten für Lizenzmanagement wenden“, betont Olaf Diehl, Geschäftsführer der Aspera GmbH.

ITM: Herr Diehl, was sind häufige Irrtümer im Bereich „Lizenzierung“?
Olaf Diehl:
Grundsätzlich haben viele Firmen ein gutes Verständnis davon, worauf man bei der Lizenzierung achten sollte. Oft lautet die Frage vielmehr, mit welchen Mitteln man diese wichtigen Punkte umsetzen soll. Allerdings gibt es auch einige Fehleinschätzungen, die uns häufiger begegnen:

„Wir sind eine kleine Firma und hatten noch nie einen Audit, also brauchen wir kein Lizenzmanagement.“ Achtung, denn sie haben möglicherweise nur deshalb noch keinen Software-Audit erfahren, weil sie zu viel zahlen. Software-Audits sind für die Hersteller ein Umsatzbringer geworden. Deshalb sehen sie sich u.a. die Einkaufsmengen der Kunden an und auditieren bevorzugt bei Firmen, die ihre Software-Umsätze beim Hersteller bzw. Händler verringert haben. Wenn die Unternehmen von ihrem Hersteller nichts hören, dann höchstwahrscheinlich deshalb, weil er sehr zufrieden ist – also man überlizenziert ist. Sprich: Die Kuh, die zu viel Milch gibt, tritt man nicht. Doch Ziel ist es ja nicht, den Herstellern mehr Umsatz als nötig zu bescheren, sondern erstens, Transparenz über den tatsächlichen Lizenzbedarf zu erhalten, und zweitens, diesen – wenn möglich – zu optimieren. Das bedeutet, dass Firmen immer möglichst genau die Menge an Lizenzen einkaufen sollten, die sie wirklich brauchen. Dadurch sparen sie Geld und sind gleichzeitig auf mögliche Audits vorbereitet.

„Wir haben gute Beziehungen zu unserem Softwarelieferant. Er verkauft uns nur, was wir brauchen. Er sorgt schon dafür, dass wir ‚compliant’ sind!“ Vorsicht, denn auch der Lieferant muss zuerst an seinen eigenen Umsatz denken. Der Lieferant steht hier in einem Interessenskonflikt. Für das Lizenzmanagement eines Unternehmens geht es darum, die Lizenzposition transparent zu machen – also die Unternehmen darüber zu informieren, ob sie zu wenig oder zu viele Lizenzen für die jeweilige eingesetzte Software besitzen. Wenn nun der Lieferant derjenige ist, der sowohl feststellt, wie viele Lizenzen man braucht, um „compliant“ zu sein, als auch im Anschluss die Software liefert, muss man sich die Frage stellen, ob man in dieser Situation blind vertrauen sollte. Hinzu kommt, dass der Lieferant in manchen Fällen verpflichtet ist, den Softwarehersteller über die Lizenzposition seiner Kunden zu informieren.

„Mit Cloud-Modellen kann ich Software benutzen und bekomme einfach am Monatsende die Rechnung – Lizenzmanagement ist doch dann unnötig bzw. bereits eingebaut.“ Vorsicht, denn erstens: Was passiert, wenn sich ein Nutzer einloggt, aber die Software gar nicht nutzt? Das muss vom Unternehmen nachgehalten werden, um die Rechnung des Cloud-Anbieters prüfen zu können. Und zweitens: Die Bedingungen des Nutzungsvertrags bleiben auch bei Cloud-Modellen wichtig. Einerseits muss die Compliance mit den Bedingungen auch bei Cloud-Nutzungsbedingungen eingehalten werden. Dürfen Unternehmen von einer Workstation auf die Software zugreifen, wenn mehrere Benutzer auf der Workstation arbeiten können? Ist der Zugriff nur vom Büro aus erlaubt oder auch von unterwegs oder von zu Hause? Andererseits ist eine Optimierung für Cloud-Lizenzen genauso möglich: Nehmen wir an, ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Wie stellt man sicher, dass die ihm zugewiesene Lizenz für einen Cloud-Dienst jetzt durch einen anderen Mitarbeiter weitergenutzt werden kann? Dies ist ein klassischer Fall für ein professionelles Lizenzmanagement und kann durch ein Software-Asset-Management-Tool (SAM) wirksam unterstützt werden.

ITM: Was legen die Hersteller/Software-Anbieter den Lizenzierungspreisen in der Regel zugrunde? Sprich: Wie gestalten sich typische Lizenzierungsmodelle in der Softwarewelt?
Diehl:
Hier ist die Vielfalt ungeheuer groß, so dass man heutzutage keinen typischen Fall mehr nennen kann. In der Vergangenheit wurde hauptsächlich pro Gerät lizenziert, danach kam die nutzerbasierte Lizenzierung. Mit Modellen, die nach branchenspezifischen Kriterien lizenzieren, oder Serversoftware, die virtuelle Maschinen in Betracht zieht, sind in den letzten Jahren ganz andere Metriken aufgekommen. Jetzt sind Cloud und mobile Geräte dabei, die bestehenden Lizenzmodelle auf den Kopf zu stellen. Zusätzlich werden die Lizenzbedingungen auch immer häufiger geändert, so dass immer genau nachgehalten werden muss, welche konkreten Bedingungen bei einem speziellen Kauf galten. Professionelle SAM-Lösungen bieten hier Kataloge, in denen die historischen und aktuellen Bedingungen der wichtigsten und am häufigsten geänderten Softwares schon verzeichnet sind. Eine einfache Excel-Tabelle reicht dafür zum Leidwesen der Lizenzmanager schon lange nicht mehr aus.

ITM: Heutzutage werden Serverinfrastrukturen, auf denen verschiedenste Software läuft, verstärkt virtualisiert. Welche Rolle spielt dies für den Bereich „Lizenzierung“?
Diehl:
Wenn die Hardware nicht auf die Lizenzbedingungen der Software abgestimmt ist, kann es deutlich teurer werden. Wenn die Serversoftware z.B. nach Prozessoren der physischen Basis lizenziert wird, bedeutet das: Pro Prozessor des zugrundeliegenden physischen Servers wird ein bestimmter Betrag fällig – unabhängig davon, wie viel Rechenleistung, Speicherplatz oder Rechenzeit des physischen Servers die Software auf ihrer virtuellen Maschine eigentlich in Anspruch nimmt. Bei einer Klärung lassen sich Kosteneinsparungen erzielen, wenn nur noch die virtuelle Kapazität lizenziert wird oder mehrere Instanzen mit einer Lizenz betrieben werden können.

ITM: Warum ist die Lizenzierung in virtuellen Umgebungen so schwierig?
Diehl:
Softwarehersteller haben es geschafft, die Lizenzbedingungen von Serversoftware so komplex zu gestalten, dass viele ihrer Kunden Schwierigkeiten haben, die Anzahl der nötigen Lizenzen zu ermitteln. Oder die gegebenenfalls etablierten Herstellerbedingungen lassen sich noch gar nicht auf die aktuellen technischen Einsatzszenarien anwenden und führen deswegen zu unlösbaren oder – wahrscheinlicher – teuren Modellen, die schwer zu messen sind. Damit besteht die ständige Gefahr, zu viele oder zu wenige Lizenzen eingekauft zu haben. Nach unserer Beobachtung besteht oft gleichzeitig eine Über- und Unterlizenzierung – für unterschiedliche Softwareprodukte.

Die Verbreitung von Virtualisierungstechniken stellt die Softwarehersteller vor Probleme. Wenn ursprünglich eine Lizenz einem Server zugeordnet werden konnte, können virtuelle Server nach Belieben aufgesetzt, auf der physischen Basis verschoben und abgeschaltet werden. Viele traditionelle geräte- bzw. installationsbasierte Lizenzmetriken wurden daraufhin überarbeitet, greifen aber immer noch auf Hardware-Attribute als Bemessungsgrundlage zurück. Denken Sie nur an IBMs Processor-Value-Unit-basiertes (PVU) Lizenzmodell, bei dem ein Leistungswert des Prozessors der physischen Basis herangezogen wird, auf welcher der eigentliche virtuelle Server läuft. Diese Leistungswerte werden außerdem nicht einmal dauerhaft festgelegt, sondern regelmäßig von IBM angepasst. Die Berechnung solcher PVU-Werte ist zeitraubend, erfordert spezielles Fachwissen und ist fehleranfällig, wenn die Kalkulation von Hand vorgenommen wird. Und wenn Sie die Serverkonfiguration ändern, können Sie wieder von vorn anfangen.

Ein Beispiel: Cluster ermöglichen die schnelle Einrichtung von virtuellen Servern (Instanzen), eine flexible Verteilung der Rechenlast und einen unmittelbaren Zugriff auf hohe Prozessorkapazitäten, wenn sie benötigt werden. Wie soll aber eine Serversoftware lizenziert werden, die tatsächlich nur auf einem virtuellen Server genutzt wird, aber theoretisch per Knopfdruck auf dem ganzen Cluster betrieben werden könnte? Ohne Kenntnis der herstellerspezifischen Lizenzmetriken und -regeln sowie die nötigen Konfigurationsdaten der Server ist ein effektives Management von Serversoftware nahezu unmöglich.

ITM: Mit welchen „Strafen“ müssen Mittelständler rechnen, wenn ihre Software nicht ordnungsgemäß lizenziert ist bzw. wie teuer könnte es für einen Mittelständler werden, wenn er in eine Lizenzierungsfalle tappt?
Diehl:
Ein einfaches Rechenbeispiel kann verdeutlichen, welche Kosten entstehen können. Ein Unternehmen bezieht von 80 Anbietern Software. Zehn Prozent davon, also insgesamt acht, schicken pro Jahr eine einfache Audit-Anfrage. Ein Vollzeitmitarbeiter ist mit jeder dieser Anfragen durchschnittlich zwanzig Arbeitstage beschäftigt – unter der Annahme, dass kein softwaregestütztes Software-Lizenz-Management implementiert ist. Bei einem angenommenen Jahresgehalt von 75.000 Euro verursacht das allein schon pro Jahr 45.000 Euro an Kosten. Ein Viertel der einfachen Anfragen, also zwei, ziehen einen vollumfänglichen Audit nach sich. Dieser bindet jeweils drei Vollzeitmitarbeiter für jeweils sechs Monate. Zu den ursprünglichen 45.000 Euro kommen also noch einmal 112.500 Euro hinzu. Allein die Personalkosten belaufen sich in diesem Beispiel bereits auf 157.500 Euro pro Jahr. Wenn man jetzt noch die Kosten für fällige Nachlizenzierungen berücksichtigt, die durchaus bei 250.000 Euro pro Audit liegen können, dann muss ein Mittelständler – konservativ bewertet – als Risiko Audit-Kosten von einer halben Million Euro einplanen. Diese Näherung zeigt, wie schwierig die Bewertung ist, denn es gibt auch Unternehmen, die im Jahr keinerlei Anfragen bekommen.

ITM: Wie können sich Mittelständler letztlich am besten einen Überblick über ihre Lizenzen in virtuellen Umgebungen verschaffen? Wenden sie sich am besten direkt an die Hersteller/Software-Anbieter oder an eine unabhängige Beratung?
Diehl:
Unternehmen sollten sich unbedingt an einen Spezialisten für Lizenzmanagement wenden. Software Asset Management (SAM) ist keine „Insellösung“. Es kombiniert die Einkaufsdaten der Beschaffungssysteme mit technischen Daten der IT-Systeme und braucht tiefes Wissen über die Lizenzierung und ihre vertragliche Definition. Daher sollte ein Spezialist hinzugezogen werden. Sich an den Hersteller oder Software-Anbieter zu wenden, ist nicht zu empfehlen, da das Unternehmen damit offenbart, dass es seine Softwarelizenzen nicht aktiv verwaltet und steuert. Dies ist geradezu eine Einladung zur Überprüfung und kann dem Anbieter signalisieren, dass er es hier mit jemandem zu tun hat, der nicht nachhalten kann, wie viele Lizenzen er wirklich braucht. Und natürlich versuchen Softwarehersteller – wie alle Unternehmen – ihren Umsatz zu optimieren. Ein unabhängiger Anbieter oder Berater ist nur seinem Mandanten verpflichtet und wird eine für diesen passende und vorteilhafte Lösungsstrategie entwickeln. Durch Aufträge von unterschiedlichen Unternehmen haben diese zudem oft einen guten Überblick und können gezielter und zu mehreren unterschiedlichen Softwareherstellern beraten.

ITM: Welche Lizenzierungstrends sehen Sie in den kommenden Jahren? Inwiefern wird sich ein einheitliches, auf Virtualisierung abgestimmtes und für den Anwender faires Lizenzmodell durchsetzen? Und wie könnte so ein Modell aussehen?
Diehl:
Die Lizenzierungsbedingungen passen sich noch dem steigenden Kostendruck und neuen Hardware- und Virtualisierungstechniken an. Das Problem ist, dass die neuen Lizenzbedingungen viel Raum für legale Grauzonen lassen. Letztendlich könnten in einer vollständig virtualisierten Software-Umgebung Lizenzkosten nur noch dann anfallen, wenn ein Programm tatsächlich von einem Anwender genutzt wird. Die Einhaltung der Lizenzbestimmungen kann dann automatisch kontrolliert werden: Wenn etwa eine Maximalanzahl von Benutzern erreicht wird, kann so lange kein weiterer Nutzer auf das entsprechende Programm zugreifen, bis ein Platz freigeworden ist. In Zukunft wird Software Asset Management sein Augenmerk viel stärker auf die Ermittlung der tatsächlichen Nutzung und die Stärkung der Kostenoptimierung richten, anstatt darauf, ob ein Unternehmen über- oder unterlizenziert ist. Aber andererseits ist ein Redesign der Lizenzbedingungen auch immer eine aufwandsarme Möglichkeit für den Hersteller, den Umsatz zu verändern. Und damit ist in der Regel keine Reduktion gemeint.

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