Hanse Haus baut auf effizientere ERP-Prozesse

Sanierung in der IT

„Altbausanierung“ in der IT: Wie der Fertighausspezialist Hanse Haus in seiner Wachstumsphase auf effizientere ERP-Prozesse baut

„Altbausanierung“ in der IT von Hanse Haus

„Altbausanierung“ in der IT des Fertighausspezialistes Hanse Haus

Günstige Zinsen, steigende Nachfrage – der Immobilienmarkt in Deutschland boomt. Eine Situation, von der nicht zuletzt Fertighausbauer wie Hanse Haus profitieren: Als wichter Player am deutschen Markt stehen bei dem Spezialisten für Fertighäuser im höherwertigen Preissegment seit Jahren alle Zeichen auf Expansion. Allein in den vergangenen vier Jahren konnte der Mittelständler aus dem fränkischen Oberleichtersbach seine Mitarbeiterzahl mehr als verdoppeln. Um diesem rasanten Wachstum auch mit einer entsprechend effizienten IT-Lösung gerecht zu werden, setzt das international agierende Unternehmen nun auf die ERP-Lösung APplus der Asseco Solutions aus Karlsruhe. Ziel der Modernisierung und Konsolidierung der zahlreichen Einzellösungen ist eine mittelfristige Zeit- und Kostenersparnis.

Zeichneten 2014 noch knapp 300 Mitarbeiter für Planung, Bau und Kundenservice der über 1.000 Fertighausvarianten von Hanse Haus verantwortlich, beschäftigt der Fertighausspezialist heute bereits über 620 festangestellte Mitarbeiter. Ein Wachstumskurs, der die bisherige IT-Struktur des Unternehmens an ihre Grenzen brachte: Nachdem bereits seit den 90er Jahren diverse Altsysteme, unter anderem eine Eigenentwicklung von Hanse Haus, zur Unterstützung der Geschäftsprozesse verwendet worden waren, nutzt man aktuell eine dedizierte Speziallösung für die Fertighausbranche. Diese bietet zwar Funktionen für Produktionsplanung und -steuerung, lässt sich jedoch nur textbasiert bedienen und entspricht damit generell nicht mehr dem heutigen Stand der Technik.

Wachstum fordert effizientere Prozesse

„In der Vergangenheit ließ sich mit dem alten System durchaus gut arbeiten“, erklärt Jürgen Börtlein, Leiter IT-Systeme bei Hanse Haus. „Denn viele Funktionen, für die das alte System keine Unterstützung bietet, hatten wir im Laufe der Jahre durch Eigenentwicklungen auf Excel-Basis ergänzt. Gerade in jüngster Zeit – vor allem beim Einlernen der zahlreichen neuen Kollegen – wurden uns die Ineffizienzen in unseren eigenen Prozessen aber immer wieder deutlich vor Augen geführt. Gerade aufgrund der Brüche zwischen den Einzellösungen müssen viele Arbeiten in unterschiedlichen Bereichen doppelt erledigt oder Daten mühsam von Hand erfasst und übertragen werden.“

So lassen sich Daten aus dem CAD-System beispielsweise nicht automatisiert an das bestehende ERP-System übertragen. Die Berechnung der entsprechenden Materialbedarfe gestaltet sich entsprechend aufwendig: Ist der fertige Plan erstellt, wird dieser ausgedruckt und mit einem Maßstab vermessen, um Wand- und Bodenflächen zu berechnen. Diese werden anschließend in eine Excel-Tabelle eingetragen, welche auf Formelbasis benötigte Mengen an Fliesen oder Verputz ermittelt.

Moderne Funktionen für das digitale Zeitalter

„Nicht zuletzt vor dem Hintergrund unseres starken Wachstums können wir uns solche Ineffizienzen nicht mehr leisten“, so Jürgen Börtlein. Schon 2014 begann das Unternehmen daher damit, sich nach einer neuen Lösung umzusehen. Die Basis für das entsprechende Pflichtenheft stellte eine interne Prozessanalyse dar, die der Mittelständler im Vorfeld durchgeführt hatte.

„Da wir sehr projektorientiert arbeiten, stand ein leistungsstarkes Projektmodul ganz oben auf unserer Anforderungsliste“, betont Jürgen Börtlein. „Darüber hinaus war uns auch ein hoher integrierter Abdeckungsgrad unserer Prozessbereiche sowie eine benutzerfreundliche, ansprechende Oberfläche sehr wichtig. Schließlich sollte die neue Lösung mobilfähig sein. Denn es wird immer wichtiger, dass Kollegen auf Außenterminen direkten Zugriff auf die Systeme haben und schon von unterwegs aus Informationen zu Interessenten übermitteln können.“

Aufgrund der Übernahme von Hanse Haus durch den Investor Adcuram wurde der Auswahlprozess jedoch zunächst auf Eis gelegt und erst Anfang 2017 für eine endgültige Entscheidung wieder aufgenommen. Da die Lösung der Asseco bereits 2014 zu den Favoriten für Hanse Haus gezählt hatte, entwickelten die beiden Unternehmen gemeinsam einen Prototyp, um auf diese Weise die Praxistauglichkeit der Lösung unter realen Bedingungen zu prüfen. Nachdem dieser Test positiv verlief, fiel die Entscheidung zugunsten Assecos.
 
Jürgen Börtlein erinnert sich: „Aus unserer Sicht verfügt die ERP-Lösung über das derzeit beste Projektsystem. Funktional ist es weit fortgeschritten und in der Lage, bei uns den gesamten Prozess vom Eingang einer Anfrage über die Fertigstellung des Hauses bis hin zur Nachbetreuung des Kunden abzudecken. Damit ist das Projektmodul nicht nur unsere Steuerzentrale für alle Aufträge. Dadurch, dass sich auch unser Dokumenten-Management-System daran anbinden lässt, agiert es zusätzlich als zentraler Informationsspeicher für alle unsere Projekte, mit dem wir beispielsweise Bauakten für die Bauherren mit wichtigen Dokumenten zu Bauantrag, Gutachten und Statik unmittelbar zusammenstellen können.“

Umsetzung von Spezialanforderungen

Vor allem bezüglich spezifischer Anforderungen profitiert der Mittelständler von der Anpassungsflexibilität von APplus. Hauskomponenten wie Innentüren beispielsweise werden in unterschiedlichen Materialien, Breiten, mit und ohne Lichtausschnitt oder mit rechtem oder linken Anschlag geliefert. Allein bezüglich der Türmodelle gilt es daher, über 5.000 Varianten abzudecken. Die Abbildung dieser komplexen Struktur an Produktvarianten lässt sich in Form einer individuellen Anpassung im ERP-Syste, erfüllen.
 
Auch die bei Hanse Haus gebräuchlichen Vertriebsstücklisten werden mithilfe einer Anpassung im ERP integriert. Denn diese stellen die Grundlage für die Kalkulation der Baukosten dar. So wird eine Einbaukomponente wie eine Dusche bei Hanse Haus zunächst als Standarddusche kalkuliert. Wird diese anschließend für den Kunden individuell angepasst – beispielsweise weil durch das Vorhandensein einer Nische keine Duschseitenwand notwendig ist – muss die nicht benötigte Komponente als „negativer Artikel“ von der Standarddusche abgezogen werden, inklusive aller damit verbundenen Faktoren wie ursprünglich mit einkalkuliertes Material oder Montagezeit.

Aktuell befindet sich die Lösung in der Implementierungsphase. Im Zentrum steht hierbei sowohl die Übernahme der Stammdaten in das neue System wie auch die Entwicklung der benötigten individuellen Anpassungen. Der eigentliche Produktivstart der Lösung ist für Juni geplant. Im ersten Schritt werden dabei das Projektsystem und das Bestellwesen gestartet und damit die Aufgabenbereiche des bisherigen Altsystems von APplus übernommen. „Im zweiten Schritt werden wir dann die Funktionen der Insellösungen – zum Beispiel in der Materialwirtschaft, Auftragssteuerung, Zeiterfassung oder Service –  durch zusätzliche Module in das ERP-System integrieren“, so Jürgen Börtlein. „Mittel- und langfristig wollen wir so eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis sicherstellen.“

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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