Flexible ERP-Standards

Schluss mit starren Prozesskorsetten

Der Mittelstand ist hochdivers: Das betrifft seine Produkte ebenso wie die Unternehmensstruktur. Das erschwert oft die Auswahl einer passenden ERP-Software. Der Frage, ob man dabei auf eine Individual- oder doch eher eine Standardlösung setzen sollte, geht Peter Prohaska von Topix im Interview nach.

Peter Prohaska, CCO TOPIX Business Software AG

Peter Prohaska, CCO TOPIX Business Software AG

ITM: Standard oder Individualsoftware – Vor nahezu jeder ERP-Einführung steht diese Frage. Wie können Mittelständler vorgehen, um für sich die richtige Wahl zu treffen? Welches sind z.B. bei der Entscheidungsfindung gängige Fehler, die vermieden werden könnten?
Peter Prohaska:
Noch bevor sich Mittelständler überhaupt mit der Entscheidung für eine Standard- oder eine Individual-Lösung beschäftigen, sollten sie zu allererst die eigenen Geschäftsprozesse genau durchleuchten. Es gilt herauszufinden, welche generellen und speziellen Anforderungen sie an eine Lösung haben, wie ihre Workflows funktionieren und wie ihre Unternehmensstrategie für die nächsten Jahre ausgelegt ist. Die Definition der eigenen Use Cases ist Basis einer passgenauen Lösung.
Ein ERP-System ist ein Investitionsgut, das sich mittelfristig selbst tragen und langfristig sogar amortisieren sollte. Ein erfolgsentscheidender Faktor bei der Auswahl ist damit die Prüfung der potentiellen Lösung – welcher Art auch immer – auf Investitionssicherheit und Zukunftsfähigkeit. 

ITM: Welches sind – speziell für mittelständische Unternehmen –mögliche Vor- und Nachteile beider Lösungen?
Prohaska:
Standardsoftware ist zumeist einfacher in der Einführung. Sie ist schneller einsatzbereit und oft kostengünstiger als Individualsoftware, sowohl in der Anschaffung als auch in der Pflege. Die Update- und Release-Fähigkeit ist bei Standardlösungen gesicherter als bei individuellen Lösungen. Damit hat sie eine bessere Zukunfts- und Investitionssicherheit. Zudem ist sie oft ausgereifter, durchgängiger und durchgetesteter als die individuellen Systeme.
Obwohl beide Lösungen, egal ob Individual- oder Standard-ERP eine zielführende Vorbereitung benötigen, ist die Vorarbeit zur Individualprogrammierung in der Regel aufwändiger. Gut ausgearbeitet sind Individuallösungen, wie der Name schon sagt, passgenau in Funktion und Benutzung. Eine Kombination aus flexibler und anpassungsfähiger Standardlösung mit der Möglichkeit der Individualprogrammierung und des Customizings vereint die Vorteile aus beiden Welten. Topix bietet diese Lösung an.

ITM: Eine gängige Annahme ist nach wie vor, dass das Aufsetzen einer Standardlösung Kosten einspare. In wieweit trifft dies zu – oder eben nicht?
Prohaska:
Genügt eine Standardlösung „von der Stange", so ist diese in der reinen Anschaffung und der Pflege natürlich günstiger als eine individuell programmierte Software. Gesehen werden muss jedoch das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Software, egal ob Standard, Individual oder Mischform. Wir führen hier mit Interessenten noch vor Kaufentscheidung eine nutzenzentrierte Wertanalyse durch. Wir analysieren, wie die unternehmenseigenen Prozesse laufen und wie sie passgenau abgebildet werden können. Sie erhalten dadurch Einblick in ihre Ressourcen und wissen konkret, welche Potentiale sie mit der neuen Lösung freisetzen können. Alle Kosten der Software auf die nächsten Jahre liegen damit präzise schon in der Angebotsphase vor, ebenso die Amortisierung. Dieser Ansatz sorgt für mehr Planungs- und Investitionssicherheit bei gleichzeitig deutlich geringerem Risiko einer Fehlentscheidung.

ITM: Viele Unternehmen setzen zunächst auf den Standard, um später via Customizing weitere Anpassungen vornehmen zu können. Inwieweit ist dieses Vorgehen sinnvoll und wo stößt es an seine Grenzen?
Prohaska:
Leistungsfähige ERP-Systeme sind mittlerweile in der Lage, durch geschickte Modulation auch individuelle Prozesse bereits mit Standardfunktionen abzubilden. Voraussetzung hierfür ist die perfekte Integration bereichsübergreifender Prozesse (und ggf. Drittanbieter-Software) in einem System. Alle generierten Daten können so in einer zentralen „Datenmaschine“ gesammelt, bereitgestellt und leicht abgerufen werden.
Ergänzt um die Fähigkeit zum Customizing ist moderne Standard-Software überaus flexibel. Sie bildet auch spezielle Anforderungen perfekt ab, unterstützt individuelle Workflows und Verfahrenswege der Anwenderunternehmen und ermöglicht ressourcenschonend die Anpassung an sich ändernde Gegebenheiten.
Eine Standard-ERP-Software, die dank ihrer Architektur in der Lage ist, sämtliche Datenquellen zu integrieren, die genügend Flexibilität aufweist, sich den Besonderheiten der Anwender in einfacher Weise anzupassen und die darüber hinaus ein unkompliziertes Customizing erlaubt, ist aus unserer Sicht für Mittelständler der beste Weg, ihre Zukunftssicherheit zu wahren. Denn diese vereint die Vorzüge von Individual- und Standardlösung.
Beachten sollte man dabei jedoch, dass auch Customizing bei Updates adäquat berücksichtigt werden können. Diese Releasefähigkeit nach und trotz Anpassung ist nicht bei allen Anbietern selbstverständlich. Auch sollte der Anwender-Support die Kompetenz besitzen, die Zusammenhänge zwischen Standard und Individualisierung zu begreifen. 

ITM: Die Systemanforderungen steigen stetig an – Trends wie Mobility oder I 4.0 geben dabei den Takt an. Wie beeinflusst z.B. das Anbinden von Fremdsystemen die Entscheidung?
Prohaska:
ERP-Systeme heute sind im Unternehmen die zentrale Softwareplattform. Sie bilden nahezu alle Unternehmensprozesse ab und dienen als Datendrehscheibe. Sie steuern die Wertschöpfungskette. Dementsprechend spielt bei der Auswahl einer ERP-Lösung die Integrationsfähigkeit von bereichsübergreifenden Prozessen als auch die Anbindungsfähigkeit weiterer Software eine zentrale Rolle. Entscheidend sind zudem die Prozessdurchgängigkeit, die Anpassungsfähigkeit und die Flexibilität der Lösung, sowie eine gute Benutzerfreundlichkeit.

ITM: Welche Nachteile kann es mit sich bringen, die Use Cases nicht genau zu definieren und erst im Nachhinein zu bemerken, dass man sich falsch entschieden hat?
Prohaska:
Im optimalen Fall passt sich die Lösung den Anwender-Prozessen und -Gegebenheiten an. Sind diese nicht konkret oder falsch definiert, kann das dazu führen, dass die Prozesswege des Systems schlichtweg unbrauchbar sind oder dass der vermeintliche Standard für den individuellen Workflow zu kompliziert ist. Dadurch müssten viele unnötige Extra-Schritte in der Anwendung eingeschoben werden. Mit großer Wahrscheinlichkeit wäre dann die digitale Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse nicht mehr gegeben.
Hat sich der Anwender in diesem Fall für eine Individuallösung entschieden, ist ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden entstanden, der kaum zu korrigieren ist. Beste Chancen auf Nachbesserung bietet eine anpassbare, flexible Standard-Lösung mit Customizing-Möglichkeit.

ITM: Welche Optionen bleiben Unternehmen, die sich „falsch“ entschieden haben? Welche Handlungsoptionen verbleiben überhaupt?
Prohaska:
Zumeist sind es gerade die individuellen Besonderheiten im unternehmenseigenen Prozess, auf dem der wirtschaftliche Erfolg mittelständischer Unternehmen fußt. Hat sich das Unternehmen falsch entschieden oder spürbare Fehler in der ERP-Einführung gemacht, sollte es unbedingt nachbessern. Natürlich stehen auch bei der Nachbesserung die eigenen Prozesse im Fokus. Denn allen Standardisierungsbestrebungen zum Trotz sollten sich Mittelständler nicht freiwillig ihrer individuellen Stärken berauben, indem sie sich in das Prozesskorsett einer Software zwängen, nur weil dieses zu unflexibel und unanpassbar ist.
Auch an dieser Stelle empfehlen wir den direkten Draht zum Softwareanbieter. Dieser sollte in jedem Fall so kompetent sein, persönlich mit Ihnen Ihre individuellen Abläufe und Use Cases zu analysieren, ihre Potentiale zu erkennen und diese mithilfe einer passenden Lösung – gerne auch mit Standardlösung, wie bereits geschildert – abzubilden. 

Bildquelle: Topix

 

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