Compliance im Lizenzmanagement

Schnell-Check: Lizenzmanagement optimal aufgestellt?

Immer komplexere Lizenzmodelle, immer häufigere Audits: Die großen Software-Hersteller machen es dem Mittelstand wirklich nicht leicht. So nehmen IT-Manager den Druck raus...

Druck im Kessel beim Lizenzmanagement?

Die korrekte Lizensierung von Software und deren revisionssichere Dokumentation sind eine stete Quelle der Frustration für Unternehmen jeder Größe. Doch Verfehlungen kommen Firmen teuer zu stehen: Hohe Kosten für Nachlizensierung bis hin zu rechtlichen Konsequenzen sind die Folge. Durch Lizenzmanagement lässt sich das verhindern.

Schnell-Check: Ist das Lizenzmanagement optimal aufgestellt?
› Ist bekannt, welche Software-Lizenzen im Unternehmen vorhanden sind?
› Können Lizenzen, auch in virtuellen Umgebungen, zuverlässig abgebildet
und erfasst werden?
› Ist bekannt, welche Software von welchem Mitarbeiter auf welchem
Rechner genutzt wird?
› Gibt es Richtlinien zur Software-Beschaffung und -Nutzung?
› Wird der Software-Bedarf regelmäßig überprüft und geplant?
› Sind alle Lizenzverträge bekannt und griffbereit?
› Sind die Laufzeiten der Verträge dokumentiert?
› Ist bekannt, wie die eingesetzten Datenbanken lizensiert sind (Prozessoren,
named User, User, Devices)?
› Sind Zuständigkeit und Verantwortung für das Lizenzmanagement klar geregelt?

Lautet die Antwort dreimal „Nein“, besteht Handlungsbedarf im Lizenzmanagement.

Umso überraschender: In vielen Unternehmen dominiert noch immer „Management by Spreadsheet“. Und das, obwohl ein Unternehmen des gehobenen Mittelstands heute schnell eine dreistellige Zahl an Software-Lösungen im Einsatz hat. Diese Vielfalt an Programmen und Release-Ständen lässt sich über Excel-Listen, selbst mit größtem Bemühen, nicht aktuell halten. IT-Manager stehen somit vor der Frage, wie sie ein zeitgemäßes Lizenzmanagement aufbauen, ohne mit Kanonen auf Spatzen zu schießen.

Klare Prozesse

Wie ein Unternehmen selbst, ist auch der Software-Bestand immer in Bewegung: Lizenzmodelle ändern sich, Software wird aktualisiert oder neu beschafft. Je schlanker eine Organisation, umso wichtiger ist es, Prozesse für das Software Asset Management (SAM) zu definieren. Es muss festgelegt sein, welche Rechte und Pflichten die Mitarbeiter der Fachabteilungen und welche das IT-Personal haben – beispielsweise für Software-Beschaffung und deren Installation.

Idealerweise besitzt ein dedizierter Lizenzmanager die Prozesshoheit. In seiner Verantwortung liegt es, die wirtschaftlichen und rechtlichen Interessen des Unternehmens mit den fachlichen Anforderungen der Abteilungen abzustimmen. In mittelständischen Unternehmen fällt diese Funktion oft in Personalunion dem IT-Leiter zu. Umso wichtiger ist es dann, zunächst SAM-Prozesse genau festzulegen und erst im zweiten Schritt durch ein Tool zu automatisieren.

Ein SAM-Tool hilft, den gesamten Software-Bestand mit seiner Vielzahl an Lizenzmetriken und Lizenztypen ohne manuellen Aufwand im Überblick zu behalten. Zu den diversen Metriken wie beispielsweise CPU, geräte- oder nutzerbezogene Lizenzen kommen Varianten wie OEM-, Einzel-, Unternehmens-, Test- oder Volumenlizenz hinzu. Außerdem muss ein Tool verschiedene Betriebsmodelle wie Virtualisierung oder Cloud einbeziehen können. All dies sollte im Standard bereits darstellbar sein.

Eine entsprechende Software sollte auch Inventarisierung, Software-Bereitstellung und Lizenzmanagement eng verzahnen. So erfasst eine SAM-Lösung zunächst die gesamte installierte Software inklusive der Lizenzmetriken. Idealerweise erfolgt dies automatisiert und agentenlos. Zusätzlich werden kaufmännische Informationen wie Rechnungen und Verträge hinterlegt und sämtliche Parameter wie Upgrade- und Downgrade-Rechte, Bindungsfristen oder Mehrfachnutzungsrechte ergänzt. Nach einem automatischen Abgleich des Bestands mit den erworbenen Nutzungsrechten visualisieren intuitive Grafiken den aktuellen Stand.

Das Inventar zeigt auch, ob Mitarbeiter Software heruntergeladen haben, zu der sie keine Berechtigung haben, und unterstützt so, als positiver Nebeneffekt, die Einhaltung der definierten Prozesse. Bei der Installation eines Upgrades oder einer neuen Software können Desktop-Manager ihrerseits bereits für die nötige Compliance sorgen, indem sie in den Software-Paketen und Verteilern Lizenzprüfungen einbauen.

Lizenzbilanz auf Knopfdruck

Entsprechende Erfahrung machte auch die Sonax GmbH. Das mittelständische Unternehmen entwickelt und produziert in Neuburg an der Donau Qualitätsprodukte für die Fahrzeugpflege. 13 IT-Mitarbeiter kümmern sich um 550 Clients. „Wir wollten Lizenzbestand und -bedarf im Unternehmen ermitteln und das ohne großen Zeitaufwand. Die vollständige Inventarisierung aller Systeme beantwortete schnell die Frage, welche Software eigentlich installiert ist. So konnten wir sehen, wo sich freie Lizenzen befinden und wo Lizenzen fehlen. Die daraus generierbaren Berichte erleichtern uns die Arbeit und wir sind im Audit sofort aussagefähig. Aber auch Ressourcen können wir nun besser planen und auf lange Sicht die IT-Kosten reduzieren“, berichtet Andreas Kaltenstadler, Systemadministrator bei Sonax, der das SAM-Tool Deskcenter Management Suite nutzt.

 

Bewährungsprobe Audit

Kündigt sich ein Audit an, wird dies zur Feuertaufe für Prozesse und Systeme. Die manuelle Aufbereitung der Daten für die Lizenzberichte dauert ohne Tool oft Tage. Der zeitliche Aufwand, alle Kaufnachweise und Vertragsdaten zu erbringen, ist enorm. Ein SAM-Tool ist aber nur dann sein Geld wert, wenn es adhoc vollständige Lizenzbilanzen erstellt. Denn nur wenn die installierte Software lückenlos erfasst wird, bleiben der IT mehrtägige Prüfprozesse erspart. Um sich zuverlässig aus der „Gefahrenzone Audit“ zu bewegen, sollte ein Tool daher von der KPMG zertifiziert sein.

Doch die Vorteile eines professionellen Lizenzmanagements liegen nicht allein in der Abwendung der rechtlichen und finanziellen Konsequenzen einer Unterlizensierung. Es hilft auch, Kosten aus einer Überlizensierung einzusparen und die Beschaffung zu optimieren. So zeigen Erfahrungen aus der Praxis, dass über 30 Prozent der erworbenen Software-Lizenzen nicht genutzt werden bzw. nicht effektiv verteilt sind. Über die Prüfung der Nutzung (Application Metering) kann ein Unternehmen zusätzlich signifikante Einsparpotentiale realisieren, indem es Lizenzen ungenutzter Software umverteilt oder kündigt. Und Lizenzmodelle und Vertragslaufzeiten können nur dann im Einkauf optimiert werden, wenn bekannt ist, welche Software sich mit welchen Nutzungs- und Wartungsverträgen auf welchen PCs, Clients und Servern befindet. So nimmt die IT mit Lizenzmanagement nicht nur den Druck aus dem lästigen Thema Compliance. Sie sorgt auch noch für eine Optimierung des IT-Budgets.

 

 

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