Gilles setzt zur Prozessoptimierung auf Abas

Schneller zur heißen Ware

Der Pellets- und Hackschnitzelanlagenspezialist Gilles führte die ERP-Lösung Abas ein. Mit der Software sowie zusätzlich erstellten, integrierten Infosystemen, wie einem Variantenkonfigurator, erzielte das österreichische Unternehmen laut eigenen Aussagen Kostenreduzierungen von 30.000 Euro und Zeiteinsparungen von über 20 Prozent.

Die Gilles Energie- und Umwelttechnik GmbH & Co KG ist ein führender Hersteller von Pellets- und Hackschnitzelanlagen.

Alternative Energien werden für Verbraucher immer attraktiver. Pellets, Hackschnitzel oder Stückholz sind regional verfügbar und schaffen Arbeitsplätze vor Ort. Derzeit hat der Verbraucher rund die Hälfte an Kosten, wenn in der Heizanlage Pellets statt Heizöl brennen. Entsprechend entwickelt sich der Markt. „Die Nachfrage nach unseren Anlagen hat in den letzten Jahren stark zugenommen“, bestätigt Stephan Holzinger. Er ist IT-Leiter bei der Gilles Energie- und Umwelttechnik GmbH & Co KG, Hersteller von Pellets- und Hackschnitzelanlagen.

Die beiden Geschäftsführer Wolfgang Krämer und Helmut Höllhuber erzielten 2012 mit den rund 75 Mitarbeitern einen Umsatz von 19,4 Mio. Euro und erreichten damit eine Steigerung von 10 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Sitz des Unternehmens ist Gmunden, eine am Traunsee gelegene Stadt im oberösterreichischen Salzkammergut. Hier erfolgt die Entwicklung, der Service sowie die Endfertigung und Qualitätskontrolle.

ERP-System muss hohe Variantenvielfalt meistern

Die Einsatzgebiete der Heizungen reichen dabei vom Einfamilienhaus über Blockheizkraftwerke für mehrere Häuser oder ganze Gemeinden bis zu Industrieanlagen. Für dieses breite Spektrum hat Gilles inzwischen hunderte verschiedene Ausführungsvarianten entwickelt und im Angebot. „Kombiniert man die verschiedenen Möglichkeiten miteinander, ergeben sich Tausende von Varianten“, erklärt Holzinger. Um die gesamten Prozesse im Unternehmen, vor allem aber die Variantenvielzahl besser beherrschen zu können, entschied sich Gilles 2011 für die Einführung einer ERP-Lösung. Nach Messebesuchen und Fachzeitschriftenlektüre präsentierten eine Auswahl an Anbietern vor Ort ihre Lösungen. Die Entscheidung fiel zu Gunsten der ERP-Lösung von Abas aus.

„Die wichtigste Anpassung in unserem ERP-Projekt war“, erläutert Holzinger, „dass wir in der neuen Lösung einen Variantenkonfigurator programmiert haben – der ist unser absolutes Highlight. Wir verwenden den Konfigurator in Auftrag und Angebot. Wir können damit das Produkt in übersichtlichen Schritten konfigurieren, die Stückliste erstellen und den Auftrag mit allen relevanten Angaben abschließen.“

30.000 Euro Kostenersparnis pro Jahr

Bereits nach dem einen Jahr, in dem der Konfigurator eingesetzt und weiter optimiert wurde, zeigt sich der IT-Leiter zufrieden: „Ein ganz wichtiges Ergebnis, das wir mit dem Konfigurator erreicht haben, ist, dass sich in die Stücklisten keine Fehler mehr einschleichen können. Zum einen kann bei der Konfiguration nichts mehr vergessen werden, zum anderen vermeiden wir so, dass falsche Produkte bestellt werden.“ Das wiederum bedeutet eine Kostenersparnis, die Holzinger mit etwa 30.000 Euro im Jahr beziffert. Das Angebot bzw. der Auftrag lassen sich zudem schneller und mit weniger Schulungsaufwand (sowohl am ERP System als auch an unseren Produkten) erstellen, was laut Holzinger zu einer Zeitersparnis von mehr als 20 Prozent geführt hat. Und nicht zuletzt profitiert das Image des Unternehmens, das durch eine hohe Kundenzufriedenheit steigt – und wiederum mehr Nachfolgeaufträge generiert.

Fehlerfreie Angebote

Dafür sorgt auch der Einsatz des Konfigurators im Außendienst (AD). Für die AD-Mitarbeiter, die über eine Remote-Desktopverbindung auf das ERP-System zugreifen können, stellt diese Möglichkeit laut Anbieter eine Verbesserung dar: Denn die Produkte lassen sich nun direkt beim und mit dem Kunden konfigurieren. „In dem System muss jede offene Frage, die zur Erstellung der Stückliste benötigt wird, beantwortet werden. Erst nachdem alle Punkte durchgearbeitet sind, wird die fertige Stückliste erstellt“, erläutert Stephan Holzinger. Für das laufende Jahr hat sich IT-Leiter Holzinger noch vorgenommen, die Prozesse nicht nur für den Verkauf, sondern auch für den Einkauf und den Service zu optimieren.

Zur Unterstützung für einen schnellen Überblick wurde auch eine eigene Suche programmiert. Ruft man in einem Projekt die Suche auf, lassen sich sofort alle zugehörigen Belege im Verkauf und Einkauf listen. Entscheidend war dabei für Gilles, direkt aus einem Projekt heraus einen neuen Serviceauftrag generieren zu können. Steht etwa ein Kunde an seinem Heizkessel und gibt die Seriennummer an den Service durch, wird sofort das richtige Projekt inklusive aller relevanten Daten angezeigt, zum Beispiel Lieferdatum und Wartungsdetails. „Das ist hilfreich, der Service ist sofort auf dem Laufenden, auch bei älteren Kesseln. Denn für uns ist ein Projekt erst nach 20 bis 25 Jahren abgeschlossen, wenn die Heizungsanlage ausgemustert wird“, unterstreicht Holzinger.

Kennzahlen bieten richtigen Durchblick

Um seinem Ziel näherzukommen, alle unternehmensrelevanten Informationen in der neuenLösung abrufbereit vorzuhalten, arbeitet der IT-Leiter gemeinsam mit Josef Kerschbaumer an der vollständigen Implementierung der Unternehmensstatistiken, dem sogenannten Business Intelligence (BI). Dieses Tool setzt die Geschäftsführung ein, um sich über sämtliche Kennzahlen zu informieren, etwa die Vor- und Nachkalkulation sowie die Deckungsbeiträge. Auch Informationen über Gesamtumsatz, Einzelumsätze und verkaufte Kessel nach Außendienstmitarbeitern, Verkäufe direkt an die Endkunden usw. sind dann abrufbar.

www.gilles.at
www.abas.de

Bildquelle: © Abas Software AG

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