Betriebswirtschaftliche Softwarelösung sichert soziales Engagement

Sepa-konforme Transaktionen

Perfekte Organisation, effiziente Prozesse und verlässliche Daten sind für die tägliche Arbeit beim Deutschen Roten Kreuz ein Muss. Deshalb setzt der DRK Kreisverband Pforzheim-Enzkreis e.V. bei seinen kaufmännischen Verwaltungsaufgaben seit Anfang 2014 auf eine betriebswirtschaftliche Softwarelösung.

In Deutschland steht das rote Kreuz für gemeinnützige Dienstleistungen bei Wohlfahrt und Rettung.

Es ist wohl eines der bekanntesten Symbole überhaupt: das leuchtend rote Kreuz auf weißem Hintergrund. In Deutschland steht es gleichsam für gemeinnützige Dienstleistungen bei Wohlfahrt und Rettung – so auch beim DRK Kreisverband Pforzheim-Enzkreis e.V. Hier engagieren sich rund 200 hauptamtliche Mitarbeiter und mehr als 950 ehrenamtliche Helfer im Bereich Notfallrettung, Krankentransport, soziale Arbeit und in einem Pflegeheim. Damit das umfangreiche Leistungsspektrum an medizinischer und humanitärer Hilfe zuverlässig erbracht werden kann, ist eine reibungslos funktionierende Organisation für das Deutsche Rote Kreuz unabdingbar. Deshalb setzt der Kreisverband bei seinen kaufmännischen Verwaltungsaufgaben seit Anfang 2014 auf die betriebswirtschaftliche Komplettlösung eGecko.

Auf acht Arbeitsplätzen kommen dort die Module für Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und Faktura zum Einsatz. Zudem wurde die Software nahtlos in die Verarbeitungsprozesse der vorgelagerten Fremdsysteme integriert, so etwa an das speziell für die Mahlzeitendienste des Wohlfahrtsverbandes genutzte Softwarepaket AMM (Apetito Menüservice Manager) und an das Programm COPpro, eine Applikation für die Heimverwaltung und Pflegedokumentation. Auch die vorhandene Software WinDTG wurde problemlos mit der neuen Lösung verknüpft. Dabei handelt es sich um eine Komplettlösung für Dienstleistung und Transport im Gesundheitswesen, die sich im Zusammenspiel mit der betriebswirtschaftlichen Software bereits bei anderen Kunden bewährt hat.

Gründliche Evaluierung

Die Gesetzespflicht zur Sepa-Fähigkeit, fehlende Transaktionssicherheit und nervige Doubletten im Bereich der Adressen machten einen Wechsel zur neuen Lösung unumgänglich. „Mit der alten Software konnten wir die vielen betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge in unserer komplexen Organisation nicht mehr verlässlich abbilden“, erinnert sich Jürgen Misztl, IT-Leiter des DRK Kreisverbandes, an die ineffizienten Ablauf- und Verarbeitungsprozesse. Besonders ärgerlich: Da die Anlagenbuchhaltung nicht im System integriert war, mussten die Daten monatlich über eine Schnittstelle in die Fibu eingelesen werden.

Die Suche nach einer allumfassenden Lösung war innerhalb weniger Monate erfolgreich: Nach gründlicher Evaluierung des Marktes blieben drei Systeme in der engeren Wahl, darunter das betriebswirtschaftliche Gesamtsystem eGecko. Schnell fiel die Entscheidung dann zugunsten der CSS-Software, die alle Anforderungen im Bereich Finanzen und Controlling abdecken konnte. Überzeugend war laut Anwender neben der garantierten Sepa-Fähigkeit insbesondere die Tatsache, dass alle für den DRK-Schatzmeister wichtigen Auswertungen nicht mehr Excel-basiert, sondern künftig direkt aus dem System generiert würden. Hinzu kam die Transaktionssicherheit der Software, die für eine sichere Übergabe und vollständige Verarbeitung aller Dokumente aus den vorgelagerten Anwendungen sorgt. Und da die betriebswirtschaftliche Lösung in der Lizenzierung als Concurrent-User-Modell angeboten wurde, war dies für den kostenbewussten Kreisverband ebenfalls ein ausschlaggebendes Argument: Im Gegensatz zu einer Named-User-Lizenz richtet sich die Nutzungsgebühr hier nach der zuvor bestimmten Anzahl von Usern, die diese Software parallel nutzen dürfen.

Keine redundante Datenhaltung

Bei der täglichen Arbeit sind Erleichterungen der neuen Lösung nicht zu übersehen. „Die Anlagenbuchhaltung ist jetzt integriert“, freut sich IT-Leiter Jürgen Misztl, „damit gehört der monatliche Datentransfer über Schnittstellen endlich der Vergangenheit an“. In der Kasse kann nun auf Personenkonten gebucht werden, zuvor waren Buchungen nur auf Sachkontenebene möglich. Auch die Zahlungsvorschlagsliste ist schneller und besser. Und da die neue Lösung die Personenkonten aus dem integrierten Fremdsystem übernimmt, müssen die Adressen nur mehr an einer Stelle gepflegt werden, nämlich in der Mitgliederverwaltung. Somit gibt es keine redundante Datenhaltung mehr.


DRK Kreisverband Pforzheim-Enzkreis e.V.
Organisation: Kreisverband im DRK Landesverband Baden-Württemberg e.V.
Funktion: betreibt im Rettungsdienstbereich Stadt Pforzheim und Enzkreis vier Rettungswachen sowie drei Notarztstandorte
Mitarbeiter: ca. 200 hauptamtlich, 950 ehrenamtlich, 320 Jugendrotkreuzmitglieder
Im Internet: www.drk-pforzheim.de


Bildquelle: Thinkstock/Wavebreak Media

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