SEPA-Umstellung realisieren

Am augenscheinlichsten ist der Wechsel vom bekannten Bankleitzahlen- und Kontonummernsystem hin zur Iban (International Bank Account Number) und zum Bic (Bank Identifier Code). Letzterer wird jedoch in den kommenden Jahren ebenfalls entfallen. Darum müssen Unternehmen zukünftig der konsequenten Iban-Prüfung noch mehr Aufmerksamkeit widmen – zumal die Bank eine Plausibilitätsprüfung von Iban und Empfängername nicht durchführt. Mit Sepa wurden zudem gleich zwei Lastschriftverfahren (Basislastschriftverfahren und B2B-Lastschriftverfahren) eingeführt, die neue organisatorische Aufwände mit sich bringen. Dreh- und Angelpunkt beider Verfahren ist das Sepa-Mandat mit seiner Mandatsreferenznummer. Dieses muss vom Zahlungspflichtigen unterschrieben beim Empfänger vorliegen. So soll dieser in die Lage versetzt werden, den Einziehenden zu identifizieren (Gläubiger-ID) sowie den Vorgang und das erteilte Mandat zuzuordnen (Mandat mit Mandatsreferenznummer).

Vor der Lastschrift besteht darüber hinaus eine Informationspflicht an den Zahlungspflichtigen – mit verschiedenen Attributen. Und: Der auszahlenden Bank muss die Lastschrift rechtzeitig vorgelegt werden. Bei einer Erstlastschrift auf ein Mandat bedarf es hierfür mindestens fünf Banktage, bei Folgelastschriften sind zwei Banktage ausreichend. Zusätzlich wären da noch die Widerspruchsfristen zu nennen, die auf acht Wochen angepasst wurden – sofern ein Mandat vorliegt. Fehlt dieses, kann noch innerhalb von 13 Monaten widersprochen werden. Im B2B-Lastschriftverfahren gibt es weiterhin keine Rückbuchungsmöglichkeiten, sofern ein gültiges Mandat vorliegt. Beachtet man nun weiter, dass für jedes der beiden Verfahren noch zwischen einem einmaligen Mandat und einem Dauermandat unterschieden wird und dass diese Mandate eine maximale Gültigkeit von 36 Monaten nach der letzten Abbuchung aufweisen, wird schnell deutlich, dass der organisatorische Aufwand mit der Sepa-Einführung beachtlich steigt.

Umsetzung im eigenen Unternehmen

In Anbetracht der erwarteten administrativen Aufwände haben viele Unternehmen reagiert und sich Sepa-konform aufgestellt. Viele der weit verbreiteten kaufmännischen Lösungen, Warenwirtschafts- und Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) wurden bereits seitens der Hersteller angepasst und stellen Prozesse zur Umstellung und Bearbeitung bereit. Beispielsweise kann ein Warenwirtschaftssystem die Anforderungen problemlos auffangen, wenn die eingesetzte Software entsprechend ausgelegt oder erweiterbar ist. Arbeiten Unternehmen mit Eigenentwicklungen oder mit Systemen ohne gültigen Softwarewartungs- und Pflegevertrag müssen sie schnellstmöglich selbst aktiv werden. Viele setzen auch heute noch das DTA-Verfahren zur Übermittlung der Lastschrift- und Überweisungsdaten an das Bankinstitut ein. Jene müssen beachten, dass dieses mit der Sepa-Einführung nicht mehr zur Verfügung steht und durch das XML-Verfahren ersetzt werden muss.

Die geänderten Ankündigungsfristen werfen ein weiteres Problem auf: Konnte man vorher in der Regel kurze Zeit nach der DTA-Übermittlung über das Geld auf dem Konto verfügen, wird dies nun um mindestens die Ankündigungsfrist (Standard 14 Tage) nach hinten verschoben. Um Liquiditätsengpässe zu vermeiden, sollten zumindest die internen Zahlungsprozesse optimiert werden.

Sepa wird letztlich kommen, daran besteht keinerlei Zweifel. Wer die letzte Frist verpasst, wird vom Zahlungsverkehr ausgeschlossen. Dies hat erhebliche Folgen für die Liquidität eines jeden Unternehmens. Auch wenn nunmehr erheblicher Zeitdruck herrscht, können Unternehmen mit Konzept, Struktur und kompetenter externer Unterstützung der Umstellung adäquat begegnen.



Sepa – Last Minute

• 1. Den Anbieter/Dienstleister der eingesetzten kaufmännischen Lösung kontaktieren, um Informationen zu Migrationspfaden und ggf. erforderlichen Erweiterungen einzuholen
• 2. Mithilfe der eigenen IT-Abteilung oder des IT-Partners die Sepa-Fähigkeit der Lösung (z.B. Warenwirtschaftssystem) prüfen
• 3. Die internen Prozesse prüfen, die sich mit der Einführung des Sepa-Lastschriftverfahrens ändern werden
• 4. Die Anlage, Verwaltung und Nutzung der Sepa-Mandatsreferenzen stellt die größte Herausforderung dar. Sofern das eigene System diese Funktionalität nicht bietet, sollte man sich externer Dienstleister oder spezieller Sepa-Lösungen bedienen, die sich an die kaufmännische Lösung anbinden lassen.
• 5. Die Mitarbeiter schulen und für ein gutes Projektmanagement sorgen; wer bisher nicht mit der Umstellung begonnen hat, darf keine Zeit verlieren.
• 6. Gegebenenfalls externe Dienstleister, die hierauf spezialisiert sind, hinzuziehen und so Zeit sparen
• 7. Ausgiebig die neuen Prozesse testen, sowohl innerhalb der Lösung wie auch in den übergreifenden Unternehmensprozessen

Quelle: New Frontiers Software GmbH

Bildquelle: © New Frontiers Software