Verschlüsselte Kommunikation

Sicherheitsstandards virtueller Telefonanlagen

Im Interview betont Lars Odermath, Geschäftsführer der Inopla GmbH, dass die heutigen Sicherheitsstandards sehr hoch sind und diverse Möglichkeiten der verschlüsselten Kommunikation über eine virtuelle Telefonanlage bieten.

Lars Odermath, Inopla

„Die Integration einer virtuellen Telefonanlage gestaltet sich recht einfach und kann innerhalb weniger Tage durchgeführt werden“, meint Lars Odermath, Geschäftsführer der Inopla GmbH.

ITM: Herr Odermath, inwieweit sind virtuelle Telefonanlagen für Mittelständler interessant und werden von diesen bereits konkret nachgefragt und eingesetzt?
Lars Odermath:
Heutige Unternehmen wünschen sich zunehmend mehr Intelligenz und eine deutlich höhere Flexibilität für ihre Telekommunikation. Es geht darum, Kunden besser und individueller anzusprechen, zu betreuen und Arbeitsabläufe bei der Kundenkommunikation zu optimieren. Ein weiterer Faktor ist die zunehmende Mobilität und dezentrale Arbeitsweise von Unternehmen und Mitarbeitern, die erst durch die Verwendung einer virtuellen Telefonanlage tatsächlich möglich werden.

ITM: Welche konkreten Möglichkeiten bietet eine virtuelle Telefonanlage im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage?
Odermath:
Wesentliche Vorteile einer virtuellen Telefonanlage sind Standortunabhängigkeit, hohe Flexibilität, Zukunftssicherheit, der ständig wachsende Funktionsumfang und das Potential für erhebliche Kosteneinsparungen durch effizientere Arbeitsweise und entfallende Wartungskosten. Auch mittelständischen Unternehmen stehen damit mit niedrigen Anschaffungskosten sämtliche Vorteile einer intelligenten Telekommunikation zur Verfügung, die sich in Umfang und Funktion langfristig beliebig skalieren lässt und mit dem Unternehmen mitwächst.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich bereits zahlreiche Anbieter virtueller Telefonanlagen. Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl von Dienstleister und Lösung achten?
Odermath:
Es sollte darauf geachtet werden, dass der angebotene Funktionsumfang der virtuellen Telefonanlage den eigenen Anforderungen entspricht, angepasst und zukunftssicher erweitert werden kann. Man muss also wissen, was man von der Anlage erwartet. Wenn dies noch nicht der Fall ist, sollte man sich von einem vertrauenswürdigen Fachbetrieb ausgiebig beraten lassen. Einige Interessenten haben anfangs Bedenken, sich von bestehenden Telefonanlagen zu trennen und sich mit der neuen Technik auseinanderzusetzen. Dies ändert sich auf Grund der einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche und der simplen Einrichtung der virtuellen Telefonanlagen jedoch schnell.

Grundsätzlich gibt es zwischen verschiedenen Anbietern Unterschiede bei Funktionsumfang, Leistungsmerkmalen, Sprachqualität, Kundenbetreuung, Vertragslaufzeiten und Kostenstruktur, die es bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen gilt. Aus diesem Grund sollte man in jedem Fall vor dem Wechsel zu einem neuen Dienstleister einen kostenfreien Testzeitraum einfordern.

ITM: Welche technischen Voraussetzungen muss ein Anwender erfüllen, der zukünftig auf virtuelle Telefonie setzen möchte?
Odermath:
Die technischen Anforderungen für den Umstieg auf eine virtuelle Telefonanlage sind vergleichsweise gering, da eine Internetanbindung wie auch ein vorhandenes internes Firmennetzwerk heute weitestgehend zum Standard gehören. So ist lediglich darauf zu achten, dass die vorhandene Internetanbindung eine ausreichend hohe Bandbreite für die geplante Anzahl an Nebenstellen zur Verfügung stellt, was in den seltensten Fällen ein Problem darstellt.

ITM: Wie gestaltet sich die Installation einer virtuellen Telefonanlage ins Unternehmen? Mit welchem Aufwand ist sie zeitlich, personell und finanziell verbunden?
Odermath:
Die Integration einer virtuellen Telefonanlage gestaltet sich recht einfach und kann innerhalb weniger Tage durchgeführt werden. Die gewünschten Nebenstellen werden mit wenigen Mausklicks über die webbasierte Administrationsoberfläche angelegt und konfiguriert. Anschließend werden die Zugangsdaten dieser Nebenstellen in die Endgeräte der Wahl eingetragen, so dass eine Verbindung über das Internet mit der virtuellen Telefonanlage erfolgt.

ITM: Was sind hierbei häufige Stolpersteine?
Odermath:
Die einzigen für uns denkbaren Stolpersteine sind sehr speziell oder falsch konfigurierte interne Firmennetzwerke oder Firmenfirewalls. Derartige Einstellungen lassen sich aber meist schnell erkennen und mit wenig Aufwand optimieren.

ITM: Ändern sich bestehende Rufnummern?
Odermath:
Nein, deutsche Rufnummern – egal, ob Festnetzrufnummern oder Servicerufnummern – lassen sich problemlos portieren und unterbrechungsfrei weiterverwenden. Die Portierung selbst sollte idealerweise kostenfrei durchgeführt werden, darauf sollte man achten.

ITM: Welche Hardware findet sich letztlich beim Anwender? Telefoniert er mit Headset oder kann er für die virtuelle Telefonie auch ein herkömmliches Telefon nutzen?
Odermath:
Neben dem meist ohnehin vorhandenen Internetrouter steht es dem Anwender praktisch frei, wie und womit telefoniert wird. So können über einen Router verbundene herkömmliche Telefone, wie auch ganze VoIP-fähige Hardwaretelefonanlagen (SIP-Trunk) mit einer virtuellen Telefonanlage verbunden und genutzt werden. Um das volle Potential einer virtuellen Telefonanlage auszuschöpfen, empfehlen wir jedoch die Verwendung von VoIP-Telefonen oder einer entsprechenden Software in Verbindung mit einem Headset. In jedem Fall sollte man sich von dem Dienstleister seiner Wahl ausführlich darüber beraten lassen, da nicht jeder Anbieter sämtliche Optionen unterstützt.

ITM: Wie gestaltet sich die Flexibilität einer virtuellen Telefonanlage, wenn das Anwenderunternehmen expandiert, z.B. neue Mitarbeiter oder gar Standorte hinzukommen?
Odermath:
Die Flexibilität gehört sicherlich zu einem der größten Vorteile von virtuellen Telefonanlagen. Die Anzahl der möglichen Nebenstellen ist praktisch unbegrenzt und kann beliebig den aktuellen Erfordernissen angepasst werden. Unabhängig vom Arbeitsort können damit auch Außendienstler, aus dem Homeoffice arbeitende Mitarbeiter und Personen an beliebig vielen Standorten problemlos eingebunden werden.

ITM: Welche technischen Probleme können grundsätzlich auftreten und wie erfolgen Wartungen und Reparaturen?
Odermath:
Bei den Unternehmen vor Ort sind die einzig denkbaren technischen Probleme ein Defekt des Internetrouters und damit der Ausfall der Internetverbindung. Um technische Probleme an der virtuellen Telefonanlage von vorne herein auszuschließen, sollte die Technik und die Anbindung des Dienstleisters redundant gestaltet sein, was bei jedem erfahrenen Dienstleister auch der Fall ist.

ITM: Wie ist es um die Sicherheit bei virtuellen Telefonanlagen bestellt?
Odermath:
Die heutigen Sicherheitsstandards sind sehr hoch und bieten diverse Möglichkeiten der verschlüsselten Kommunikation über eine virtuelle Telefonanlage. Dies kann eine sehr einfach zu aktivierende Verschlüsselung der reinen Sprachübertragung sein und geht hin bis zu vollständig verschlüsselten Datentunneln per VPN.

ITM: Welche Abrechnungsmodelle sind bei virtuellen Telefonanlagen üblich?
Odermath:
Die Abrechnungsmodelle sind sehr unterschiedlich und die Auswahl je nach Userwunsch groß. So gibt es Angebote ohne Grundgebühr, mit Grundgebühr bei entsprechend geringeren Verbindungspreisen, Minutenpreise für ausgehende Gespräche oder verschiedenste Flatrates sowie die Berechnung pro Nebenstelle oder Paketangebote. Bei dem Preisvergleich sollte gleichzeitig berücksichtigt werden, dass der Leistungsumfang, beispielsweise die Anzahl nutzbarer Telefone pro Nebenstelle, ebenfalls sehr unterschiedlich ist.

ITM: Wie ist es um die Kündbarkeit bestellt?
Odermath:
Hier sollte man sich vorzeitig informieren, da dies von jedem Anbieter anders gehandhabt wird. Jeder Interessent sollte für sich selbst entscheiden, welche Kündigungsfrist seinen Wünschen am ehesten entgegenkommt. Angeboten wird praktisch alles von der monatlichen Kündbarkeit bis hin zu einer mehrjährigen Bindung mit entsprechender Rabattstaffel.

ITM: Werden virtuelle Telefonanlagen Ihrer Meinung nach die herkömmlichen Telefonanlagen zukünftig verdrängen?
Odermath:
Ja, daran haben wir keinen Zweifel. Die Vorteile einer virtuellen gegenüber einer herkömmlichen Telefonanlage sind so umfangreich und überzeugend, dass aus unserer Sicht schon heute praktisch kein Argument für die Anschaffung oder die Nutzung einer herkömmlichen Telefonanlage besteht.

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