Zentrale Massensignatur von EDIfact-Rechnungen

Signaturlösung für Rechnungsprozesse implementiert

Die Expansion in die Schweiz sowie rechtliche Anforderungen bewegten die Meffert AG, eine adäquate Signaturlösung für ihre Rechnungsprozesse zu implementieren.

Seit Jahren versieht die Meffert AG ihre digitalen Rechnungen mit einer elektronischen Signatur. So wird sie den Forderungen nach Integrität und Authentizität der Dokumenteninhalte gerecht. Das ERP-System liefert die Daten für den Rechnungslauf, aus denen anschließend PDF-Rechnungen generiert werden. Diese werden über eine Archivschnittstelle zur zentralen serverbasierten Rechnungssignatur an die Signaturlösung übergeben. Die individuellen Rechnungsläufe für die einzelnen Tochterunternehmen finden parallel statt. Zum Einsatz kommen den einzelnen Töchtern zugeordnete Signaturkarten. Die signierten Rechnungen werden archiviert und im Anschluss über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) per E-Mail an den Kunden versendet. So werden jährlich bis zu 70.000 Rechnungen digital verarbeitet.

Die Meffert AG ist seit 70 Jahren und mit derzeit 1.500 Mitarbeitern einer der führenden Hersteller von Farben, Lacken, Putzen und Bautenschutzprodukten in Europa. Inzwischen wird das mehr als 30.000 Artikel umfassende Sortiment in über 20 Standorten produziert und vertrieben. Erst kürzlich integrierte die rheinland-pfälzische Meffert AG eine in der Schweiz ansässige Tochtergesellschaft in das Unternehmen.

In der Schweiz übernahm bislang ein externer Dienstleister die digitale Rechnungsabwicklung. Dafür mussten die Dokumente einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, was aus Sicht der Meffert AG jedoch nicht die ideale Lösung darstellte. „Uns war es wichtig, dass die Dokumente im Unternehmen verbleiben und wir den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung sowie den technischen Ablauf unter eigener Kontrolle haben“, sagt Torsten Müller, IT-Koordinator der Meffert AG.

Hinzu kam, dass die Meffert AG Schweiz ihre Rechnungen, anders als die übrigen Tochtergesellschaften nicht im PDF-Format, sondern im EDIfact-Format erstellte. Die bisher verwendete Signatursoftware unterstützte das EDIfact-Format jedoch nicht. Eine neue Lösung musste her und zwar schnell. Denn digitale Rechnungen besitzen in der Schweiz nur dann die erforderliche Beweiskraft, wenn sie eine elektronische Signatur tragen.

Die neue Lösung sollte daher in einem Massenverfahren sowohl EDIFact-Nachrichten als auch PDF-Dokumente signieren können. Zudem musste sie neben deutschen Signaturkarten auch die Karten von einem Schweizer Trustcenter unterstützen. Die Secrypt GmbH erfüllte mit ihrer Signatursoftware "digiSeal server" diese Anforderungen standardmäßig und so fiel die Entscheidung binnen kürzester Zeit auf das Berliner Unternehmen.

Signatursoftware installiert

Danach ging alles sehr schnell. „Die intuitive Benutzerführung ermöglichte uns die Integration der Signatursoftware in unseren Rechnungs-Workflow. Die grafische Oberfläche erleichterte uns die Administration und Konfiguration. Auf eine aufwändige Schulung konnten wir verzichten“, fasst Müller den Installationsprozess zusammen.

Kurz nach der Beauftragung im Januar signierten alle Töchter der Meffert AG ihre elektronischen Rechnungen in-house im PDF- und EDIfact-Format mit der neuen Lösung. Zudem prüft die Software die elektronische Signatur auf eingehenden Rechnungen hinsichtlich ihrer Gültigkeit.

„Gut gefällt mir, dass sich die Lösung entsprechend unserer Bedürfnisse erweitern und lizenzieren lässt“, so Müller. Bereits jetzt nimmt die Meffert AG ein erhöhtes Rechnungsvolumen wahr. Zudem möchte das Unternehmen seinen Expansionskurs fortführen und weitere Märkte erschließen, um sich für die Zukunft aufzustellen. Eine internationale Erweiterung des Signatureinsatzes ist möglich. „Künftig wird die neue Lösung zeigen müssen, wie belastbar sie ist, und ob sie weiterhin die Anforderungen so gut erfüllen kann – wovon wir nach unseren ersten Erfahrungen ausgehen“, fügt Müller abschließend hinzu.

BIldquelle: Meffert AG

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