Die Zeit ist reif

Smarte Prozesse: Das papierlose Büro

Trotz der fortschreitenden Digitalisierung wird heutzutage immer mehr gedruckt. Dabei bringt der Weg zu smarten Dokumentenprozessen oftmals viele positive Begleiterscheinungen im Unternehmen mit sich.

Zeit ist Geld – das gilt auch im Umgang mit geschäftsrelevanten Dokumenten.

Zeit ist Geld – das gilt auch im Umgang mit geschäftsrelevanten Dokumenten.

Kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) leben von Informationen – sowohl in digitaler als auch in gedruckter Form. Die meisten Organisationen haben schon damit begonnen, die Digitalisierung von Papierprozessen anzustoßen. Dennoch zeigen Studien, dass der Papierbedarf weiterhin hoch ist. IDC erwartet, dass Unternehmen im Jahr 2022 drei Trilliarden Seiten bedrucken werden. Im Durchschnitt verbraucht jeder Deutsche jährlich 250 kg Papier, was die fünffache Menge eines Bürgers ist, der sonst nur ca. 57 kg nutzt. Trotz der Digitalisierung ist der Papierverbrauch in den vergangenen Jahren stetig gestiegen. Dabei hat sich die Technologie binnen der letzten Jahre so weiterentwickelt, dass ein Umstieg auf nahezu papierloses Arbeiten möglich ist – auch für kleinere Unternehmen. Die Vorteile des digitalen Büros überwiegen. Hier gewinnt nicht nur die Natur, da weniger Rohstoffe verbraucht werden, sondern auch die Mitarbeiter ziehen ihren Nutzen daraus.

Eingehende Informationen effizient zu nutzen und zu verarbeiten, ist für viele Unternehmen in Deutschland nach wie vor eine große Herausforderung. Doch eine Studie von IDC zeigt, dass der Wandel von papier- zu digitalbasierten Prozessen endlich in Organisationen anzukommen scheint. Denn viele der Befragten in Unternehmen (knapp 50 Prozent) planten bei der Untersuchung im Jahr 2019, mobile Technologien zum Scannen einzuführen. Unternehmen erkennen also, dass sie mithilfe entsprechender Tools dem papierlosen Büro sukzessive näherkommen können. Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen auch, dass Organisationen nicht nur dokumentenintensive Prozesse verschlanken wollen, sondern dass sie ebenso Wert auf Themen wie Customer Experience, das Anbieten von Self-Services oder die Interaktion mit ihren Kunden legen möchten. Entsprechende technologische Lösungen, etwa von Kofax, schaffen die Basis, Services und Geschäftsmodelle zu optimieren.
 
Doch nicht nur Prozesse lassen sich durch die Digitalisierung von Dokumenten optimieren. Auch der Umweltaspekt ist nicht zu vernachlässigen. Einige Fakten zur Papierherstellung: Um ein einziges DIN- A4-Blatt herzustellen, sind zehn Liter Wasser notwendig. Für 1 kg Papier werden wiederum 2,2 kg Holz benötigt. Das Umweltbundesamt gibt z.B. an, dass die Herstellung einer Tonne Papier dieselbe Energie verschlingt, die man für die Herstellung einer Tonne Stahl braucht. Allein für den Papierverbrauch von KMU geht also eine Vielzahl von Rohstoffen verloren. Für KMU sollte der Umweltaspekt dennoch ein wichtiger Anreiz sein, auf digitale Alternativen umzusteigen. Nicht zuletzt, da für das Ausdrucken von Papier nicht nur eine große Menge Holz verbraucht wird – der Ausdruck selbst verursacht Milliarden von Feinstaubpartikeln, die für Mitarbeiter gesundheitsbelastend sein können.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

 

Mehr Sicherheit durch papierloses Arbeiten

Angesichts von Meldungen zu Cyberattacken ist es verwunderlich, wieso gerade das digitale Arbeiten gegenüber dem papierbasierten vorteilhaft ist. Elektronische Daten sind aber dennoch sicherer als die gedruckte Variante, da sie sich durch eine entsprechende Technik verschlüsseln lassen. Durch eine Rechtesteuerung lässt sich bei digitalen Daten genau festlegen, wer Zugriff darauf erhält. Hingegen ist ein ausgedrucktes Dokument – beispielsweise wenn der Kopierer von der Person, die das Dokument ausdruckt, weiter entfernt ist – nicht sehr sicher. Sehr schnell können so Dokumente, die möglicherweise mehrere Personen gleichzeitig ausdrucken, unbeabsichtigt in falsche Hände geraten – etwa sensible Vertrags- oder Personaldaten.

Noch immer müssen Kunden viele Anträge, z.B. von Krediten oder anderen Vertragsdokumenten, ausdrucken, ausfüllen und in der nächsten Filiale abgeben – oder mittels Identifikationsverfahren postalisch versenden. Bis die Vertragsdaten schließlich beim Unternehmen angekommen sind, vergeht einige Zeit. Danach muss das Unternehmen die Daten zunächst erfassen und an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Wenn KMU diesen Prozess digitalisieren, lassen sich solche Anfragen oder Anträge dank Datenübertragung innerhalb weniger Sekunden statt Stunden oder Tagen beantworten. Zudem können Kunden Daten auf diesem Weg schneller anfragen und sich diese vom Unternehmen sofort per E-Mail anstelle auf dem Postweg zuschicken lassen.

Hoher Aufwand fürs Dokumentesichten

Ein weiterer Vorteil der digitalen Verwaltung: Bei gut geführter Archivierung ist jedes Dokument schnell auffindbar. Ein Umstieg auf ein digitales Büro kann sich also lohnen, wenn Mitarbeiter kontinuierlich viel Zeit bei der Suche nach bestimmten Dokumenten aufwenden müssen. Vor allem bei umfassenden Archiven kommen wöchentlich in Summe Minuten oder sogar Stunden zusammen. Auch wenn sich eine Umstellung auf digitale Prozesse nicht von heute auf morgen vollziehen lässt, so kann das digitale Büro Arbeitsprozesse beschleunigen, weil alle notwendigen Dokumente jederzeit digital abrufbar sind. Hinzu kommt, dass KMU den Archivierungsplatz einsparen sowie Portokosten für Briefe reduzieren können. Nicht zu vergessen ist aber, dass Unternehmen für diese Umstellung in entsprechende Hard- und Software investieren müssen. In vielen Fällen zeigt eine Kostengegenüberstellung, dass die digitale Variante Geld einsparen kann.

Schritte für KMU zum papierlosen Büro


1. Jeden Ausdruck überdenken
Bevor Mitarbeiter etwas drucken, sollten sie zunächst überlegen, ob sie das Dokument wirklich in Papierform benötigen. Wenn sie z.B. etwas mit Kollegen teilen möchten, geht das inzwischen problemlos über Kollaborations-Tools.

2. Duplexfunktion des Druckers nutzen
Wenn ein Ausdruck doch unvermeidbar ist, hilft bei vielen Druckern die Funktion „Duplex-Druck“. Der Drucker bedruckt automatisiert beide Seiten, was also Papier einsparen kann.

3. Kalender- und Kollaborations-Tools nutzen
Wie bereits angesprochen, lässt sich kollaboratives Arbeiten gut einsetzen, um Ausdrucke einzusparen oder Dokumente sowie Daten zu teilen. Die digitale Variante ist oftmals effizienter – und spart Papier. Notizen und To-Dos lassen sich problemlos in Anwendungen anlegen, Dokumente und Daten teilen und vieles mehr.

4. Dokumente schnell digitalisieren
In vielen Unternehmensbereichen lässt sich der Papierverbrauch reduzieren, indem die Dokumente mit einem geeigneten Tool digitalisiert werden. Dafür sind Scanner und entsprechende Tools notwendig.

Auch wenn durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein rein digitales Büro schwer umzusetzen ist, bringt das beinahe papierlose Büro finanzielle Vorteile mit sich und hilft, die Compliance zu wahren und die Umwelt zu entlasten.

Bildquelle: Gettyimages/iStock

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