Die Kernprozesse im Fokus

So beginnt die Digitalisierung

Laut Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage, sollte die Digitalisierung eines Betriebs immer bei den Kernprozessen eines Unternehmens beginnen.

Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage

„Die Automatisierung von Prozessen ist eines der zentralen Themen für den Mittelstand“, weiß Christian Zöhrlaut von Sage.

ITM: Herr Zöhrlaut, in welchen Bereichen bzw. bei welchen Themen haben Mittelständler aktuell den größten Beratungsbedarf?
Christian Zöhrlaut:
Digitalisierungsprojekte in kleinen und mittelständischen Unternehmen fokussieren in vielen Fällen die Erneuerung des ERP-Systems. Hauptziel ist es dabei, Arbeitsbereiche wie Produktion, Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung, die bislang durch voneinander getrennte Systeme gesteuert wurden, unter dem Dach einer integrierten Lösung zusammenzuführen. Zwei der größten Herausforderungen des Mittelstands in diesem Zusammenhang sind die Konsolidierung von Daten und die Herstellung einer einheitlichen Datenbasis. Dies sind wichtige Voraussetzungen für die Implementierung eines entsprechenden Systems. Hier gibt es für kleine und mittlere Betriebe jedoch ein breites Angebot an System- und Softwarehäusern auf dem Markt, die bei Datenmigrationsprojekten wie diesen nicht nur mit ihrer IT-, sondern auch Branchenexpertise unterstützen.

ITM: Wie war es bislang um die Digitalisierungsbemühungen kleiner und mittlerer Unternehmen bestellt? Wer oder was stand ihnen hierbei oftmals im Weg?
Zöhrlaut:
Generell kann man sagen: Die Digitalisierung schreitet im Mittelstand zunehmend voran. Fast ein Drittel der fast vier Millionen kleinen und mittleren Unternehmen hierzulande haben im Zeitraum von 2015 bis 2017 Digitalisierungsprojekte durchgeführt. Zu diesem Ergebnis kommt der KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2018, der im April 2019 veröffentlicht wurde. Gleichzeitig zeigt dies aber auch: Bei zwei von drei mittelständischen Betrieben ist nach wie vor Entwicklungsspielraum für mehr Digitalisierung. Der Grund, weshalb viele Unternehmen bei diesem Thema nach wie vor zurückhaltend sind, liegt unserer Wahrnehmung nach bei den Kosten, die im Rahmen einer Kompletterneuerung der IT-Infrastruktur anfallen. Viele Verantwortliche scheuen Investitionen dieser Größenordnung.

Eine kostengünstigere Alternative ist der Umstieg auf eine cloud-basierte ERP-Lösung. Damit entfallen nicht nur Kosten, die bei stationären Systemen für die hausinterne IT-Administration anfallen würden. Der Anwender kann zudem – je nach Bedarf – flexibel Module und Komponenten hinzubuchen oder aus dem Funktionsumfang der Software wieder herausnehmen und bezahlt damit zu jedem Zeitpunkt ausschließlich für die Features, die er auch tatsächlich braucht.

ITM: Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl eines Digitalberaters besonders achten?
Zöhrlaut:
Eines der wichtigsten Auswahlkriterien für den richtigen Implementierungspartner ist seine Branchenexpertise. Wenn sich beispielsweise ein Unternehmen aus der kunststoffverarbeitenden Industrie dazu entschließt, seine Betriebsprozesse zu digitalisieren, dann ist es empfehlenswert, sich einen Berater zu suchen, der bereits für andere Unternehmen aus demselben Sektor entsprechende Projekte durchgeführt hat. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Digitalisierungsmaßnahmen auch punktgenau auf die Branchen- und Marktanforderungen des Unternehmens einzahlen.

ITM: Wie gestalten sich die ersten Schritte, wenn sich Anwender und Berater „gefunden“ haben?
Zöhrlaut:
Am Anfang eines jeden Digitalisierungsprojektes sollte eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse stehen, an deren Ende die Ansatz- und Anknüpfungspunkte für die Modernisierung des Systems klar definiert sind. Die Planungsphase beinhaltet darüber hinaus auch die Erstellung eines Meilensteinplans. In der anschließenden Konzeptphase wird festgelegt, welchen Funktionsumfang das neue System haben soll und welche Software-Module hierfür benötigt werden. Im Anschluss erfolgt dann die eigentliche Implementierung der Lösung.

ITM: Welche konkreten Bereiche sollte ein Digitalisierungsvorhaben dann in erster Linie betreffen und warum?
Zöhrlaut:
Auf welche Bereiche eines Unternehmens sich die Modernisierung der IT-Infrastruktur erstreckt, hängt entscheidend davon ab, in welcher Branche oder Wirtschaftszweig ein Betrieb tätig ist. Handelt es sich beispielsweise um ein produzierendes Unternehmen, werden Verantwortliche in erster Linie den Fertigungsbereich fokussieren und Bereiche, die einen unmittelbaren Bezug dazu haben, wie Einkauf oder Warenwirtschaft. Es empfiehlt sich deshalb in der Planungsphase, die Kernprozesse eines Betriebs genau zu definieren und von ihnen aus die einzelnen Schritte des Digitalisierungsprojekts zu planen. Die Digitalisierung eines Betriebs sollte immer bei den Kernprozessen eines Unternehmens beginnen.

ITM: Was sind hierbei häufige Stolpersteine und wie lassen sich diese frühzeitig umgehen?
Zöhrlaut:
Ein häufiger Stolperstein bei Modernisierungsprojekten ist eine fehlende Priorisierung der Abläufe, an denen die Digitalisierung ansetzen soll. Die Gefahr, die sich daraus ergibt, ist, dass es dann in der Implementierungsphase zu unerwarteten Verzögerungen und damit steigenden Projektkosten kommt, oder dass bei der Auswahl der benötigten Software-Module Anwendungsbereiche von geringer strategischer oder geschäftlicher Relevanz unverhältnismäßig stark berücksichtigt werden, was sich negativ auf den zu erwartenden Return on Investment auswirkt. Wenn jedoch bereits in der Planungsphase klar definiert ist, was die Kernprozesse sind, auf denen in der Umsetzungsphase ein besonderer Fokus liegen soll, dann lassen sich Friktionen wie diese gezielt vermeiden.

ITM: Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell ...) muss der Mittelstand letztlich in solchen Beratungsprojekten rechnen?
Zöhrlaut:
Diese Frage kann pauschal schwer beantwortet werden. Hierfür sind die Variablen, die es in Digitalisierungsprojekten gibt, zu zahlreich. Sie reichen von der Branchenzugehörigkeit des Betriebs, seiner Größe und dem Aktionsradius des Unternehmens bis hin zu Detailfragen hinsichtlich einzelner Prozesse, dem Zustand des Altsystems und den für die Modernisierung der IT-Infrastruktur am Markt verfügbaren Lösungen. Sind beispielsweise sowohl On-Premise-Lösungen als auch Systeme aus der Cloud im Angebot, so hat die Entscheidung für eine der beiden Alternativen jeweils signifikanten Einfluss auf die zu erwartenden Kosten. Mit einer cloud-basierten Architektur können Anwender gegenüber einem konventionellen Software-Modell grundsätzlich mit höheren Einsparpotentialen rechnen, was bei der Bewertung des Investitionsvolumens unter Rentabilitätsgesichtspunkten mit zu berücksichtigen wäre.

ITM: Auf welche weiteren Trends und Innovationen sollte der Mittelstand anno 2020 reagieren?
Zöhrlaut:
Die Automatisierung von Prozessen ist eines der zentralen Themen für den Mittelstand. Zukunftstechnologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) spielen in diesem Zusammenhang eine immer größere Rolle. Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit, den Datenschatz, der zu Geschäftsabläufen in der Vergangenheit und zum laufenden Business im Betrieb zur Verfügung steht, für die Zukunft zu nutzen, indem sie daraus Prognosen für die künftige Geschäftsentwicklung ableiten und damit Markttrends frühzeitig antizipieren können. Dies führt in der Folge nicht nur zu mehr Absatz und geschäftlichem Erfolg, sondern auch zu spürbaren Wettbewerbsvorteilen.

Bildquelle: Sage

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