DMS ist Chefsache

So geht Dokumenten-Management heute

Informationsflut, Iso-Norm und Inhaberrisiko – es gibt genügend Gründe, sich mit modernem Dokumenten-Management zu befassen. IT-MITTELSTAND zeigt Wege, wie und warum es sich lohnt, Ablageprozesse zu straffen.

Papierstapel

Befeuert wird das Thema "Dokumentenlenkung" durch die jüngst reformierte Iso-Norm 9001.

Die Liste an Rechtsfallen für Firmen ist lang. Verklagt werden können Inhaber, Vorstände und Geschäftsführer heute von A wie Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bis Z wie Zollbestimmungen. Und als gäbe es nicht schon genug Regeln, legt der Gesetzgeber jährlich weitere Verordnungen vor oder verabschiedet neue. Sie alle zu beachten, ist fast unmöglich. Gerade im Mittelstand stehen in vielen Fällen Chefs mit einem Bein im Gefängnis, wenn sie Dokumentationen nicht lückenlos nachweisen können. Denn vor Gericht sind Unternehmer meist in der Beweispflicht.

Strukturiert und transparent

Kritisch wird es, wenn Führungskräfte bei Schadensfällen persönlich haften. Veraltete oder falsche Dokumente in Umlauf zu bringen, kann dann teuer werden. Genauso wichtig ist es, hinsichtlich Vorschriften und Gesetzen auf dem neuesten Stand zu sein. „Nur wer Sachverhalte juristisch einwandfrei dokumentieren kann, hat vor Gericht Chancen“, weiß Johannes Woithon. Der Berliner Berater arbeitet viele Jahre in der Sozialwirtschaft und stößt immer wieder auf schlechte oder unzureichende Dokumentationen. Das Problem: Prozessbeschreibungen, Richtlinien oder Stellenprofile sind in vielen Firmen und Organisationen in mehreren Versionen vorhanden. Schuld sind herkömmliche Ordnerstrukturen. Sie verleiten Nutzer dazu, unübersichtlich zu wirtschaften.

Bereits vor acht Jahren entwickelte Woithon deshalb Orgavision. Das Programm zur Dokumentenlenkung verhindert das Abspeichern von mehreren Versionen. Dadurch entsteht eine klare Ablage, inklusive Änderungshistorie wie sie etwa bei Wikipedia zu finden ist. Diese erhöht die Transparenz. Jeder weiß, was zu tun ist oder wo er nachschauen kann. Der Nutzen: „Je strukturierter ein Dokumenten-Management, desto geringer das Haftungsrisiko“, verdeutlicht Woithon.

Ein anderer Aspekt gilt dem Eindämmen der Informationsflut. Am Beispiel der österreichischen Blechwarenfabrik Pirlo wird deutlich, wie die Datenwelle gekappt werden kann. QM-Leiter Jens Pfeiffer schildert seinen Fall: „Wenn ich früher ein Dokument an alle Mitarbeiter geschickt habe, war das eine lange andauernde und leidige E-Mail-Prozedur“. Weil sich der aus 350 Namen bestehende Verteiler ständig ändert, liefen nach dem Mailversand Dutzende Rückläufer ins Postfach. Gefolgt von zig Nachrichten, weil Kollegen bestätigen mussten, das Dokument gelesen zu haben. Nicht zu vergessen eine Excel-Tabelle, die der promovierte Diplom-Chemiker angelegt hatte, um zu sehen, von wem die Lesebestätigung noch aussteht. „Das ist, seitdem wir Dokumente managen, zum Glück Geschichte“, sagt Pfeiffer. Inzwischen läuft der Prozess automatisch: Mit wenigen Klicks ist die Datei am Ablageplatz. Das Programm sendet eine elektronische Nachricht an alle Kollegen und lenkt sie per Link an die richtige Stelle. Jeder, der die Datei öffnet, bestätigt beim Schließen, dass er sie gelesen hat. Somit mindert Pirlo seine interne Informationsflut und sorgt nebenbei für eine strukturierte und aktuelle Ablage.

Die neue Iso-Norm 9001

Befeuert wird das Thema Dokumentenlenkung zudem durch die jüngst reformierte Iso-Norm 9001. In Deutschland sind mehr als 50.000 Firmen nach der Qualitätsnorm zertifiziert, weltweit sind es mehr als drei Millionen. Die neue Norm fordert eine dokumentierte und nachvollziehbare Mitsprache bei der Dokumentenlenkung. „Als unsere Dokumentenlandschaft mehr als 300 Dateien umfasste, wurde es immer schwieriger, den Überblick zu behalten“, berichtet wiederum Pfeiffer. Seit mehr als 20 Jahren ist Pirlo zertifiziert. Alle drei Jahre wird das Iso-Zertifikat überprüft und bei Bestehen verlängert. Beim letzten Test moniert der Auditor, die Lenkung der Dokumentation sei an einigen Stellen nicht mehr „so ganz optimal“. Zu diesem Zeitpunkt war allerdings schon entschieden: Ein professionelles Qualitätsmanagement-System muss her. Nebeneffekt: Das System verknüpft nun alle drei Pirlo-Standorte miteinander. Ähnliches berichtet auch Florian Schmezer. Der Controller der S.I.S.-Gruppe arbeitete lange mit Lotus Notes und der dahinter liegenden Datenbank. Dort sammelte das Unternehmen für Industriereinigungen verschiedene Formulare, Stammblätter, Arbeitsanweisungen, Referenzdokumente und viele weitere Papiere. Wer Infos brauchte, musste unter Umständen länger suchen, denn das Verwaltungsprogramm lieferte keine vernünftige Suchfunktion. Mit der Bekanntgabe von IBM, dass der Konzern Lotus Notes auslaufen lasse, kam Handlungsbedarf auf.

Inzwischen laufen bei der Gruppe mehr als 500 Datenblätter, Erfahrungsberichte und Dokumente über ein web-basiertes Managementsystem. Nun haben alle Nutzer besseren Zugriff auf Zertifikate, Personal- und Kundenunterlagen, Kalkulationsformulare und Schulungsdokumente. „Alles ist geordnet und vor allem stetig aktuell“, sagt Schmezer. So könne jedes Dokument mit einem Datum hinterlegt werden, zu dem die Software eine Prüfungserinnerung sendet. Das sind etwa Formulare, die das Einhalten von Gesetzen des Arbeitsschutzes nachweisen, ablaufende IT-Zertifikate oder Schutzbestimmungen, die gesetzlichen Änderungen unterliegen und daher regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. Und weil über alles eine eingebaute Historie Auskunft gibt, ist lückenlos nachvollziehbar, wer wann was änderte. Wichtig wiederum für das Management, das ja vielleicht vor dem Arbeitsgericht oder einer Umweltbehörde eine geschlossene Beweiskette liefern muss.


Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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