Change-Management-Berater gefragt

So gelingt Collaboration im Unternehmen

Tobias Windbrake, Collaboration Consultant bei Smart Technologies, berichtet im Interview über die Vorteile sowie potentielle Schwierigkeiten kollaborativer Arbeitsumgebungen.

Tobias Windbrake, Smart Technologies

„Change-Management-Berater können hilfreich sein, aber der Trick besteht darin, Veränderungen – wenn möglich – zu vermeiden“, meint Tobias Windbrake, Collaboration Consultant bei Smart Technologies.

ITM: Herr Windbrake, was sind Ihrer Meinung nach die größten Hürden, die Unternehmen bewältigen müssen, um kollaborativer zu sein?
Tobias Windbrake:
Unternehmen fällt es meist besonders schwer, eine Collaboration-Kultur zu schaffen und zu etablieren. In Unternehmen, in denen Mitarbeiter bereits offen Wissen miteinander teilen, helfen ihnen Technologien eigentlich nur dabei, besser zu werden. Sie können schneller agieren und reagieren als die Unternehmen, denen eine Collaboration-Kultur fehlt und die diese Problematik erst adressieren müssen. Das ist sicher die Hauptherausforderung. Außerdem geht es auch um die Implementierung und Etablierung neuer Lösungen, vor allem wenn ihr Einsatz von IT-Abteilungen entschieden wird. Sie schauen sich in erster Linie nur die harten Fakten, Funktionen und Spezifikationen an und vergleichen diese mit denen anderer Lösungen auf dem Markt. Denn Funktionen lassen sich einfacher vergleichen als Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit oder gute Anwendererfahrungen. Für die IT ist es extrem schwer, diese Konzepte zu formulieren und darzustellen. Für den Einkauf ist es schwierig, zu vergleichen und mit passenden Partnern zu verhandeln. Dies führt letztendlich zu einer Lösung, die von den Wissensmitarbeitern nicht angenommen wird.

Projekte und Implementierungen scheitern eigentlich nie an der Funktionalität der eingeführten Lösungen. Sie scheitern hauptsächlich, weil keine adäquate Strategie angewendet wird oder weil sie nicht angenommen werden. Wissensarbeiter sind, anders als Angestellte in der Produktion, nicht an bestimmte Geräte oder Werkzeuge gebunden. Sie werden für die effiziente Erfüllung einer Aufgabe bezahlt. Helfen die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Lösungen nicht bei dieser Arbeit, suchen sie sich eigene Lösungen, um ihre Aufgaben zu erledigen.

ITM: Sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter miteinbeziehen und nach ihren Anforderungen befragen, wenn es um neue Lösungen geht?
Windbrake:
Das ist individuell sehr verschieden. Es gibt keine allgemeingültige Lösung, denn es ist immer eine sehr individuelle Herangehensweise. Die gute Nachricht ist aber, dass die verschiedenen Dimensionen, die miteinbezogen werden müssen, durchaus bekannt sind und wir heute von ihnen gehört haben: Es geht um Arbeitsumgebung, Unternehmenskultur, Technologie und verschiedene Personengruppen.

All dies ist je nach Unternehmen sehr spezifisch und individuell, aber je besser Organisationen sich mithilfe dieser Kriterien bewerten und mit den Wissensarbeitern anfangen, umso erfolgreicher wird das Projekt sein. Eine einfache Einführung von oben herab lässt sich schwer erfolgreich umsetzen. Das Ergebnis sind wahrscheinlich Lösungen, die nicht angenommen werden. Daher lohnt es sich, dies gemeinschaftlich zu tun, alle mit ins Boot zu holen und auf einen Lenkungsausschuss zu setzen, in dem HR-Vertreter ebenso sitzen wie Wissensarbeiter, IT- und Betriebsratsvertreter. Sie alle setzen sich zusammen, um Kollaboration als Strategie zu definieren, sich dann über die richtigen Praktiken und Prozesse zu einigen und letztendlich auch über die passenden Werkzeuge.

ITM: Ist es sinnvoll, Change-Management-Berater zu konsultieren?
Windbrake:
Befragt man Mitarbeiter, ob eine Veränderung oder ein Wechsel gut seien, wird die Mehrheit dies bejahen. Fragt man jedoch, wer sich verändern wolle, fällt die Resonanz deutlich weniger enthusiastisch aus, da ein Wechsel auch immer Arbeit und Aufwand bedeutet. In Gruppenarbeiten schicke ich manchmal eine Person ans Whiteboard und fordere sie auf, ihren oder seinen Namen zu schreiben. Anschließend fordere ich die nächste Person auf, dasselbe zu tun, allerdings sollen Rechtshänder diesmal die linke Hand benutzen und umgekehrt. Das ist ein minimaler Unterschied. Es ist der gleiche Körper und das gleiche Gehirn, aber die Gruppenmitglieder werden gefordert, und es dauert zehnmal länger, die exakt selbe Aktivität auszuführen. Es ist sehr kompliziert, sich etwas abzugewöhnen, was man bis dato sein ganzes Leben praktiziert hat.

Um auf die Frage zurückzukommen: Ja, Change-Management-Berater können hilfreich sein, aber der Trick besteht darin, Veränderungen – wenn möglich – zu vermeiden. Man sollte viel eher versuchen, sich so nah wie möglich an bereits existierenden Prozessen zu orientieren, Geräte und Tools zu nutzen, die bereits von zu Hause bekannt sind. Außerdem sollte die Technologieanwendung so intuitiv, selbsterklärend und natürlich wie möglich sein. Denn wenn sich die Nutzung natürlich anfühlt, werden Geräte und Lösungen häufiger und schlichtweg einfacher genutzt. Wenn es sich nicht natürlich anfühlt, muss man umdenken, sich verändern und Workshops besuchen, deren Inhalte man nach kurzer Zeit – beispielsweise nach einem Urlaub – wieder vergisst. Deshalb sollten Veränderungen so gut es geht vermieden und für den Rest professionelle Hilfe in Anspruch genommen werden.

ITM: Wie wird ein erfolgreich kollaboratives Unternehmen in fünf Jahren aussehen?
Windbrake:
Das ist eine schwierige Frage, aber ich denke, dass nur Firmen mittel- oder langfristig auf dem Markt überleben werden, die wirklich sehr kollaborativ sind und das Wissen, das sich in ihren Reihen befindet, effizient managen und nutzen.

Dieses Wissen ist das größte Kapital eines jeden Unternehmens, das es zu nutzen gilt. Es reicht nicht aus, lediglich zu wissen, dass es existiert. Firmen sollten mithilfe von Collaboration verstärkt Wege finden, das im Unternehmen befindliche Wissen für ihr Geschäft zu nutzen und anzuwenden. Dies ist essentiell und nicht nur wünschenswert, um in der Geschäftswelt zu überleben. Unternehmen können nur weiter existieren, wenn sie das Wissen innerhalb ihrer Organisation bestmöglich nutzen.

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