Bessere Datenanalyse

So komfortabel kann Immobilienverwaltung sein

Die GWG Gemeinnützige Wohnungsbaugesellschaft mbH Wuppertal steuert mit einem neuen, bediener-freundlichen Tool von der Planung bis zum Reporting ihre Geschäfte.

  • GWG Wuppertal Fimrengebäude

    Die GWG Wuppertal mit rund 70 Mitarbeitern ist seit 1937 aktiv im Bereich Immobilenwirtschaft tätig.

  • Taner Yilmaz

    Taner Yilmaz, Prokurist und Ressortleiter Controlling und Zentrale Verwaltung bei der GWG Wuppertal.

Rund 5.600 Wohnungen und 67 zum Teil sehr große Gewerbeeinheiten bewirtschaftet die GWG Wuppertal. Eine überaus anspruchsvolle, verantwortungsvolle und zum Teil herausfordernde Aufgabe, schaut man sich die damit verbundenen Fragestellungen an: Wo werden wann welche Wohnungen in welcher Größe benötigt? Wo stehen Wohnungen leer, wo Mieter Schlange? Oder: Wer hat seine Miete nicht pünktlich gezahlt? Welche Gewerbeflächen müssen saniert werden?

Um diese Fragen besser, schneller und genauer beantworten zu können, war das Immobilienunternehmen auf der Suche nach einem Tool, das ihm die Planung deutlich erleichtern und das Reporting neu strukturieren sollte. Da die GWG eine städtische und damit öffentliche Einrichtung ist, hat sie sich mithilfe eines externen Beraters in einem dedizierten Ausschreibungsverfahren knapp zehn Hersteller angeschaut. Am Ende des insgesamt viermonatigen Auswahlprozesses fiel die Entscheidung für Unit4 Prevero.

Der Münchner Hersteller von Corporate-Performance-Management- (CPM) und Business-Intelligence-Lösungen (BI) stand vor einer ganz besonderen Herausforderung: Denn einem ehrgeizigen Zeitplan zufolge sollten nach dem Anfang März 2019 erfolgten Kick-off im Juli bereits erste Versionen für die Unternehmensplanung verfügbar sein. Geplant war, dass diese im August und September von den zukünftigen Nutzern getestet werden können, sodass die Anwender im Oktober dieses Jahres mit ihrer Zehn-Jahres-Planung bis 2029 beginnen können.

Mehr Bedienkomfort und selbstständiges Arbeiten

Taner Yilmaz, Ressortleiter Controlling und zentrale Verwaltung, erklärt, was ihm an dem neuen Tool wichtig war: „Ausschlaggebend für unsere Entscheidung waren mehrere Dinge. Beeindruckt haben uns die Flexibilität der Software, der Bedienkomfort und die vielen Möglichkeiten, die das Planungstool bietet, auch vor dem Hintergrund, dass man sehr selbstständig damit arbeiten kann und nicht auf die Unterstützung eines Beraters angewiesen ist.“ Ein ganz besonderer Punkt sei der Besuch bei Kollegen eines befreundeten Wohnungsbauunternehmens aus dem Ruhrgebiet gewesen, bei dem die Software auch im Einsatz ist. Sehr anschaulich wurde dort vorgeführt, was alles damit erledigt und umgesetzt werden kann: „Unsere Mitarbeiter waren sehr angetan“, freut sich Yilmaz, der sich somit keine Gedanken mehr darüber machen muss, ob die neue Software gut angenommen wird.

Auch auf den Einsatz ihres neuen Reporting-Tools ist die GWG gespannt: „Jeder unserer Fachbereiche hat seine eigenen Reports, in denen es beispielsweise um Leerstandsstatistiken, um das Vertriebscontrolling oder die Liquidität geht. Wir erstellen zahlreiche Berichte pro Jahr in unterschiedlichen Intervallen – vielfach monatlich, teilweise aber auch nur viertel- oder halbjährlich, einige wenige Reports werden nur einmal pro Jahr benötigt.“ Da sie ein öffentliches Unternehmen seien, gebe es darüber hinaus für die Reporterstellung bestimmte Vorgaben, die den strengen Richtlinien diverser Gremien standhalten müssen. „Dem können wir nun einwandfrei Rechnung tragen“, so Yilmaz.

Auch Jean Seidel, Sachgebietsleiter Controlling und Rechnungswesen, freut sich auf die Arbeit mit der neuen Software: „Wir werden uns endlich viel intensiver damit auseinandersetzen können, was unsere Zahlen ergeben haben und was die Ergebnisse für uns bedeuten – und nicht mehr damit, wie wir sie am besten ermitteln. Wir haben ein komplett neues Steuerungsinstrument, mit dem wir Zahlen analysieren und Sachverhalte ändern können, zum Wohle des Unternehmens und der Stakeholder.“

Kurz und knapp ...

In unserem Betrieb spielt die Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) im folgenden Bereich die wichtigste Rolle ...
Taner Yilmaz:
… im GWG-Kerngeschäft Wohnungsvermietung und -verwaltung, da hier alle notwendigen Informationen über Mieter und zu vermietende Objekte zusammenkommen.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten investiert werden in ...
Yilmaz:
... das ERP-System. Es muss zu jeder Zeit gewährleistet sein, dass alle Mitarbeiter auf diese Daten zugreifen können.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt würde ich sofort folgendes ITK-Projekt anstoßen ...
Yilmaz:
... einen SAP-Releasewechsel, um uns in diesem Bereich zukunftsorientiert aufzustellen.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich, dass ...
Yilmaz:
... sie unsere Branchensprache sprechen und somit Branchenkenntnisse mitbringen sowie bei Bedarf individuelle Lösungen anbieten können. Betriebswirtschaftliches Know-how wäre auch von Vorteil.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass ...
Yilmaz:
... kompetente und (kunden-)freundliche Mitarbeiter Fragen und Probleme im Rahmen der vereinbarten Service Level Agreements lösen. Dies sollte unter Einsatz moderner Kommunikationsmittel erfolgen.

Bildquelle: GWG Wuppertal

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