Klare Regeln für Beschaffung und Bezahlung

So verschlankt Sonax die Rechnungsbearbeitung

Um seine Prozesse zu verschlanken und den Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung zu verringern, vertraut der Autopflegespezialist Sonax auf eine integrierte Lösung aus Bestellwesen und Rechnungsfreigabe.

Das Unternehmen Sonax entwickelt und produziert am Stammsitz in Neuburg a.d. Donau.

Das Unternehmen Sonax entwickelt und produziert am Stammsitz in Neuburg a.d. Donau und beschäftigt in Deutschland rund 350 Mitarbeiter.

Wenn Rechnungen zu lange durchs Haus laufen, kann das teuer werden. Mahngebühren drohen, Skontofristen verstreichen. Dass es bei Sonax, Hersteller von Reinigungs- und Pflegeprodukten für Fahrzeuge und industrielle Anwendungen aus Neuburg a.d. Donau, nie so weit kam, ist der Sorgfalt der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens zu verdanken. Die Mitarbeiter recherchierten jedem Rechnungsbeleg nach, der zwecks Freigabe gerade auf dem Weg durch die verschiedenen Abteilungen im Haus „flatterte“ – und dies ist wörtlich zu verstehen, denn alle eingehenden Rechnungen durchwanderten das Unternehmen in Papierform. Die Buchhaltung erstellte von ihnen zunächst Kopien, legte sie in Vorordnern ab und musste anschließend mit viel Aufwand kontrollieren, bei wem das Original gerade liegt und dass es rechtzeitig zurückkommt.

„Um diese Prozesse zu verschlanken und den Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung zu verringern, haben wir Ende 2015 den elektronischen Rechnungsworkflow 2Charta Flowmanager Invoice von Lorenz Orga eingeführt“, erzählt Stephanie Burghart, Leiterin Einkauf beim Anwenderunternehmen. Über das mehrmandantenfähige System wird – neben Sonax selbst – auch die Rechnungsbearbeitung für die Schwestergesellschaft Hoffmann Mineral sowie die Tochtergesellschaft Duro-Druck GmbH abgedeckt. Die Lösung enthält alle für die neue Arbeitsweise erforderlichen Komponenten aus einer Hand: eine Klassifizierungs-Engine (Rechnungsleser), den eigentlichen Workflow sowie ein darin eingebundenes Bestellwesen. Auch das bereits vorhandene elektronische Archivsystem wurde integriert.

Limits in der Software abbilden


Die Procurement-Lösung für elektronische Beschaffung inklusive C-Teilen und MRO-Gütern (Maintenance, Repair, Operations) bindet Kataloge sowie OCI-Shops an, ermöglicht aber auch ein individuelles Bestellen. Sonax kann darin Genehmigungsverfahren unter Berücksichtigung von Limits einrichten und automatisieren. Dies optimiert die Bestellvorgänge im Unternehmen. Die gesamte Prozesskette – von der Bestellung über die Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung und Archivierung des Vorgangs – ist in einer integrierten Lösung abgebildet. „Die Einrichtung dedizierter Freigaberegelungen in der Software, parallel im Beschaffungssystem und im Rechnungsworkflow, ist essentiell für ein sicheres Wirtschaften“, erklärt Stephanie Burghart.

Rund 25.000 Rechnungen erhält das Unternehmen pro Jahr. Gut zwei Drittel davon gehen mittlerweile über den elektronischen Workflow. Der Rest resultiert aus rein produktionsbezogenen Bestellungen im eingesetzten Comarch-ERP-System; er wird derzeit noch auf herkömmliche Weise bearbeitet. Die Belege, die 2017 durch den Rechnungsworkflow geschleust wurden, erreichten das Unternehmen zu etwa gleichen Teilen in Papierform und als PDF, ein geringer Teil entfällt auf EDI-Verkehr. In der Buchhaltung werden sie (im Papierfall) gescannt und der Rechnungsleser liest anschließend die Kopf- und Positionsdaten aus.

Automatischer Abgleich mit Finanz- und Bestellwesen


Ob die Kreditorendaten richtig erkannt wurden, ergibt ein automatisierter Abgleich mit der Varial-Finanzbuchhaltungs-Software, die ebenfalls an die Lösung angebunden ist. Von dort übernimmt der Workflow auch die Zahlungsbedingungen. Anschließend kommunizieren Rechnungsworkflow und Beschaffungslösung miteinander: Stimmen die Stammdaten im Beschaffungssystem noch oder müssen sie aktualisiert werden? Es folgt der Abgleich der Rechnungs- mit den Bestelldaten. Netto-Differenzen unter einem gewissen Betrag werden ignoriert, anschließend greift ein fein abgestuftes Regelwerk, welches Lorenz in seinem Workflow abgebildet hat. Es basiert auf einer Arbeitsanweisung zu Freigaberegelungen, die generell im Unternehmen gilt, für Bestellungen ebenso wie für Rechnungsfreigaben.

Bei rund zwei Drittel der Rechnungen im Workflow liegt eine elektronische Bestellung aus der Beschaffungs-Software zugrunde. Der Rest sind so genannte Kostenrechnungen, die auf jeden Fall freigegeben werden müssen. Bei bestellbezogenen Rechnungen besteht immer die Möglichkeit der so genannten „Dunkelbuchung“, d.h. bei erkannter Übereinstimmung mit der Bestellung kann ohne weiteres Zutun bezahlt werden. Die Dunkelbuchungsquote liegt derzeit bei 20 Prozent und soll künftig noch gesteigert werden. Das heißt, schon ca. 4.000 Rechnungen jährlich werden vollautomatisch geprüft und gebucht.

Alle Stufen werden einbezogen


Die Rechnungen gehen in den Workflow-Eingangskorb und werden an die jeweils zuständige Person verteilt. Im Workflow gibt es vier Freigabestufen in gestaffelter Betragshöhe: für Sachbearbeiter, Teamleiter, Abteilungsleiter und Geschäftsleitung. Dabei wird kein Vorgesetzter übergangen, d.h. eine Rechnung über der höchsten Betragsgrenze haben insgesamt vier Personen betrachtet. Der digitale Fluss erst und die automatische Erinnerungen über den Workflow machen es möglich, dass angesichts dieser Freigabehierarchie Rechnungen heute schnell durch das Unternehmen laufen. Und die Buchhaltung muss auch nichts mehr einfordern, sondern erhält die Rechnungen zur weiteren Verbuchung und Bezahlung von selbst zurück. Stephanie Burghart: „Für uns bedeutet das einen Gewinn an Effizienz bei den Abstimmungsprozessen zwischen Bestellung und Bezahlung.“


Sonax
Branche: Autopflegeprodukte
Stammsitz: Neuburg a.d. Donau
Mitarbeiter: rund 350


Bildquelle: Sonax

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