Ist Automatisierung die Lösung?

So werden Geschäftsreisen günstiger

Dienstreisen können das Business voranbringen, doch meist kosten sie viel Geld und Zeit. Wie können Unternehmen die Kosten hierfür nachhaltig senken?

Flughafen

Effizienter werden Geschäftsreisen, wenn alle dazugehörigen Prozesse in einer Ende-zu-Ende-Lösung abgebildet werden.

Deutsche Mittelständler sind geschäftlich viel unterwegs – sei es, um die Kollegen in einer anderen Niederlassung zu besuchen oder um zu einem Kundentermin zu fahren. Alleine 2018 sind laut Statista deutschlandweit etwa 190 Millionen Geschäftsreisen absolviert worden. Das geht natürlich ins Geld: Wie der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) ermittelte, haben hiesige Unternehmen allein im letzten Jahr 53,5 Mrd. Euro für Geschäftsreisen ausgegeben – so viel wie noch nie. Die Ausgaben steigen zudem etwas stärker als die Anzahl der Reisen. So mussten Unternehmen 2018 für Dienstreisen etwa 162 Euro pro Tag hinlegen.

Doch warum sind Geschäftsreisen so unglaublich teuer? Weil sie in Sachen Digitalisierung schon lange den Privatreisen hinterherhinken. Zum einen steht Unternehmen meist ein geringeres Angebot zur Verfügung, weil Schnittstellen zu Airlines und zu Reisesuchmaschinen wie Kayak in alten Tools zur Reisebuchung fehlen. Eine kleinere Auswahl bedeutet meist auch teurere Konditionen. Zum anderen erschweren komplizierte und ungeregelte Abläufe die Buchung, Planung und Abwicklung von Dienstreisen. Eine aktuelle Umfrage von Travelperk ergab, dass jedes zweite Unternehmen gar kein spezielles Firmen-Tool für die Buchung und Planung von Geschäftsreisen verwendet, sondern einfach über gewöhnliche Verbraucherportale wie Booking.com bucht. Genau hier liegt das Problem. So buchen Mitarbeiter außerhalb der Richtlinien und überschreiten etwa Kostengrenzen.

Versteckte Prozesskosten und verlorene Arbeitszeit

Ungeregeltes Geschäftsreise-Management kostet Zeit: 75 Prozent der Geschäftsreisenden benötigen mehr als 30 Minuten alleine für das Buchen eines einzelnen Business-Trips. Das Nutzen vieler verschiedener Portale kostet alleine deswegen schon Zeit, weil die Mitarbeiter jedes Mal ihre Daten neu eingeben müssen. Ein weiterer Grund ist, dass etwa jedem zweiten Mitarbeiter nicht klar ist, was er zu welchen Kosten buchen darf und was nicht. Das führt dazu, dass Geschäftsreisen außerhalb der Richtlinien gebucht werden. Das wiederum sprengt dann Kostengrenzen und führt zu Mehraufwand. Oder aber Unternehmen haben erst gar keine Richtlinien festgelegt, wie es häufig bei kleinen Firmen vorkommt. Das führt zu Chaos, vielen verschiedenen Rechnungen, die meist nicht finanzamtkonform sind. Zudem verursachen ständige Rückfragen hohe Prozesskosten. So benötigen 65 Prozent der Mitarbeiter weitere 30 Minuten alleine für die Reisekostenabrechnung.

Effizienter werden Geschäftsreisen, wenn alle dazugehörigen Prozesse in einer Ende-zu-Ende-Lösung abgebildet werden, das heißt zentral an einem Ort und vollständig digitalisiert. Dazu gehören vor allem vollautomatisierte Datentransfers zwischen allen relevanten Systemen – HR, Reisekostenabrechnung, Risk-Mobility – über Schnittstellen: Angebunden an das HR-System und das Reisekostensystem können Daten und Vorlieben der einzelnen Mitarbeiter automatisch und vor allem richtig eingepflegt und in Echtzeit aktualisiert werden. Auch die Rechnungsstellung kann automatisiert werden, was den Vorteil hat, dass der Mitarbeiter keine Rechnungen mehr zusammensuchen muss und alle Informationen direkt in der richtigen Abteilung landen. Das spart Rückfragen, Freigabeschleifen und Korrekturen. Ebenso wichtig: klare Regeln zu definieren, etwa, wie viel eine Reise kosten darf und welche Reisemittel verwendet werden dürfen. Diese müssen den Mitarbeitern klar kommuniziert und deren Einhaltung sichergestellt werden, Stichwort „Compliance“.

Dass mehr Automatisierung (und die Möglichkeit für Mitarbeiter, die Reisen selbst und innerhalb der Richtlinien zu buchen) die Lösung ist, sollte eigentlich auf der Hand liegen. Unternehmen haben das bereits bei vielen anderen Prozessen erkannt. Warum nicht bei Geschäftsreisen? Gerade im Zeitalter der Globalisierung wird das immer wichtiger. Firmen sollten sich also der Zeitkiller bewusst werden und digital aufrüsten. Das spart nicht nur Kosten, sondern gibt Mitarbeitern auch den Komfort, Geschäftsreisen in wenigen Klicks zu buchen – und sich so wieder auf das Wesentliche konzentrieren zu können: das Geschäft.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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