Kommentar

Social Intranet: Digitale Heimat agiler Mitarbeiter

Martin Seibert, Autor von „Das Social Intranet“ und Geschäftsführer von Seibert Media, über die Möglichkeiten, die das neue Social Intranet Unternehmen auf dem Weg in Richtung Arbeit 4.0 bietet

  • Zufriedener Mitarbeiter im Homeoffice

    Das Social Intranet als digitaler Heimathafen für Mitarbeiter?

  • Martin Seibert

    Unternehmer und Autor Martin Seibert

Die Corona-Krise hat ein Schlaglicht darauf geworfen, wo Unternehmen ihre digitale Umgebung umgestalten müssen, damit Zusammenarbeit flexibel und dennoch sicher gestaltet werden kann. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Social Intranet zum digitalen Heimathafen für Mitarbeiter werden kann. Die Krise hat den Unternehmen zwei Dinge deutlich vor Augen geführt. Erstens: Ihre Tool-Landschaft ist oft schlecht aufgestellt, um dynamikrobust für überraschende Veränderungen gewappnet zu sein. Selbst nach Monaten ist die Zusammenarbeit im Homeoffice noch von Provisorien, Workarounds und der Nutzung von Endanwender-Software geprägt. Hier gilt es, den Mitarbeitern eine Kommunikations- und Kollaborationsumgebung bereitzustellen, die sie für ihre Arbeit benötigen und die gleichzeitig die Daten- und Zugriffsicherheit gewährleistet, die das Unternehmen braucht.

Zweitens: Die Mitarbeiter sind in der Lage, eigenverantwortlich zu arbeiten und zu agieren. Viele tradierte Hierarchiemechanismen sind plötzlich wirkungslos geworden. Die zentrale Steuerung und Aufgabenverteilung ist teilweise der Selbstorganisation innerhalb der Teams gewichen. Hier sind die Unternehmen gefragt, eine neue Balance zwischen Führung, Team- und Selbstorganisation zu finden, die nicht nur der aktuellen Lage gerecht wird, sondern sie auch für künftige Herausforderungen gut aufstellt.

Vom Intranet 1.0 zum Social Intranet

Jetzt steht für viele Unternehmen die Frage nach geeigneten Tools, nach einer geeigneten IT-Umgebung für moderne Zusammenarbeit im Raum. In den meisten Organisationen existiert zur Information der Mitarbeiter irgendeine Form von Intranet. Nicht selten sind das Legacy-Anwendungen, die viele Jahre auf dem Buckel haben. Sie versorgen die Mitarbeiter zwar mit internen Infos, erfüllen aber nicht mehr die Erfordernisse moderner Kollaboration. Hier hilft ein Update auf ein Social Intranet weiter.

Ein modernes Social-Intranet-System versteht sich als digitaler Heimathafen der Mitarbeiter, der das Miteinander und die Kollaboration fördert. Es unterstützt die klassischen Management-Anforderungen ebenso wie die Teamkollaboration und den Austausch untereinander. Es ermöglicht, gemeinsam Inhalte zu erstellen, Wissen zentral verfügbar zu machen und Unternehmensnachrichten personalisiert zu verbreiten.

Digitale Heimat für Information und Kollaboration

Ein ausgereiftes Social Intranet ist auch gut darin, andere Tools sinnvoll zu integrieren, so dass sie bestmöglich auch mit der unternehmenseigenen Kultur von Führung, von Team-Kollaboration und Arbeitsorganisation zusammenspielen und Sicherheitsanforderungen berücksichtigen. Dazu gehören beispielsweise:

·       Unternehmens-Wiki: In einem Unternehmens-Wiki lässt sich das Wissen, das Mitarbeiter oder Teams erarbeiten, transparent und gut vernetzt bereitstellen. Es ist für alle jederzeit nutzbar. So erübrigen sich aufwändige Nachfragen bei Kollegen und ermöglichen zielorientiertes Lernen im Team.

·       Gruppenchat: Wer schon einmal versucht hat, sich per Email in einem Projekt abzustimmen, wird festgestellt haben, dass die entsprechende Kommunikation schnell umständlich und unübersichtlich wird. Für eine schnelle, transparente Zusammenarbeit im Projekt und für kurzfristig und unmittelbar relevante Abstimmung im Team ist daher ein Tool für Gruppenchat deutlich besser geeignet.

·       Meetings: Ob gemeinsam im Raum oder – wie aktuell viel genutzt – per Video-Call, Meetings können schnell ermüden und bringen nicht immer die gewünschten Ergebnisse. Sie sollten daher besonders gezielt eingesetzt und stellenweise durch die o.g. Tools entlastet werden.

Auch wenn viele Unternehmen angesichts der Corona-Krise möglicherweise kurzfristig ein Social Intranet einführen oder ihr bestehendes modernisieren möchten, ein solches Projekt ist keine Sache von drei Tagen und eine Umstellung auf moderne digitale Kollaboration braucht mehr als nur die Technologie.

Ermächtigung: ein Schlüssel zur modernen Zusammenarbeit

Wenn die Arbeitswelt unter Corona etwas Gutes hat, dann die Stärkung der Selbstorganisation in den Teams. Für die Unternehmen eröffnet der aus der Not geborene Ansatz große Chancen. Denn das ist die Voraussetzung für eine echte Transition zu einer dynamikrobusten Organisation, die sich auf veränderte Anforderungen schnell einstellen kann: die Ermächtigung der Mitarbeiter, in ihren Teams als die selbst denkenden, vernünftigen und intelligenten Individuen zu agieren, die sie sind.

Bildquelle: Getty Images/iStock/Getty Images Plus; Seibert/Media

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