EnviaM nutzt digitalen Arbeitsplatz

Social Intranet für bessere Zusammenarbeit

Wie stellt man sicher, dass 3.300 Mitarbeiter an fast 30 Standorten stets auf dem gleichen Wissensstand sind und abteilungsübergreifend effizient zusammenarbeiten können? Diese Frage stellte sich der Energieversorger Enviam – und löste das Problem durch die Einführung einer Social-Intranet-Software.

Frau mit Smartphone Digitaler Arbeitsplatz

Der Wechsel zum Social Intranet brachte sowohl für die interne Kommunikation als auch die Zusammenarbeit bei Enviam viele Vorteile.

Die interaktive Plattform wird  als Desktop- und mobile Version genutzt und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter zu jeder Zeit erreicht werden. Das verbesserte nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die Zusammenarbeit. Für den Energieversorger Enviam stand bereits 2018 fest: Um die Chancen der Digitalisierung bestmöglich für unternehmensinterne Prozesse zu nutzen und den eigenen Mitarbeitern den Weg zum digitalen Arbeitsplatz zu bereiten, muss das alte Intranet abgelöst werden. Nicht nur, dass dessen technische Basis veraltet war, sondern auch, dass es keine vollständige mobile Verfügbarkeit aller Inhalte und Funktionen gewährleisten konnte. Für den Energieversorger ist allerdings genau dieser Faktor unabdingbar, da ein großer Teil der Belegschaft nicht täglich am Schreibtisch sitzt, sondern in der Produktion oder im Außendienst arbeitet. 

Schnell war klar, dass die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter am besten von einer Social-Intranet-Software abdeckt werden können. Nach der Bildung eines Kernteams – Mitarbeiter aus Unternehmenskommunikation, IT, Digitalisierung, Personal, Unternehmensentwicklung und dem Betriebsrat – wurden im ersten Schritt ein technologieneutrales Grobkonzept und ein Anforderungskatalog erstellt. Es folgte ein zielgerichteter Usability-Test von verschiedenen Social-Intranet-Anbietern, bestehend aus einem Fragenkatalog und einer Online-Umfrage. Das Ergebnis: Die Social-Intranet-Software Coyo gewann das Rennen und bildet nun zusammen mit dem bereits vorhandenen Wissens-Management-Tool Confluence die Basis für eine moderne, zielgerichtete Unternehmenskommunikation.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Go-live nach Einführungskampagne

Damit alle Mitarbeiter wussten, was auf sie zukommt, wurden an den fünf Hauptstandorten Informationsveranstaltungen durchgeführt. Zusätzlich wurde das neue Social Intranet in den bestehenden internen Medien kontinuierlich angekündigt. Zum Start der neuen interaktiven Plattform wurde zudem ein Starter-Kit mit Orientierungshilfen für jeden Kollegen verteilt, um den Einstieg möglichst einfach zu gestalten. Und das mit Erfolg: Die Mitarbeiter nahmen das Intranet gut an – insbesondere Social-Funktionen wie Likes und Kommentare.

Bessere Kommunikation

Der Wechsel zum Social Intranet brachte sowohl für die interne Kommunikation als auch die Zusammenarbeit bei Enviam viele Vorteile. Aktuell nutzen rund 3.300 Mitarbeiter die neue Plattform. Besonders beliebte Funktionen des Intranets sind die Unternehmensnachrichten und die Gruppen verschiedener Interessens- und Arbeitsgemeinschaften. Auch der Speiseplan und ein Suche-Biete-Forum, das die Kollegen als eine Art Tauschbörse auch privat vernetzt, sind stark gefragt. „Im Vergleich zu unserem alten Intranet sind der Dialog als auch die Interaktionen merklich gestiegen“, erklärt  Hannes Kurth, Fachreferent Online-Kommunikation bei Envia Mitteldeutsche Energie AG. Man sehe, dass sich die Kollegen häufiger und intensiver austauschen und Diskussionen anregen, so Kurt weiter.

Bildquelle: Gettyimages/iStock

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