Gekauft, gemietet oder gebraucht?

Software-Lizenzen im Vergleich

Beim Erwerb neuer Software haben Unternehmen die Qual der Wahl: Die Lizenzmodelle sind vielfältig, sodass Unternehmen genau abwägen sollten, welches Modell nicht nur wirtschaftlich, sondern auch sicher ist.

Neue Software bedeutet in der Regel Fortschritt. Allerdings ist Software teuer. Verständlich, dass Unternehmen überlegen, wie sich diese Kosten senken lassen. Gebrauchte Lizenzen werden rund 30 Prozent günstiger angeboten. Zudem versprechen Miet-Software und Cloud-Lösungen nennenswerte Einsparungen. Angesichts der Vielzahl von Optionen lohnt es sich, genauer hinzuschauen, welches Angebot tatsächlich das Budget entlastet. 

Lizenzmodelle auf einen Blick

Neu kaufen:
› einmalige (hohe) Kosten
› Datensicherheit: Sensible Daten bleiben im Unternehmen

Mieten:
› günstige Grundgebühr + Entgelte für erbrachte Leistungen
› längere Laufzeit = höhere Kosten
› nutzergebundene Abos
› Anbieterabhängigkeit
› Datensicherheit: Sicherheitsrisiko bei cloud-basierten Modellen

Gebraucht kaufen:
› neuwertige Software zu niedrigen Preisen
› einmalige Kosten
› Datensicherheit: Sensible Daten bleiben im Unternehmen

Ein Rechenbeispiel: Ein Unternehmen entscheidet sich dafür, die PCs seiner 25 Mitarbeiter mit Microsoft Office Professional 2013 auszustatten. Da sich vier Mitarbeiter in Teilzeit befinden, teilen sich jeweils zwei Mitarbeiter einen gemeinsamen PC. In Summe verfügt das Unternehmen somit über 23 Arbeitsplätze. Neu kostet jede Lizenz 539 Euro. Unabhängig eventueller Mengenrabatte zahlt das Unternehmen somit 12.397 Euro.

Neuwertige Software zum halben Preis?

Software muss aber nicht zwangsläufig neu erworben werden. Auf dem Gebrauchtmarkt ist Microsoft Office Professional 2013 bereits ab 210 Euro pro Lizenz erhältlich – mit 4.830 Euro für 23 Arbeitsplätze also knapp 50 Prozent günstiger als der Neukauf. Da Software nicht verschleißt, ist das Produkt neu wie gebraucht gleich. Unternehmen wie Usedsoft handeln seit Jahren mit gebrauchter Software und bieten Standard-Software günstiger an – ein Lizenzmodell, das von immer mehr Unternehmen in Anspruch genommen wird.

Entscheidet sich das Unternehmen für die Mietoption, scheint dies auf den ersten Blick die günstigste Variante zu sein: Das Jahresabonnement kostet monatlich 10,50 Euro pro Nutzer, also 126 Euro pro Jahr. Für 25 Mitarbeiter ergeben sich damit Kosten von 3.150 Euro im Jahr. Damit ist die gemietete Lizenz zunächst mehr als 9.000 Euro günstiger als die neu gekaufte. Rechnet man den Faktor Zeit hinzu, verändert sich die Kalkulation dramatisch. Bei einer Nutzungsdauer von fünf Jahren summieren sich die Kosten auf 15.750 Euro.

Gemietete Software ist damit deutlich teurer als gekaufte Lizenzen – die Miete liegt fast 11.000 Euro über dem Anschaffungswert gebrauchter Lizenzen.

Die Abos sind nutzergebunden. Teilen sich zwei Mitarbeiter einen PC, benötigen beide ein eigenes Abo. Auch wenn jeder Nutzer das Recht hat, die Software für sich selbst auf fünf Endgeräten zu installieren. Wie wichtig dies ist, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden.

Ebenfalls ein Vorteil auf den ersten Blick: Miet-Software liegt in der Regel immer in der aktuellsten Version vor. Dies kann aber zum Problem werden, wenn der Nutzer ungewollt zur neuesten Version gezwungen wird. Denn diese ist nicht immer besser. Häufig gibt es Kinderkrankheiten oder die Mitarbeiter benötigen eine Einarbeitungsphase, eventuell fügt sich die neueste Lösung nicht gut in die Arbeitsabläufe oder die IT-Landschaft ein. Bei gekaufter Software entscheidet das Unternehmen selbst, wann es wechseln will.

Miet-Software: Dünne Luft in der Cloud

Bei Miet-Software kommt häufig ein weiterer Faktor hinzu: Unternehmensinterne Daten werden in der Cloud gespeichert, meist sogar auf US-amerikanischen Servern. Hier muss jedes Unternehmen genau prüfen, ob die erforderliche Datensicherheit gewährleistet ist. 

Tatsache ist: 44 Prozent der deutschen Unternehmen setzen auf Cloud-Computing, Tendenz steigend. Dies ergab der „Cloud Monitor 2015“ des Bitkom. Mehr als die Hälfte der Befragten sind zurückhaltender – sie gaben an, Angst vor Angriffen auf sensible Daten zu haben.

Dies bestätigt auch die Studie „IT-Sicherheit und Datenschutz 2015“ der Nationalen Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit e.V. (NIFIS): Diese kommt zu dem Schluss, dass deutsche Unternehmen potentielle Cloud-Dienstleister genau unter die Lupe nehmen. Unter anderem werden nur solche Cloud-Anbieter akzeptiert, die restriktiven Datenschutzgesetzen unterliegen – US-Anbieter zählen für deutsche Firmen nicht dazu.

Vor allem das Urteil eines US-amerikanischen Bundesrichters aus dem letzten Jahr bereitet Sorge: US-amerikanische Internet-Unternehmen sind verpflichtet, den US-Behörden auch dann Zugang zu E-Mails und gespeicherten Informationen zu geben, wenn diese nicht auf Servern in den USA, sondern im Ausland gespeichert sind. „Die Bespitzelung deutscher und europäischer Firmen durch US-Behörden, die teilweise sogar durch entsprechende Gesetze legalisiert wurde, hat Spuren hinterlassen“, bestätigt NIFIS-Rechtswalt Dr. Thomas Lapp. „Ebenso wie die freiwillige Weitergabe von Firmendaten durch US-Cloud-Anbieter.“

Weitere Unsicherheiten: Was passiert, wenn der Cloud-Anbieter aufgekauft wird oder Insolvenz anmeldet? Können Daten beim Transfer in der Cloud verschwinden? So oder so bleibt der Nutzer hinsichtlich Sicherheit und Verfügbarkeit vom Provider abhängig. Demnach sollte die Entscheidung für cloud-basierte Miet-Software-Modelle nicht nur aus Kosten-, sondern auch aus Sicherheitsgründen wohl überlegt sein.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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