Vertragsgestaltung ist Verhandlungssache

Software-Lizenzverträge verhandeln

Software-Lizenzverträge sind komplizierte Konstrukte. Trotzdem können die Lizenznehmer ihre Verhandlungsposition verbessern, wenn sie einige Ratschläge befolgen. Gleichzeitig sollten sie sich so weit es geht absichern, um in Audits keine bösen Überraschungen zu erleben.

  • Andreas Oczko von der Deutschen SAP-Anwendergruppe

    Andreas Oczko von der Deutschen SAP-Anwendergruppe rät, die Vertragsgestaltung nicht nur dem Einkauf zu überlassen, sondern in jedem Falle die IT und die Fachbereiche einzubeziehen.

  • Anton Hofmeier von Flexera Software

    Nur mit dem notwendigen Hintergrundwissen können Anwender laut Anton Hofmeier von Flexera Software faktenorientiert über Lizenzvereinbarungen verhandeln.

  • Bastian Brand von Fair Computer Systems.

    „Warum nicht den Software-Händler eine Art ‚Beratungsprotokoll’ unterschreiben lassen?“, fragt Bastian Brand von Fair Computer Systems.

Die Software-Anbieter, vertreten durch Georg Herrnleben von der BSA, streichen heraus, dass den Anwendern klar sein müsse, welche Software sie einsetzen und wie sie diese nutzen dürfen. Hierbei könnten die Hersteller selbst oder aber die autorisierten Vertragspartner „unkompliziert“ weiterhelfen. Im Zweifel sollten sich die Anwender eine bestimmte Nutzung oder den Nutzungsumfang schriftlich bestätigen lassen.

Doch genau hierin liegt aber ja die ­Schwierigkeit. Erstens ist es eben nicht unkompliziert, und zweitens darf man wohl den meisten Anbietern ohne Argwohn unterstellen, dass sie zuallererst ihren eigenen Profit im Auge haben und die Verträge wohl eher zu ihren Gunsten gestalten werden.

Um Software-Verträge also überhaupt effektiv aushandeln zu können, ist seitens der Anwender enormes Hintergrundwissen gefragt – bis hinein in die Produktnutzungsrechte einzelner Anwendungen. Unternehmen sollten genau wissen, welche Software sie bereits besitzen und nutzen. „Zusätzlich muss vorab geklärt werden, in welcher Umgebung – z.B. Desktop, Rechenzentrum, Cloud, virtualisiert – die Software eingesetzt werden soll. Erst wenn alle diese Punkte geklärt sind, kann eine faktenorientierte Verhandlung über eine neue Lizenzvereinbarung getroffen werden“, erläutert Anton Hofmeier von Flexera. Als Anbieter einer Software-Asset-Management-Software empfiehlt er selbstredend den Einsatz einer solchen Lösung.

„Das passt schon“ reicht nicht

Organisatorisch rät Andreas Oczko von der Deutschen SAP-Anwendergruppe DSAG, die Vertragsgestaltung nicht nur dem Einkauf zu überlassen, sondern in jedem Falle die IT und die Fachbereiche einzubeziehen. Zudem sollte man sich niemals mit einem „Das passt schon“ zufriedengeben, sondern bei allen Unklarheiten nachfragen und die Antworten schriftlich protokollieren. In komplexeren Umgebungen ist es in seinen Augen sinnvoll, Lizenzspezialisten hinzuzuziehen, beispielsweise in Bezug auf die Anbindung von Third-Part-Software oder bei der indirekten Nutzung.

Große Hersteller mit entsprechender Marktmacht können natürlich anders agieren als kleine Software-Hersteller. „Dennoch hat man bei der Vertragsgestaltung oft einige Spielräume. Die Anwender sollen sich die Lizenzen genau erklären und auf ihre Infrastruktur hin anpassen lassen. Warum nicht den Software-Händler eine Art ‚Beratungsprotokoll’ unterschreiben lassen?“, fragt stellvertretend Bastian Brand von FCS. Darin könne dokumentiert werden, warum genau diese Art der Lizenzierung vorgeschlagen bzw. verkauft wurde. Juristisch sei dies sicher nicht belastbar, aber ein solches Protokoll bringe den Händler eventuell dazu, genauer darüber nachzudenken, welchen Vertrag und welche Lizenzform er anbietet.

Sich juristisch abzusichern, ist generell wohl eher schwierig, weil die Kreativität hinsichtlich der Deutung und Umdeutung bestimmter Formulierungen grenzenlos ist. Zumindest aber sollten sie allgemeinverständlich und so konkret wie möglich sein, wenn man selbst die Nachprüfbarkeit favorisiert. Anwender könnten unklare Formulierungen aber auch für sich auslegen. „Bei kleineren Sachverhalten können sich die Nutzer halbwegs darauf verlassen, dass sich die SAP ungern in ein juristisches Verfahren hineinziehen lassen will. Der Prestigeverlust wäre zu hoch gegen den möglichen gerichtlichen Gewinn“, glaubt Peter Rattey von Voquz.

„Preis drücken“ nicht immer die beste Option

Jede Vertragsverhandlung ist individuell. Sie ist von Software-Hersteller zu Software-Hersteller unterschiedlich und hängt auch von der Art der Software ab. So besteht ein großer Unterschied zwischen einer ERP-Lizensierung und der Lizenzierung einer CAD-Software. Jedes Unternehmen ist wiederum in einer ganz eigenen Situation, so dass manchmal ein Rekonfigurationsrecht sinnvoll sein kann, Nachkaufkonditionen oder die Übertragung von Lizenzen über Legaleinheiten hinweg. „Für die Beschaffung von Software sollte man einen Berater zurate ziehen, der technische und kaufmännische, lizenzrechtliche und bilanzielle Aspekte bei den einzelnen Beschaffungen berücksichtigt. Sonst wird eventuell der juristisch bestverhandelte Vertrag langfristig zu einem kaufmännischen Fiasko. Diese Spezialisten finden sich aber in der Regel weder bei den Resellern noch in den Anwaltskanzleien“, findet Jürgen Osang, Solution Manager beim Finanzierungsunternehmen CHG-Meridian AG.

Grundsätzlich ist zu beobachten, dass bessere Verträge und Nutzungsbedingungen einen günstigen Preis eigentlich immer ausstechen. Es ergibt keinen Sinn, zusätzlich fünf Prozent Rabatt zu verhandeln, dann aber großen Aufwand im Software Asset Management zu betreiben, um die verhandelte, Nicht-­Standard-Nebenanrede teuer zu verwalten. „Die Möglichkeit, Lizenzen flexibel zu verwenden oder in wirklich benötigte Produkte ‚umtauschen’ zu können, sowie die Option, Wartung auch in Teilen zu kündigen bzw. stillzulegen, sind einige Ideen, Verträge besser zu gestalten.“ Aspera-Chef Olaf Diehl befürwortet, Vertragsverhandlungen mit größeren Anbietern mit optimaler Kenntnis des tatsächlichen Bedarfs, einer Simulation mehrerer Zukunftsszenarien und deren Übersetzung in Vertragsbestandteile durch einen fachkundigen Anwalt zu führen.

Kein Mut, gegen Regelungen vorzugehen

Interessant ist, wie sich in diesem Punkte die Anwendergruppen positionieren. Aus DOAG-Kreisen kommt der Ratschlag, man solle die AGB der Hersteller gründlich prüfen und gegebenenfalls strittige Punkte verhandeln. Es gebe Juristen, die diese Geschäftsbedingungen grundsätzlich anzweifeln. Auch SAP sei vor Gericht bereits bezüglich einiger Klauseln unterlegen und musste seine AGB anpassen. Oft fehle den Kunden aber der Mut, gegen die Regelungen der großen Software-Konzerne anzugehen.

Sehr ähnlich argumentiert Andreas Oczko. Die Anwender müssten nur den Mut aufbringen, im Zweifel auch den Rechtsweg einzuschlagen, wenn bestimmte Sachverhalte aus dem Vertrag heraus nicht erkennbar seien. Die Gesetzeslage in Deutschland sei durchaus ausgewogen, so dass die Chancen nicht so schlecht stehen, glaubt er.

Im Falle von vorgebrachten Regressansprüchen seitens der Hersteller einfach kleinbeizugeben, ist laut DOAG auch nicht der Weisheit letzter Schluss. Die Hersteller drohten oft mit mehrjährig rückwirkenden Support-Zahlungen und schlössen dann auf Basis dieser hohen Androhungen kaufmännische Deals ab. Diese gäben den Kunden das Gefühl, mit einem blauen Auge davongekommen zu sein. Die meisten hinterfragten jedoch nicht, ob die Höhe der Androhung tatsächlich stimmt und rechtlich durchsetzbar gewesen wäre. Gezieltes Nachhaken lohnt sich also in jedem Falle.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

 

 

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