Vier neue Utax-Lösungen

Softwarepakete für das Outputmanagement

Utax präsentiert vier Softwarepakete für optimierte Dokumenten-Workflows im Mittelstand.

Mit einem neuen Softwarekonzept möchte die UTAX GmbH jetzt ihren Fachhändlern einen weiteren Baustein liefern, um den Start in das Lösungsgeschäft zu finden. Es handelt sich um vier modulare Einstiegspakete, die unterschiedliche Wünsche des Mittelstands bezüglich optimierter Dokumenten-Workflows erfüllen: „Mehr Produktivität“, „Sicherheit“, „Scannen“ sowie „Archivieren und Verwalten“. Die Ziele sind, den Eintritt ins professionelle Dokumentenmanagement sowohl für kleinere Betriebe attraktiv zu machen als auch neue Fachhändler zu gewinnen, die den Einstieg ins Lösungsgeschäft suchen, heißt es.

Jedes der vier Solution-Packs widmet sich dabei einem speziellen Aspekt für das Outputmanagement im Mittelstand und soll fertige Antworten und Lösungen auf alltägliche Fragen der Kunden wie zum Beispiel „Wie beschleunige ich die Prozesse am Kopierer?“, „Wie können unnötige Wartezeiten vermieden werden?“ oder „Kann ich meine individuellen Druckeinstellungen auch auf andere Systeme übertragen?“ liefern.

Productivity-Pack

Das Productivity-Pack verfügt über Funktionen, die sicheres Drucken, komfortables Arbeiten sowie Verwalten und Kostenkontrolle ermöglichen sollen: Follow-Me-Printing steht für die Aspekte Sicherheit und individuelle Konfiguration, weil erst nach einer Authentifizierung per PIN das Dokument am Ausgabesystem gedruckt wird. Sollte das üblich verwendete Drucksystem bereits besetzt sein, können laut Anbieter auf diese Weise alle weiteren Druck- und Kopiersysteme verwendet werden, die sich im Netzwerk befinden und die mit einer Authentifizierungsmöglichkeit ausgestattet sind.

Laut Anbieter ermöglicht es ein neuer Document-Reader, Papiervorlagen in bearbeitbare Office-Dokumente für Word, Excel oder Powerpoint zu verwandeln. Per Tastendruck ist eine Mehrfachweiterleitung oder automatische Verteilung von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen möglich. Die Send to E-Mail-Funktion gibt dem Multifunktionssystem den Auftrag, in einem Arbeitsgang ein Dokument zu scannen, in ein Wunschformat zu speichern und per E-Mail zu versenden. Dabei soll auch eine Mehrfachweiterleitung auf Tastendruck möglich sein. Das Verwalten und eine Kostenkontrolle über Dokumenten-Workflows gelingt beim Productivity-Pack unter anderem dadurch, dass Druckaufträge den entsprechenden Kunden- oder Projektkonten zugeordnet sowie für bestimmte Arbeiten, wie zum Beispiel Farbe drucken ja oder nein, Berechtigungen vergeben werden können.

Security-Pack

Vor allem für Unternehmen mit Publikumsverkehr, die sensible Daten verarbeiten, wie zum Beispiel Behörden, Banken oder Anwaltskanzleien, ist der Aspekt sicheres Drucken von Bedeutung. Das Security-Pack erfüllt  diese Anforderung, indem es die Daten direkt nach dem Versenden des Druckauftrages verschlüsselt und diesen erst aktiviert, wenn der Nutzer sich am Ausgabesystem seiner Wahl authentifiziert hat. Ob per Benutzeranmeldung oder per ID-Chip: der Druckjob erfolgt an dem Ort und zu dem Zeitpunkt, den der User wählt. Mehr Effizienz in der Abrechnung soll dadurch gelingen, dass Aufträge direkt bestimmten Kundenkonten zugeordnet werden können.

Scan-Pack

Ein Papierdokument in eine digitale Vorlage verwandeln und am PC bearbeiten und archivieren zu können, ist laut Anbieter der Vorteil des Scan-Packs. Sei es eine Word-, Excel- oder PDF-Datei: durch OCR (Optical Character Recognition) ist eine Texterkennung zur automatischen Umwandlung von gescannten Dokumenten möglich. Das Scan-Pack konvertiert Dokumente auch in durchsuchbare Dateien, so dass sie anhand von Schlagworten wiedergefunden werden können. Direkt am MFP kann auf eine Archivstruktur zugegriffen und Dokumente unmittelbar in vordefinierte Ordner abgelegt werden. Möglich ist auch der sofortige Versand an E-Mail-Adressen oder andere Ziele wie Netzwerkordner und  Fax-Server. Am Ausgabesystem als „One-Touch“-Bedienung gespeicherte Arbeitsschritte, zum Beispiel wenn der Nutzer häufig etwas als durchsuchbare PDF Dateien einscannen und im Rechnungsordner ablegen möchte, sollen wiederkehrende Tätigkeiten im Büroalltag beschleunigen.

Eco-Pack

Das Eco-Pack ist ein Instrument, um digitale Datenbanken anzulegen. Es dient dazu, Ablagesysteme, die auf Papier basieren, in eine digitale Form zu überführen. Alles – egal ob Lieferschein, E-Mail, Rechnung oder Vertrag – soll in Sekunden per automatischer Suchfunktion wiederauffindbar sein. Wer auf die Datenbanken Zugriff hat und sie verwalten darf, kann individuell festgelegt werden. Das Eco-Pack scannt Papiervorlagen von A6 bis A3, schwarz/weiß oder Farbe in die Formate PDF, TIFF und JPEG. Die Archivierung erfolgt automatisch bei jedem Scan-Vorgang einschließlich einer Volltext-Indexierung der abgelegten Dokumente.

www.utax.de

Bildquelle: © Thinkstock/iStockphoto

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