Neues DMS für Bremer Martinsclub

Soziale Arbeit am Puls der Zeit

Leitbilder, die sich an einer sich dynamisch verändernden Gesellschaft orientieren, prägen das Selbstverständnis des Martinsclubs, einem der größten Träger der Behindertenhilfe in Bremen. Innovative Informationstechnologien, die Verwaltungsabläufe optimieren und Freiräume für engagierte Mitarbeiter schaffen, passen dabei gut in das moderne Organisationskonzept des Vereins.

  • Der Martinsclub Bremen e.V.

    Der Martinsclub Bremen e.V. beschäftigt rund 900 Mitarbeiter und bietet verschiedene Leistungen wie Wohnbetreuung, Jugendhilfe, Pflegedienst, Bildungs- und Freizeitangebote u.v.m.

  • Jørn Engel

    „Die Reduzierung von Papierakten mithilfe des zentralen Dokumenten-Pools erlaubt es uns, die Nutzung von Büroflächen für Akten deutlich zu reduzieren“, berichtet Jørn Engel, Mitglied der Geschäftsleitung, Martinsclub Bremen e.V.

Menschen mit Beeinträchtigungen dabei zu unterstützen, ihren Alltag eigenverantwortlich und selbstbestimmt zu gestalten, ist die Maxime des Bremer Martinsclubs. Der Verein steht für ein umfassendes Leistungsangebot, das sich von der Wohnbetreuung über Assistenz in Schulen, Jugendhilfe, einem integrierten Pflegedienst, Bildungs- und Freizeitangeboten, Tagungsraumvermietung bis hin zu zwei integrativen Küchenbetrieben erstreckt. Das schnelle Wachstum, permanent erforderliche Anpassungen an neue Rahmenbedingungen, aber auch gesellschaftliche Veränderungen stellten die Verantwortlichen des Clubs vor ständig neue Herausforderungen.

Im Bestreben, wachsenden Aktenbergen und langen Bearbeitungszeiten den Kampf anzusagen sowie gleichzeitig behindertenfreundliche Betreuungsstrukturen wie die Stadtteilarbeit mit dezentralen Außenstellen zu etablieren, beschloss der Verein im Sommer 2015, seine vielfältigen Geschäftsprozesse sukzessive zu digitalisieren. Gesucht wurde ein erweiterbares Dokumenten-Management-System (DMS). Wichtiges Auswahlkriterium war die Integration in vorhandene Software-Anwendungen wie Microsoft Access, Outlook und einer Buchhaltungslösung von Sage. Nach intensiver Begutachtung mehrerer DMS-Lösungen erhielt Docuware den Zuschlag. Nach den Worten von Jørn Engel, Mitglied der Geschäftsleitung des Martinsclubs und verantwortlicher Projektleiter, konnte die Software nicht nur in funktionaler Hinsicht überzeugen, sie hob sich zudem auch durch ihre intuitive Benutzerführung von den Produkten der Wettbewerber ab.

Digitale Rechnungsverarbeitung

Für die Vereinszentrale wurden zwei hochwertige Dokumentenscanner Fujitsu Fi-7160 angeschafft und mehrere in den Stadtteilbüros bereits vorhandene Multifunktionsgeräte vom Typ Toshiba Estudio 347cs und Xerox Workcentre 6605 bzw. Altalink C8030 angebunden; im Oktober 2015 startete eine dreimonatige Implementierungs- und Testphase. Unterstützt von Docuware-Spezialisten analysierte ein Projektteam zentrale Prozesse des gesamten Rechnungswesens und bildete sie in Form digitaler Workflows ab. Parallel wurde eine Schnittstelle für eine vom Martinsclub eigenentwickelte Access-Anwendung programmiert, die im Verein als führende Geschäftsapplikation eingesetzt wird. Papierbasierte Eingangsrechnungen werden alternativ in der Zentrale oder den Außenbüros digitalisiert.

Gemeinsam mit elektronisch eintreffenden Eingangsrechnungen werden die Dokumente mit dem lernfähigen Intelligent- Indexing-Service zunehmend automatisch indiziert und anschließend einem digitalen Freigabe-Workflow übergeben. Nachdem die Geschäftsführung, der kaufmännische Leiter und die beauftragende Fachabteilung eine Rechnung geprüft und per digitalem Stempel freigegeben haben, gelangen die Dokumente in die Buchhaltung. Hier wird abhängig von der Art der Rechnung eine manuelle oder automatische Buchung über das eingesetzte Sage-Buchhaltungsprogramm durchgeführt. Die Generierung, der Versand und die Archivierung von Ausgangsrechnungen erfolgt über die Access-Lösung. Nach erfolgreicher Testphase ging die digitale Rechnungsverarbeitung am 1. Januar 2016 in den produktiven Betrieb.

Auf etwa 2.500 Eingangs- und 3.000 Ausgangsrechnungen schätzt Jørn Engel das jährliche Rechnungsaufkommen. „Die Digitalisierung sorgt für mehr Transparenz und Effizienz. Der Bearbeitungsstatus einer Rechnung kann jederzeit ermittelt werden, Fehler durch Falschablage, Mehrfachkopien von Belegen und zeitraubende Suchaufgaben gehören der Vergangenheit an“, so Engel. Daraus resultieren kürzere Bearbeitungszeiten und eine bessere Auskunftsfähigkeit bei Anfragen von Kollegen. Vorbehalte einiger Mitarbeiter gegenüber der Umstellung wichtiger Geschäftsprozesse konnten bereits im Rahmen der durchgeführten Basisschulung teilweise beseitigt werden. „Je intensiver die aktuell rund 40 Mitarbeiter mit dem DMS arbeiten, desto positiver fällt mittlerweile ihre Resonanz aus“, stellt Engel fest. Auf rund 20.000 Dokumente war das Archiv in rund 18 Monaten angewachsen. Nachdem die neuen Prozessstrukturen fest etabliert sind und ihre Ausfallsicherheit nachgewiesen haben, wird der Verein dazu übergehen, ausgewählte originäre Papierdokumente, die bislang aus Sicherheitsgründen weiterhin aufbewahrt wurden, gezielt zu vernichten.

„Unsere grundlegende Zielsetzung, Papier zu reduzieren, die Bearbeitungseffizienz zu steigern und ein zentrales digitales Archiv für die geplante dezentrale Stadtteilarbeit zu schaffen, haben wir realisieren können. In weiteren Projektschritten werden wir die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse sukzessive ausbauen“, erklärt Engel. Eine zentrale Rolle soll dabei eine neue Fachkraft spielen, die als dezidierter Docuware-Spezialist die Entwicklung hauptverantwortlich koordinieren und vorantreiben soll.

Digitalisierung von Aktenarchiven

Als erstes Großprojekt steht die durch einen externen Scandienstleister unterstützte Digitalisierung eines Aktenarchivs von Dokumentationsmappen beeinträchtigter Schüler an, die von Martinsclub-Mitarbeitern betreut werden. „Dabei geht es um persönliche Unterlagen, die aktuell ein zehn Meter breites Regal auf fünf Höhenebenen füllen. Die unkomplizierte Möglichkeit des Zugriffs auf den zentralen Dokumenten-Pool durch die Mitarbeiter in den Stadtteilen eröffnet vielfältige Freiräume, um Umfang und Qualität der Betreuung weiter zu verbessern“, erläutert Jørn Engel.

Auch im klassischen Verwaltungsapparat sieht Engel angesichts des rasanten Vereinswachstums weitere Verbesserungspotentiale. Neben dem Aufbau eines Vertragsarchivs ist die Digitalisierung des gesamten Personalwesens von der Krankmeldung bis zur voll elektronischen Bearbeitung von Bewerbungen ein weiteres wichtiges Kapitel.

Bildquelle: Martinsclub

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